Das umfangreiche Einstiegpaket beinhaltet alle wichtigen Funktionen und Schnittstellen für ein kleines Notariat und ist gleichzeitig die Basis für  eine große Lösung. Zur Grundausstattung gehören eine Organisationseinheit mit Webmail-Service, Viren- und SPAM-Schutz, eine zentrale Datensicherung und 3 GB Speicher sowie ein E-Mail-Büropostfach, Kontaktadresslisten und ein Bürokalender für Termine und Wiedervorlagen.

Mit dem ebenfalls enthaltenen Connector für Microsoft Outlook und der ActiveSync-Schnittstelle für Mobilgeräte werden E-Mail-Ordner, Kontaktadressen, Termine oder Aufgaben zuverlässig auf den betreffenden Arbeitsplätzen und Mobilgeräten mit dem zentralem Server in unserem Rechenzentrum synchronisiert.

Neben der Verwendung von Microsoft Outlook ist auch die Nutzung über eine komfortable Webanwendung möglich. Außerdem stehen für Notar-Fachanwendungen und E-Mailprogramme Standardschnittstellen zur Synchronisation bereit (POP, IMAP, CardDAV oder CalDAV).

Die ProTeam-Bürokommunikation bietet Ihnen alle Leistungsmerkmale der Grundausstattung – ergänzt um zusätzliche Funktionen für die persönliche Arbeitsorganisation, die externe Kommunikation und die Teamarbeit.

Für den Notar und die Mitarbeiter können Sie nach Bedarf ProTeam-Konten mit eigener E-Mail-Adresse hinzubuchen. Diese Konten stellen für die persönliche Arbeitsorganisation den Posteingang, E-Mail-Ablageordner, die Kontaktadressen sowie einen persönlichen Kalender mit Terminen, Aufgaben, Wiedervorlagen und Erinnerungen bereit. Vielfältige Einstellmöglichkeiten wie eine automatische Antwort bei Abwesenheit, Weiterleitungen oder Serverregeln für die Ablage ergänzen das Leistungsspektrum.

Der Notar steuert die Zugriffsberechtigungen seiner Mitarbeiter durch einfaches Zuordnen zu Berechtigungsgruppen. Jeder Benutzer kann außerdem E-Mail-Ordner, Kontaktadressen oder Kalender für andere Benutzer zum lesenden oder schreibenden Zugriff „mit einem Mausklick“ freigegeben.

Die Grundausstattung können Sie z.B. so erweitern:

• ein Notar-Postfach für die persönliche Organisation ergänzen
• mit Smartphone auch unterwegs Termine, E-Mails und Kontakte pflegen
• für Bürovorsteher und Haupt-Sachbearbeiter eigene Postfächer einrichten
• alle Mitarbeiter in die elektronische Bürokommunikation einbinden
• für bestimmte Benutzerkonten die E-Mail-Kommunikation auf Büro-interne Adressen beschränken

In einer Sozietät können Sie z.B.:

• jedem Notar ein eigenes Notarpostfach bereitstellen
• die Zugriffsberechtigungen der Mitarbeiter auf E-Mails, Kontakte und Termine gruppenweise festlegen

bestimmte E-Mail-Ordner für den Vertretungsfall an den Sozius freischalten.

Erweiterung des Postfachspeichers
Wenn der freie Speicher knapp wird, erhalten Sie eine E-Mail-Benachrichtigung. Durch Buchen weiterer Speichereinheiten können Sie das Kontingent flexibel an Ihren Bedarf anpassen. Das gebuchte Speicherkontingent wird von allen Postfachkonten gleichermaßen verwendet.

Weitere Benutzer und E-Mail-Adressen
Die ProTeam-Lösung wird wie unter ProTeam-Bürokommunikation mit ProTeam-Postfächern für weitere Benutzer mit eigener E-Mail-Adresse, Adressen, Terminen und Teamfunktionalität erweitert.

Außerdem können ProMail-Postfächer für reine E-Mail-Anwendung ohne Teamfunktionalität hinzugefügt werden. Neben der eigenen E-Mail-Adresse, dem Posteingang, E-Mail-Ablageordnern und eigener Kontakteverwaltung kann der Benutzer mit Hilfe der Servereinstellungen selbst automatische Antworten bei Abwesenheit, E-Mail-Weiterleitungen oder Serverregeln für die Ablage konfigurieren.

Als Bestandteil Ihrer E-Mail-Adressen wird ein Domainname benötigt. Gemäß unserer Sicherheitsrichtlinien müssen Domainnamen bei der NotarNet GmbH registriert sein, da der Domainnamenservice, der wie in einem Telefonbuch Namen und Begriffe den technischen Server-Adressen zuordnet, vor Manipulation geschützt werden muss.

Zu den Modulen von Notarnetz Pro gehört die Registrierung eines eigenen Domainnamens. Wir registrieren für Sie einen Domainnamen unmittelbar unter einer der Top-Level-Domains de, com, net, org, info, biz, name, eu, us oder at bei der zuständigen Organisation und verwalten diesen im Domainnamen-Verzeichnisdienst des Notarnetzes. Eine für Assessoren reservierte Notar-Domain oder eine Domain bei einem anderen Provider kann übernommen werden.

Eingehende E-Mails durchlaufen den Notarnetz-Viren- und SPAM-Schutz. Alle Daten sind im Rechenzentrum der Bundesnotarkammer auf zentral betriebenen und gewarteten Servern abgelegt und werden regelmäßig gesichert. Der 2-stufig abgesicherte Zugang über eine Registerbox, eine Notarnetzbox oder einen mobilen Notarnetz-Zugang schützt vor missbräuchlichem Zugriff auf die Postfachdaten aus dem Internet.

Über die intuitiv zu bedienende Browser-Anwendung können Sie ohne vorherige Installation nahezu überall und jederzeit komfortabel auf Ihre Daten zugreifen – vom PC im Büro, in der Geschäftsstelle oder am Heim-Arbeitsplatz und unterwegs mit dem Smartphone, Tablet oder Laptop.

Wenn Sie Microsoft Outlook verwenden, werden auch die Kontaktadressen und Kalenderdaten mit dem Server synchronisiert, so dass die Daten gleichermaßen an allen Arbeitsplätzen und im Offline-Betrieb zur Verfügung stehen. Gleiches gilt bei der Nutzung von Apps mit ActiveSync-Schnittstelle.

E-Mailprogramme und Fachsoftware synchronisieren Termine, Kontaktadressen und E-Mails über Standardschnittstellen ebenfalls. Mit dem Notarnetz Pro-Modul E-Mail und mehr erhalten Sie ein leistungsfähiges und sicheres Kommunikationspaket, das optimal in Ihre Kanzlei-IT-Umgebung integriert werden kann.