Sehr geehrte Kolleginnen und Kollegen,

in vielen Notariaten ist Ende August Hochbetrieb in Handelsregisterangelegenheiten. Da muss dann auch alles reibungslos funktionieren, damit die Vielzahl von Umwandlungsvorgängen fristgerecht angemeldet werden kann. Neben den organisatorischen Maßnahmen – beispielsweise in Sachen Urlaub und Vertretung –, die dazu in den Notariaten zu treffen sind, muss auch an die IT gedacht werden. Hierzu haben wir einige Tipps für Sie zusammengestellt, die Ihnen neben all den Dingen, an die Sie bereits gedacht haben, möglicherweise noch ergänzende Hinweise für die Absicherung in dieser kritischen Jahreszeit geben könnten.

Das Gesetz zur Neuordnung der Aufbewahrung von Notariatsunterlagen und zur Einrichtung des Elektronischen Urkundenarchivs bei der Bundesnotarkammer ist inzwischen in Kraft getreten. Damit ist die gesetzliche Grundlage für die Errichtung des Elektronischen Urkundenarchivs gelegt. Zugleich wurden durch das Urkundenarchivgesetz notarielle Prüf- und Einreichungspflichten im Register- und Grundbuchverkehr konkretisiert. Im Hinblick auf diese Pflichten hat die NotarNet GmbH in ihrer Software „XNotar“ eine weitere Funktion integriert, um die Arbeitsabläufe der Notarinnen und Notare zu erleichtern.

Anfang Juli 2017 ist das Notarverzeichnis umgestellt worden. Dies hat Auswirkungen insbesondere auf die Stammdatenverwaltung der Notarinnen und Notare. Im Folgenden möchten wir Sie auf die damit verbundenen Änderungen hinweisen.

Wir wünschen Ihnen eine spannende Lektüre der neuen Ausgabe des Newsletters.

Dr. Vladimir Primaczenko


Inhalt


Das elektronische Urkundenarchiv

Das Gesetz zur Neuordnung der Aufbewahrung von Notariatsunterlagen und zur Einrichtung des Elektronischen Urkundenarchivs bei der Bundesnotarkammer ist im Bundesgesetzblatt verkündet worden (BGBl. 2017 I, 1396). Die Digitalisierung in den Notariaten wird damit einen großen Schritt vorankommen.

Das Gesetz enthält zum einen zahlreiche Änderungen der Bundesnotarordnung  und des Beurkundungsgesetzes, die im Wesentlichen, aber nicht ausschließlich der Einrichtung des Elektronischen Urkundenarchivs bei der Bundesnotarkammer dienen. Teilweise sind die Änderungen bereits am 9. Juni 2017 in Kraft getreten, teilweise werden sie am 1. Januar 2020 bzw. am 1. Januar 2022 in Kraft treten. Ab dem Jahr 2020 werden die Urkundenverzeichnisse und Verwahrungsverzeichnisse die Urkundenrollen und die Masse- und Verwahrungsbücher ablösen. Gleichzeitig wird erstmals die rein elektronische Nebenaktenführung zugelassen und hierfür ein Elektronischer Notaraktenspeicher eingerichtet. Ab 2022 sind dann alle Urkunden verpflichtend zu digitalisieren und in einer elektronischen Urkundensammlung zu verwahren. Die Papierurkunden können nach einem Übergangszeitraum vernichtet werden.

Mit dem Aufbau der für das Elektronische Urkundenarchiv erforderlichen Technik hat die Bundesnotarkammer bereits begonnen. Sie arbeitet dabei eng mit IT-Sicherheitsexperten zusammen, um die Vertraulichkeit und die Beweissicherheit der im Urkundenarchiv gespeicherten Daten für den gesamten Aufbewahrungszeitraum sicherzustellen. Sämtliche Daten werden über ein sicheres Netzwerk ins Elektronische Urkundenarchiv übertragen und dort individuell für jeden Notar verschlüsselt gespeichert.

