XNotar – die leistungsstarke Software für den elektronischen Rechtsverkehr
XNotar – die Leistungen
Das XNotar-Softwarepaket ist der Standard für den elektronischen Rechtsverkehr im Notariat. Es bietet Ihnen als Notar die Möglichkeit, elektronische Registeranmeldungen und Grundbuchanträge sowie Anträge an das Zentrale Vorsorgeregister zu stellen. Mit dem integrierten SigNotar-Modul werden einfache elektronische Zeugnisse nach § 39a BeurkG und Beglaubigungsvermerke für Ausdrucke elektronischer Dokumente nach § 42 Abs. 4 BeurkG erstellt.
XNotar unterscheidet dabei effizient zwischen Mitarbeiter- und Notararbeitsplatz und leitet zu einer sinnvollen Arbeitsteilung an. Mitarbeiter können zum Beispiel Dokumente erfassen und vorbereiten, sodass der Notar diese nur noch sichten und signieren muss.
XNotar ermöglicht die Erfassung, Aufbereitung und Weiterverarbeitung von Daten für elektronische Grundbuchanträge an Grundbuchämter, die bereits darauf eingestellt sind.
Der elektronische Grundbuchverkehr ist in Baden-Württemberg, in Sachsen, in Rheinland-Pfalz sowie in Schleswig-Holstein eröffnet (Stand: September 2018).
Testbetriebe in weiteren Bundesländern laufen oder sind geplant.
Analog zum Verfahren elektronischer Registeranmeldungen:
- sind neben den elektronisch einzureichenden Dokumenten XML-Dateien im XJustiz-Standard mit strukturierten Inhalten zu den Anträgen einzureichen, um eine automatisierte Erstellung der Bausteine für die Grundbucheintragung und die strukturierte Speicherung der eingereichten Dokumente zu unterstützen,
- erfolgt die Übermittlung der elektronischen Anträge an das „Elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach" (EGVP); der Versand ist direkt über XNotar möglich.
XNotar beinhaltet ein Grundbuchmodul, welches die Dokument- und Datenerfassung ermöglicht. Die Datenerfassung wurde soweit möglich an das Registermodul angelehnt, damit gewohnte Arbeitsabläufe fortgeführt werden können. Das Grundbuchmodul beinhaltet die unterschiedlichen Modi (Mitarbeiter-, Notar-, Einzelarbeitsplatzmodus) für die notariatsspezifische Arbeitsteilung zwischen Mitarbeiter (Erfassung) und Notar (Signatur), die Möglichkeit des Datenimports einer XML-Datei, die Adressimportfunktion und vieles mehr.
Bundeslandspezifische Besonderheiten, wie der Umfang der zu übermittelnden Daten, wurden ebenfalls berücksichtigt.
XNotar ist geeignet zur Erfassung, Aufbereitung und Weiterverarbeitung von Daten für elektronische Anmeldungen zum Handels-, Genossenschafts-, Partnerschafts- und Vereinsregister.
Zum Handelsregister können Anmeldungen und Unterlagen gem. § 12 HGB grundsätzlich nur noch elektronisch eingereicht werden.
Auch Anmeldungen und Einreichungen zum Genossenschafts- und Partnerschaftsregister sind gem. §§ 11 Abs. 4, 157 GenG sowie § 5 PartGG elektronisch vorzunehmen. Mehrere Bundesländer haben zudem elektronische Anmeldungen zum Vereinsregister nach § 14 Abs. 4 FamFG ermöglicht.
Gemäß den Bestimmungen der Bundesländer sind neben den elektronisch einzureichenden Dokumenten XML-Dateien im XJustiz-Standard einzureichen. Hierdurch werden strukturierte Informationen zu der jeweiligen Anmeldung mitgeliefert. Aus den übermittelten Datensätzen kann bei Gericht weitgehend automatisch der Entwurf der Registereintragung erzeugt und die Bereitstellung der eingereichten Dokumente in der Registerauskunft unterstützt werden.
