Sie wollen auch außerhalb des Büros die Termine im Blick haben, per E-Mail dringende Mitteilungen austauschen und dabei die zentral gepflegten Kontaktadressen nutzen?

  • Mit dem Produkt „E-Mail und mehr“ können E-Mails sowohl am Büroarbeitsplatz als auch mit mobilen Geräten wie Smartphone, Tablet oder Notebook genutzt werden, je nach Art des bestellten Postfachs auch Kontaktadressen und Termine.
  • Das Notarnetz-Sicherheitskonzept sieht vor, dass die mobilen Geräte über einen Notarnetz-Mobilzugang zugreifen, der u.a. auch den Notarnetz-Internet-Schutz bietet. Auf eigene Verantwortung können einzelne Postfächer für den Zugriff aus dem Internet frei geschaltet werden.
  • Ergänzend werden passende Geschäftskunden-Mobiltarife und Geräte im Notarnetz-Rahmenvertrag mit der Telekom angeboten.
  • Im Büro kann das Mobilgerät den Notarnetz-Anschluss über einen Notarnetz-WLAN-Access-Point mitnutzen.
  • Über die Standard-Schnittstellen der NotarNet GmbH können weitere Programme, wie die Notarfachsoftware integriert werden, sodass Termine, Kontaktadressen und E-Mails auch dort auf aktuellem Stand zur Verfügung stehen.

Möchten Sie auch bei Außenterminen oder im Heimbüro auf alle wichtigen Daten und Anwendungen wie im Bürosystem zugreifen? Dann benötigen Sie neben einem geeigneten Mobilgerät mit Viren- und Internetschutz einen mobilen Datentarif und einen sicheren Zugang zu Ihrem Bürosystem, der keine Sicherheitslücke (Hintertür) aus dem Internet offen lässt und die Verbindung gegen Abhören sichert. Eine Lösung mit Notarnetz-Produkten und passend zum Notarnetz-Sicherheitskonzept sieht folgendermaßen aus:

  • Das Bürosystem wird über die Notarnetzbox am Notarnetz angeschlossen und ist somit über die Notarnetz-Firewalls sowie den Notarnetz-Internetschutz abgesichert.
  • Für das Mobilgerät wird ein Notarnetz-Mobilzugang eingerichtet. So ist es wie das Bürosystem gegenüber dem Internet geschützt und kann mit Hilfe der eindeutigen Identifizierung für den Zugriff auf das Bürosystem freigegeben werden.
  • Eine alternative, weniger sichere Zugangsmöglichkeit für das Mobilgerät bietet der Notarnetz-VPN-Zugang. Hierüber ist der Zugriff auf das Bürosystem auch aus dem Internet möglich.
  • Im Büro kann das Mobilgerät den Notarnetz-Anschluss über einen Notarnetz-WLAN-Access-Point mitnutzen, soweit es nicht direkt mit Kabel angeschlossen wird.

Wenn vertrauliche Dokumente und Informationen in elektronischer Form vom Notar an Beteiligte und umgekehrt übermittelt werden sollen, ist die unverschlüsselte und unsignierte E-Mail nicht der geeignete Weg.  Die Daten können auf ihrem Weg einfach mitgelesen werden und außerdem mit gefälschten E-Mails verwechselt werden, deren Anhänge eine schwer abzufangende Gefahr für den Notariats-Betrieb darstellen.

Mit der Sicheren Beteiligtenkommunikation machen Sie sich unabhängig von den Problemen und Gefahren der E-Mail. Die Anwendung ist inklusive der Ende-zu-Ende-Verschlüsselung sowie der Signatur sowohl auf Notariats-Seite als auch bei den Beteiligten sehr einfach zu handhaben.

Mit dem NotarNet-Produkt „E-Mail und mehr“ haben Sie beispielsweise folgende Ausbau-Optionen:

  • Starten Sie mit der Einstiegslösung und ergänzen Sie ein Notar-Postfach für die persönliche Organisation.
  • Binden Sie Ihr Smartphone an, um auch außerhalb des Büros die Termine im Blick zu haben, per E-Mail dringende Mitteilungen auszutauschen oder Termine abzustimmen und dabei die zentral gepflegten Kontaktadressen zu nutzen.
  • Richten Sie für Bürovorsteher und Haupt-Sachbearbeiter eigene Postfächer für die  persönliche Organisation ein – mit eigener E-Mail-Adresse, eigenem Kalender und Zugriff auf das Büropostfach.
  • Binden Sie alle Mitarbeiter in die elektronische Bürokommunikation mit eigenen E-Mail-Adressen ein, damit eine persönliche Adressierung von Mitteilungen, Aufgabenstellungen oder Termineinladungen möglich wird – bedarfsweise eingeschränkt auf eine rein interne E-Mail-Kommunikation.
  • Stellen Sie in einer Sozietät jedem Notar ein eigenes Notarpostfach bereit. Steuern Sie die Zugriffsberechtigungen der Mitarbeiter gruppenweise für E-Mail-Ablage, Kontakte- und Terminmanagement. Geben Sie bestimmte E-Mail-Ordner zum lesenden oder schreibenden Zugriff für den Vertretungsfall an den Sozius frei.