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Erweiterung der Funktionen in XNotar im Hinblick auf notarielle Prüf- und Einreichungspflichten im Register- und Grundbuchverkehr

Das Gesetz zur Neuordnung der Aufbewahrung von Notariatsunterlagen und zur Einrichtung des Elektronischen Urkundenarchivs bei der Bundesnotarkammer führte ferner Änderungen des Gesetzes über das Verfahren in Familiensachen und in den Angelegenheiten der freiwilligen Gerichtsbarkeit, der Grundbuchordnung  und des Gerichts- und Notarkostengesetzes herbei. Insbesondere wurden mit § 378 Abs. 3, 4 FamFG und § 15 Abs. 3 GBO die notariellen Prüf- und Einreichungspflichten und -zuständigkeiten im Register- und Grundbuchverkehr konkretisiert und fortentwickelt.

Die Regelungen in § 378 Abs. 3, 4 FamFG und § 15 Abs. 3 GBO verfolgen den Zweck, die flächendeckende und hochwertige Vorprüfung und Aufbereitung von Anmeldungen bzw. Erklärungen in Register- und Grundbuchsachen durch den Notar und damit die Qualität, Schnelligkeit und Effizienz der registergerichtlichen und grundbuchamtlichen Eintragungsverfahren im öffentlichen Interesse sicherzustellen. Sie dienen zudem der Gewährleistung von Rechtmäßigkeit und Rechtssicherheit und entwickeln den Grundbuch- und Registerverkehr in Deutschland insgesamt fort, um das bewährte System der Zusammenarbeit der Registergerichte und Grundbuchämter mit dem Notariat auf Dauer zu erhalten und weiter zu festigen. In ihrem Rundschreiben vom 23.05.2017 hat die Bundesnotarkammer den Notarinnen und Notaren Hilfestellung gegeben, wie sie mit den notariellen Prüf- und Einreichungspflichten umzugehen haben, und hierbei auch Hinweise zur Dokumentation der Prüfung gegeben (RS Nr. 5/2017).

In diesem Zusammenhang hat die NotarNet GmbH nunmehr in ihrem Softwareprogramm „XNotar“ eine weitere Funktion implementiert. Sowohl im Register- als auch Grundbuchmodul sind für das An(trags)schreiben neue Formulierungshilfen verfügbar, die ab sofort genutzt werden können. Mit deren Hilfe kann im jeweiligen Modul das Ergebnis der Prüfung auf Eintragungsfähigkeit nach § 378 Abs. 3 FamFG bzw. § 15 Abs. 3 GBO vermerkt werden. Damit bietet XNotar eine zusätzliche Option für die Anbringung eines Prüfvermerks an, sofern dieser nicht bereits auf andere Weise, beispielsweise zusammen mit dem Vermerk über die Unterschriftsbeglaubigung unmittelbar auf der einzureichenden Urkunde, angebracht ist.

Mit der Implementierung der Formulierungshilfen ist keine Veränderung des üblichen Arbeitsablaufs mit XNotar verbunden. Die entsprechende Formulierung für den Prüfvermerk kann bei der Vorbereitung von Einreichungen zum Handels- und Vereinsregister sowie zum Grundbuch ohne zusätzliche Mühe aus der Menüleiste unter dem Anschreibentext ausgewählt werden. Alternativ kann auch ein abweichender Vermerktext in das Schreibfeld eingegeben werden, beispielsweise wenn mehrere Anmeldungen bzw. Erklärungen zusammen eingereicht werden und hinsichtlich des Prüfvermerks differenziert werden soll. Zu beachten ist noch, dass die Formulierungshilfen auch bei Anmeldungen zum Genossenschafts- und Partnerschaftsregister zur Verfügung stehen, weil diese ebenfalls über das einheitliche Registermodul von XNotar versandt werden; Genossenschafts- und Partnerschaftsregistersachen sind vom Anwendungsbereich des § 378 Abs. 3 FamFG allerdings nicht erfasst.