Die Übermittlung der elektronischen Anmeldungen und Einreichungen hat gemäß den Bestimmungen der Bundesländer über das „Elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach" (EGVP) zu erfolgen, welches eine vertrauliche Kommunikation mit Verschlüsselung der elektronischen Daten unter Verwendung des Kommunikationsprotokolls OSCI beinhaltet. XNotar hat ab der Versionsreihe 3.5 die elektronische Übermittlung sowie den Empfang von EGVP-Nachrichten integriert. Der EGVP-Client der Justiz, der spätestens zum 30.09.2016 abgeschaltet werden wird (s. www.egvp.de), ist nicht mehr erforderlich.
XNotar ermöglicht in einem zusammenhängenden Arbeitsgang sowohl die Erfassung der elektronischen Dokumente als auch der Inhaltsdaten für die Erstellung der XML-Datei.
Anschließend erfolgt die Anbringung der qualifizierten elektronischen Signatur auf den einzureichenden elektronischen Dokumenten durch den Notar mit SigNotar sowie der Versand der Nachrichten.
XNotar stellt verschiedene Modi zur Arbeitsteilung bereit. Die Erfassung der elektronischen Anmeldungen erfolgt - regelmäßig durch Mitarbeiter - im Mitarbeitermodus. Der Notar kann anschließend in einem Arbeitsgang im Notarmodus sämtliche vorbereitete Anmeldungen sichten und die dazugehörigen elektronischen Dokumente signieren. Daneben steht ein Einzelarbeitsplatzmodus bereit, indem Anmeldungen vom Notar selbst in einem Zug erfasst, signiert und an den EGVP-Client übergeben werden können.
XNotar stellt sodann alle erforderlichen Daten so bereit, dass diese anschließend problemlos vom EGVP-Client importiert und versandt werden können.
XNotar bietet die Möglichkeit, Daten für Registeranmeldungen aus Dateien in den Formaten (XJustiz)-XML und CSV zu importieren. Hierdurch können insbesondere Daten, die bereits in der Notarfachsoftware eingegeben wurden, wiederverwendet und XNotar zur Vervollständigung der elektronischen Anmeldung eingesetzt werden. Voraussetzung ist, dass die Fachsoftware diese XML- oder CSV-Dateien bereitstellt. Der Import kann sowohl automatisch als auch manuell erfolgen.
Daneben bietet XNotar für die Eingabe von Beteiligtendaten eine Funktion "Adressimport", mit der - beispielsweise aus den Urkundstexten - Beteiligtendaten aus Fließtext importiert werden können. Somit kann eine manuelle Erfassung weitgehend auch dann vermieden werden, wenn keine Notariatssoftware vorhanden oder diese keine strukturierten Daten bereitstellt. Auch weitere Fachdaten, z. B. umfangreiche Unternehmensgegenstände, können aus den Urkundstexten in die Windows-Zwischenablage kopiert und anschließend in XNotar in die entsprechenden Felder kopiert werden.
Anmeldungen zum Zentralen Vorsorgeregister können mit XNotar erstellt und unmittelbar an das Zentrale Vorsorgeregister übertragen werden.
Anmeldungen zum Zentralen Vorsorgeregister
XNotar ermöglicht die elektronische Übermittlung von Anträgen auf Eintragungen von Vorsorgeurkunden an das Zentrale Vorsorgeregister der Bundesnotarkammer (ZVR).
Wie im Register-Modul können Daten, die im XML-Format vorliegen, zur weiteren Bearbeitung importiert werden. Solche Dateien können z.B. aus einer Notariatssoftware stammen.
Ergänzend steht für die Eingabe von Beteiligtendaten die Funktion "Adressimport" zur Verfügung, mit der - beispielsweise aus den Urkundstexten - Beteiligtendaten aus Fließtext importiert werden können. Somit kann eine erneute manuelle Erfassung weitgehend auch dann vermieden werden, wenn keine Notariatssoftware vorhanden ist oder diese keine strukturierten Daten bereitstellt.
Wenn sich Partner gegenseitig Vollmacht erteilt haben, steht eine Funktion „Partnervollmacht" zur Verfügung. Hierdurch wird vermieden, dass weitgehend identische Daten erneut eingegeben werden müssen.
