Unsere Antworten auf häufig gestellte Fragen

Die elektronische Vereinsregisteranmeldung wird noch nicht von allen Bundesländern unterstützt.

Aktuell sind in folgenden Bundesländern elektronische Vereinsregisteranmeldungen möglich:

  • Bayern
  • Berlin
  • Brandenburg
  • Bremen
  • Hamburg (ab 1. Juli 2017)
  • Niedersachsen
  • Nordrhein-Westfalen
  • Rheinland-Pfalz
  • Sachsen
  • Sachsen-Anhalt
  • Schleswig-Holstein

XNotar ermöglicht elektronische Anmeldungen zum Vereinsregister nur bei Amtsgerichten, die in den vorgenannten Bundesländern liegen.

Die Einreichung elektronischer Anmeldungen zum Vereinsregister mit XNotar erfolgen über das Modul "Registeranmeldung" entsprechend der Anmeldungen zum Handels-, Genossenschafts- und Partnerschaftsregister.

Nur wenn in den Grunddaten ein Amtsgericht ausgewählt wird, welches in einem der vorgenannten Bundesländer liegt,

  • steht der Anmeldefall "Ersteintragung eines Vereins" zur Verfügung, wenn als Registerzeichen "RegNeu" ausgewählt wird,
  • werden als Registerzeichen "VR" in der Auswahl der Registerzeichen und bei der Auswahl der Anmeldefälle dann die vereinsspezifischen Fälle angeboten.

Voraussetzung: Der Vertreter ist in SigNotar angelegt und dem entsprechendem Notar zugeordnet.

In XNotar wählt man auf der Startmaske den Notar aus.

In den Grunddaten wählt man die Option "Anmeldung durch den Notarvertreter"

Bei der Signatur der Anlagen gibt es im Vergleich zur Anmeldung durch den Notar einen Unterschied.

Die signierten Dokumente werden jeweils zusammen mit der Bestellungsurkunde und der Signaturdatei der Bestellungsurkunde in ein Zip-Archiv gepackt. Die Aufforderung zur PIN-Eingabe erfolgt deshalb zwei Mal: einmal für das Dokument selber und einmal für das Zip-Archiv.

Das Zip-Archiv wird zusammen mit der Signaturdatei des Zip-Archivs zurück an XNotar übergeben. In der Dokumentenliste und den Details steht statt des Dokuments dann das Zip-Archiv.

Weitere Informationen finden Sie auf der Seite Vom Notarvertreter erstellte Urkunden.

Für die Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) gibt es keinen eigenen Anmeldefall in XJustiz und XNotar. Die Unternehmergesellschaft ist wie eine normale GmbH zu behandeln.

Falls die Gesellschaft mit einem Musterprotokoll nach § 2 Abs. 1a GmbHG gegründet wurde, wählen Sie bitte den Anmeldefall "Ersteintragung einer GmbH mit Musterprotokoll".

In XJustiz gibt es keinen Anmeldefall für die Errichtung einer Zweigniederlassung für ein ausländisches Unternehmen.

Daher ist auch in XNotar eine strukturierte Übermittlung von einzutragenden Details (Unternehmensgegenstand, Vertretungsregelungen o.ä.) nicht vorgesehen.

Für die Anmeldung einer Zweigniederlassung eines ausländischen Unternehmens wählen Sie bitte den Anmeldefall "sonstige Anmeldung/Mitteilung" und geben unter Rechtsträger die Daten der Zweigniederlassung ein.

In der Maske "Beteiligung" sollte zusätzlich die Hauptniederlassung unter dieser Rolle und die Vertreter des Unternehmens mit einer passenden Rolle erfasst werden.

Der Rechtsnachfolger eines Kommanditanteiles hat die erhaltene Kommanditeinlage erhöht. Die Anmeldung der Rechtsnachfolge und der Erhöhung erfolgt in einer Urkunde.

Eine Kombination der Rollen Rechtsnachfolger (zu Fall „Nachfolge in einen Kommanditanteil“) und Kommanditist (zu Fall "Änderung der Kommanditeinlage") ist bei Erfassung des betreffenden Kommanditisten nicht möglich.

Der Kommandist wird zweimal angelegt, zuerst als Rechtsnachfolger zu Fall "Nachfolge in einen Kommanditanteil" und danach noch einmal als Kommanditist zu Fall "Erhöhung einer Kommanditeinlage".

Bei der Abfrage der Kommanditeinlagen muss nur einmal die erhöhte und in das Handelsregister einzutragende Kommanditeinlage angegeben werden.

Wie wird die Rechtsnachfolge bei einer Kommanditgesellschaft mit XNotar angemeldet?

Die untenstehende Lösung gilt sowohl für eine Sonder- als auch für eine Gesamtrechtsnachfolge.
Die untenstehende Lösung gilt ebenfalls für nur teilweise ausscheidende Kommanditisten, die mit einem Teil ihrer bisherigen Hafteinlage an der Gesellschaft beteiligt bleiben.

 

Als Anmeldefall wird „Nachfolge in einen Kommanditanteil“ ausgewählt. Als Rechtsträger wird die betroffene Kommanditgesellschaft eingegeben. Die Beteiligten werden wie folgt erfasst:

  1. ausscheidende Kommanditisten sind unter Rolle 1 als Kommanditist - wenn mehrere Anmeldefälle eingegeben werden: zu Fall << Nachfolge in einen Kommanditanteil >> - zu erfassen;
  2. eintretende Kommanditisten sind unter Rolle 1 als Rechtsnachfolger zu erfassen.


In der Maske „Nachfolge Komm.“ werden zu den Rechtsnachfolgern die jeweils übernommenen Hafteinlagen eingegeben.