Das Anschreiben mit dem Vermerktext wird vor dem Versand qualifiziert elektronisch signiert.

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Ein heißer Sommer – Verschmelzungen im August

Die Stichtagsregelung des § 17 Abs. 2 Satz 2 UmwG führt dazu, dass zum 31. August eines jeden Jahres in Notariaten mit eilbedürftigen Vorgängen bei der Anmeldung von Umwandlungen zum Handelsregister zu rechnen ist. Ergänzend zu den bereits in Ihren Notariaten getroffenen Vorkehrungen wollen wir an dieser Stelle mit einigen Hinweisen zur IT zu einer möglichst reibungslosen Abwicklung beitragen.

  • Ist das Ihr Notariat betreuende IT-Systemhaus informiert, um im Störungsfalle ggf. noch schneller als üblich Hilfe leisten zu können?
  • Ist Ihr Virenschutzsystem immer auf dem aktuellen Stand?
  • Werden Ihre Daten regelmäßig gesichert, um bei einem Datenverlust die Daten und Dokumente rasch wiederherstellen zu können?
  • Die Größe von EGVP-Nachrichten, die Sie über XNotar 3.6 versenden, ist derzeit noch auf 18-20 MB limitiert. Haben Sie Verfahren etabliert, wie in diesem Kontext größere Nachrichten dennoch verschickt werden können?
    (Tipp:
    a)   Verteilen Sie die Anhänge auf mehrere Nachrichten
    b)   Optimieren Sie die Größe der Dokumentdateien beim Scannen (Hinweise unter: http://elrv.info/de/elektronischer-rechtsverkehr/praxisfragen-elrv.php?we_objectID=838)
    c)   Im Extremfall „teilen“ Sie die Dokumente und/oder erstellen auszugsweise Abschriften)
  • Sind für Ende August Software-Update oder –Upgrades (z.B. Betriebssystem, Office-Anwendungen, Notarsoftware) vorgesehen, die gegebenenfalls noch neu terminiert werden müssten?

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Das neue Notarverzeichnis

Anfang Juli 2017 wurde das neue Notarverzeichnis in Betrieb genommen. Dies hat insbesondere Auswirkungen  auf die Stammdatenverwaltung der Notarinnen und Notare.

Die Stammdaten der Notarinnen und Notare in Deutschland bilden die Grundlage für deren Zugangsberechtigung zu den zentralen Datenverarbeitungs- und Registersystemen der Bundesnotarkammer und sind daher von grundlegender Bedeutung. Bislang konnten Notarinnen und Notare ihre Stammdaten sowohl im Notarverzeichnis als auch im Notarportal verwalten. Dies führte in der Vergangenheit zum Teil dazu, dass die Stammdatenverwaltung nicht einheitlich erfolgte. Zur Straffung der Strukturen und Vereinheitlichung der Stammdatenpflege wurde das Notarverzeichnis umgestellt. Notarinnen und Notare pflegen ihre Stammdaten nun ausschließlich im Notarportal, das unter https://portal.bnotk.de erreichbar ist. Das neue Notarverzeichnis ist zukünftig hingegen nur noch für die Notarkammern zugänglich, die dort die von ihnen zu pflegenden Stammdaten der Notarinnen und Notare bearbeiten. Neben der Vereinheitlichung dient die Umstellung des Notarverzeichnisses dazu, in den IT-Systemen der Bundesnotarkammer eine der Grundlagen für eine reibungslose Umsetzung der Notariatsreform in Baden-Württemberg zum 1. Januar 2018 zu schaffen.  Damit kann den Besonderheiten der Notariatsreform wie etwa der Amtstätigkeit des Notariatsabwicklers und der gespaltenen Aktenverwahrung Rechnung getragen werden.

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