Die Digitalisierung in den Notariaten wird damit einen großen Schritt vorankommen. Das Gesetz enthält zum einen zahlreiche Änderungen der Bundesnotarordnung  und des Beurkundungsgesetzes, die im Wesentlichen, aber nicht ausschließlich der Einrichtung des Elektronischen Urkundenarchivs bei der Bundesnotarkammer dienen. Teilweise sind die Änderungen bereits am 9. Juni 2017 in Kraft getreten, teilweise werden sie am 1. Januar 2020 bzw. am 1. Januar 2022 in Kraft treten. Ab dem Jahr 2020 werden die Urkundenverzeichnisse und Verwahrungsverzeichnisse die Urkundenrollen und die Masse- und Verwahrungsbücher ablösen. Gleichzeitig wird erstmals die rein elektronische Nebenaktenführung zugelassen und hierfür ein Elektronischer Notaraktenspeicher eingerichtet. Ab 2022 sind dann alle Urkunden verpflichtend zu digitalisieren und in einer elektronischen Urkundensammlung zu verwahren. Die Papierurkunden können nach einem Übergangszeitraum vernichtet werden.

Mit dem Aufbau der für das Elektronische Urkundenarchiv erforderlichen Technik hat die Bundesnotarkammer bereits begonnen. Sie arbeitet dabei eng mit IT-Sicherheitsexperten zusammen, um die Vertraulichkeit und die Beweissicherheit der im Urkundenarchiv gespeicherten Daten für den gesamten Aufbewahrungszeitraum sicherzustellen. Sämtliche Daten werden über ein sicheres Netzwerk ins Elektronische Urkundenarchiv übertragen und dort individuell für jeden Notar verschlüsselt gespeichert.

Die Stammdaten der Notarinnen und Notare in Deutschland bilden die Grundlage für deren Zugangsberechtigung zu den zentralen Datenverarbeitungs- und Registersystemen der Bundesnotarkammer und sind daher von grundlegender Bedeutung. Bislang konnten Notarinnen und Notare ihre Stammdaten sowohl im Notarverzeichnis als auch im Notarportal verwalten. Dies führte in der Vergangenheit zum Teil dazu, dass die Stammdatenverwaltung nicht einheitlich erfolgte. Zur Straffung der Strukturen und Vereinheitlichung der Stammdatenpflege wurde das Notarverzeichnis umgestellt. Notarinnen und Notare pflegen ihre Stammdaten nun ausschließlich im Notarportal, das unter https://portal.bnotk.de erreichbar ist. Das neue Notarverzeichnis ist zukünftig hingegen nur noch für die Notarkammern zugänglich, die dort die von ihnen zu pflegenden Stammdaten der Notarinnen und Notare bearbeiten. Neben der Vereinheitlichung dient die Umstellung des Notarverzeichnisses dazu, in den IT-Systemen der Bundesnotarkammer eine der Grundlagen für eine reibungslose Umsetzung der Notariatsreform in Baden-Württemberg zum 1. Januar 2018 zu schaffen.  Damit kann den Besonderheiten der Notariatsreform wie etwa der Amtstätigkeit des Notariatsabwicklers und der gespaltenen Aktenverwahrung Rechnung getragen werden.

 Insbesondere wurden mit § 378 Abs. 3, 4 FamFG und § 15 Abs. 3 GBO die notariellen Prüf- und Einreichungspflichten und -zuständigkeiten im Register- und Grundbuchverkehr konkretisiert und fortentwickelt. Die Regelungen in § 378 Abs. 3, 4 FamFG und § 15 Abs. 3 GBO verfolgen den Zweck, die flächendeckende und hochwertige Vorprüfung und Aufbereitung von Anmeldungen bzw. Erklärungen in Register- und Grundbuchsachen durch den Notar und damit die Qualität, Schnelligkeit und Effizienz der registergerichtlichen und grundbuchamtlichen Eintragungsverfahren im öffentlichen Interesse sicherzustellen. Sie dienen zudem der Gewährleistung von Rechtmäßigkeit und Rechtssicherheit und entwickeln den Grundbuch- und Registerverkehr in Deutschland insgesamt fort, um das bewährte System der Zusammenarbeit der Registergerichte und Grundbuchämter mit dem Notariat auf Dauer zu erhalten und weiter zu festigen. In ihrem Rundschreiben vom 23.05.2017 hat die Bundesnotarkammer den Notarinnen und Notaren Hilfestellung gegeben, wie sie mit den notariellen Prüf- und Einreichungspflichten umzugehen haben, und hierbei auch Hinweise zur Dokumentation der Prüfung gegeben (RS Nr. 5/2017).

In diesem Zusammenhang hat die NotarNet GmbH nunmehr in ihrem Softwareprogramm „XNotar“ eine weitere Funktion implementiert. Sowohl im Register- als auch Grundbuchmodul sind für das An(trags)schreiben neue Formulierungshilfen verfügbar, die ab sofort genutzt werden können. Mit deren Hilfe kann im jeweiligen Modul das Ergebnis der Prüfung auf Eintragungsfähigkeit nach § 378 Abs. 3 FamFG bzw. § 15 Abs. 3 GBO vermerkt werden. Damit bietet XNotar eine zusätzliche Option für die Anbringung eines Prüfvermerks an, sofern dieser nicht bereits auf andere Weise, beispielsweise zusammen mit dem Vermerk über die Unterschriftsbeglaubigung unmittelbar auf der einzureichenden Urkunde, angebracht ist.

Mit der Implementierung der Formulierungshilfen ist keine Veränderung des üblichen Arbeitsablaufs mit XNotar verbunden. Die entsprechende Formulierung für den Prüfvermerk kann bei der Vorbereitung von Einreichungen zum Handels- und Vereinsregister sowie zum Grundbuch ohne zusätzliche Mühe aus der Menüleiste unter dem Anschreibentext ausgewählt werden. Alternativ kann auch ein abweichender Vermerktext in das Schreibfeld eingegeben werden, beispielsweise wenn mehrere Anmeldungen bzw. Erklärungen zusammen eingereicht werden und hinsichtlich des Prüfvermerks differenziert werden soll. Zu beachten ist noch, dass die Formulierungshilfen auch bei Anmeldungen zum Genossenschafts- und Partnerschaftsregister zur Verfügung stehen, weil diese ebenfalls über das einheitliche Registermodul von XNotar versandt werden; Genossenschafts- und Partnerschaftsregistersachen sind vom Anwendungsbereich des § 378 Abs. 3 FamFG allerdings nicht erfasst.

Das Anschreiben mit dem Vermerktext wird vor dem Versand qualifiziert elektronisch signiert.