Bei mehrstufigen Rechtsnachfolgen (Kettenübertragungen oder -erbfolgen) ist von der Aufführung der Einzelstufen abzusehen. Hier ist nur der Endstand aufzuführen, wie er letztlich im Register eingetragen werden soll. Die einzelnen Schritte bis zur Entstehung dieses Endergebnisses ergeben sich aus den einzureichenden Urkunden. Bei Bedarf können weitere Erläuterungen im Feld Bemerkungen in der Maske „Grunddaten“ erfasst werden. XNotar erstellt hieraus ein entsprechendes Anschreiben an das Registergericht.

Hinweis:
Der Datenumfang des XML-Datensatzes orientiert sich immer eng am Inhalt des Registerblattes, nicht an dem der eingereichten Dokumente. Denn der XML-Datensatz dient der Vorbereitung der Registereintragung. Während in den Dokumenten teilweise ausführlich erläutert wird, wie der Rechtszustand vorher und nachher war und welche Veränderungen stattgefunden haben, muss der Datensatz (und damit XNotar) nur die Information liefern, was letztlich im Registerblatt eingetragen werden soll.

Das Gericht verlangt die nachträgliche Vorlage weiterer Dokumente.
Wie kann die Einreichung vorgenommen werden, ohne nochmal die komplette Anmeldung zu versenden?

Erstellen Sie eine neue Anmeldung, bei der Sie lediglich den Auffangfall "Sonstige Anmeldung/Mitteilung" auswählen. Nach Eintragung der Daten des Rechtsträgers brauchen Sie dann keine Beteiligten anzulegen, sondern lediglich das/die Dokument/e hinzuzufügen und können die Anmeldung so versenden.

Ggf. wäre ein Hinweis im Anschreiben an das Gericht sinnvoll, dass es sich bei der Anmeldung nur um eine Nachreichung zur Anmeldung vom ... bzw. um die Erledigung der Verfügung vom ... handelt.

Zur Anmeldung werden viele Beteiligte benötigt, deren Daten per Excel-Tabelle zur Verfügung gestellt werden. Die Daten sollen ohne das Risiko von Übertragungsfehlern in XNotar übernommen werden. Wieviele Beteiligte können über XNotar angemeldet werden?

Eine Begrenzung der Anzahl der Beteiligten gibt es im XNotar nicht. Es können ohne Weiteres 300 Beteiligte und mehr bei einer Anmeldung erfasst werden. Lediglich das Einlesen und Speichern/Versand dauern entsprechend länger.

Die Erfassung der Strukturdaten in dem zwischen Justiz und Notaren abgestimmten Austauschformat XJustiz.Register erfolgt in der Praxis verbreitet mit dem Programm XNotar. Sie ist untergliedert in verschiedene Anmeldefälle. Diejenigen Handelsregistervorgänge, die in der Praxis häufig vorkommen und die vergleichsweise übersichtlich zu erfassen sind (z.B. Neueintragung einer GmbH, Eintritt oder Austritt eines Geschäftsführers), wurden im Format XML modelliert und es werden in XNotar spezifische Fachdaten zu dem jeweiligen Anmeldefall abgefragt. Die Programmlogik gibt hierbei Leitlinien vor, welche Daten und Anlagen zu den erfassten Anmeldefällen zu übermitteln sind. Um ein angemessenes Verhältnis von Aufwand auf Notarseite und Ertrag auf Seiten des Registergerichts zu erreichen, wurde aber darauf verzichtet, selten vorkommende oder hochkomplexe Anmeldefälle strukturiert abzubilden. Die verwendeten Anmeldefälle werden laufend zwischen Justiz und Bundesnotarkammer abgestimmt. Passt keiner der angebotenen Anmeldefälle auf den anzumeldenden Vorgang, so ist der Auffangfall "Sonstige Anmeldung/Mitteilung" zu verwenden. Hier werden keine fallspezifischen Fachdaten erfasst, sondern lediglich Daten zu den Beteiligten und den Anlagen, die für sämtliche Arten von Anmeldungen relevant sind. Zu Schwierigkeiten und Nachbearbeitungsaufwand auf Seiten des Gerichts führt es, wenn in dem Bestreben, den Inhalt der Anmeldung möglichst vollständig zu erfassen, versucht wird, Vorgänge, die einem der angebotenen Fälle ähneln, mit diesem Anmeldefall zu erfassen. Entspricht keiner der Anmeldefälle exakt dem anzumeldenden Vorgang, so erspart die Einreichung als "Sonstige Anmeldung/Mitteilung" Arbeitsaufwand auf Notar- und auf Registerseite.

Es liegt eine Liste z.B. mit einer großen Anzahl Kommanditisten vor. Diese Daten sollen ohne nochmaliges Abtippen in XNotar übernommen werden.
Fachdatenbezogene Felder gehen jedoch beim csv-Import verloren, sofern keine Zuordnung zu einem Anmeldefall stattfindet. Die Hafteinlage der Kommanditisten wird nicht übernommen.

Sortieren Sie die Daten in eine Tabelle (siehe Anlage), die die im Beispiel angegebene Kopfzeile enthält.

Geben Sie in der Spalte Mitteilungsart den Anmeldefall an (vgl. Beispiel) Die Hafteinlage muss ggf. bei den Kommanditisten nachträglich ergänzt werden.

Dann können Sie nach dem Öffnen von XNotar "Anmeldungsdaten imporierten" auswählen und beim Format csv auswählen. Setzen Sie den Pfad anschließend auf die soeben erzeugte Datei und XNotar überträgt die entsprechenden Daten an die richtige Stelle im Programm.

Anlage: Test einfach mit Mitteilungsart (csv, 721 Bytes)