XNotar übermittelt die eingegebenen Anmeldungen per Webservice unmittelbar an Zentrale Vorsorgeregister der Bundesnotarkammer. Hierzu müssen in XNotar lediglich die Zugangsdaten zum ZVR-System hinterlegt werden.
Ist die Eintragung im Zentralen Vorsorgeregister erfolgt, werden die Eintragungsmitteilung und Eintragungsbestätigung von XNotar automatisch beim Aufruf der Anmeldung abgerufen und können unmittelbar in XNotar als PDF-Datei aufgerufen werden.
Auch Korrekturen zu bereits übermittelten Anträgen können mit XNotar eingegeben und an das ZVR übermittelt werden.
Das in XNotar integrierte Programm SigNotar ermöglicht die Erstellung einfacher elektronischer Zeugnisse nach § 39a BeurkG sowie Ausdrucke elektronischer Dokumente nach § 42 Abs. 4 BeurkG.
SigNotar dient der Erstellung und Verarbeitung elektronischer Urkunden im Notariat. Hauptanwendungsfall ist die Erstellung elektronisch beglaubigter Abschriften für elektronische Registeranmeldungen und Grundbuchanträge.
SigNotar ist ausgerichtet auf die Datenformate „TIFF" (Tagged Image File Format) sowie "PDF/A", eine für die Langzeitarchivierung besonders geeignete Unterart des Portable Document Formats (PDF).
SigNotar ist in die Arbeitsabläufe von XNotar integriert. Hierdurch wird den Mitarbeitern des Notars die Erfassung von Dokumenten und die Hinzufügung von Beglaubigungsvermerken bereits bei der Erfassung der Registeranmeldung oder des Grundbuchantrages ermöglicht. Der Notar kann anschließend in einem Arbeitsgang sämtliche vorbereitete Anmeldungen bzw. Anträge sichten und die dazugehörigen Dokumente signieren.
Zudem integriert SigNotar Scanner-Funktionen für die Papiererfassung.
Mit den von SigNotar angebotenen Funktionen werden unmittelbar die notariellen Beglaubigungszuständigkeiten nach §§ 39a und 42 Abs. 4 BeurkG aufgegriffen. Hierbei hält SigNotar an der Papierform des Ausgangsdokuments fest. Es wird keine originäre elektronische Urkunde eingeführt, vielmehr tritt die elektronische Urkunde neben die Urkunde in Papierform.
Neben der Erstellung elektronisch beglaubigter Abschriften ermöglicht SigNotar auch die Überprüfung von (empfangenen) Signaturen, die Fertigung beglaubigter Ausdrucke elektronischer Urkunden sowie die Änderung der PIN von Signaturkarten.
XNotar übermittelt und empfängt Nachrichten mit dem integrierten Nachrichtenmodul selbst.
In einem zusammenhängenden Arbeitsablauf werden elektronische Grundbuchanträge, Handelsregisteranmeldungen und ZVR-Anträge erstellt und übermittelt.
XNotar ist hierzu an das Stammdatenverzeichnis der Bundesnotarkammer (SDV) angebunden, welches die Verwaltung der Notarpostfächer übernimmt.
Der XKR Kostenrechner ist eine Webanwendung zur Berechnung der Kosten nach dem GNotKG und fester Bestandteil der XNotar-Lizenz.
Das Gesetz über Kosten der freiwilligen Gerichtsbarkeit für Gerichte und Notare (GNotKG) ist am 1. August 2013 in Kraft getreten.
Mit dem XKR Kostenrechner stellt die NotarNet GmbH ein Werkzeug als Webanwendung zur Berechnung der Kosten nach der geänderten gesetzlichen Grundlage im Rahmen der XNotar-Lizenz zur Verfügung.
Den Kostenrechner können Sie über die Registerbox oder im Notarnetz unter folgendem Link erreichen:
https://xkr.bnotk.de/
Für die Anmeldung verwenden Sie bitte Benutzerkennung und Passwort, welche Sie auch für die zentralen Dienste der Bundesnotarkammer Notarverzeichnis/Notarportal, Zentrales Testamentsregister (ZTR) bzw. Zentrales Vorsorgeregister (ZVR) nutzen.
Der XKR Kostenrechner hat lediglich einen eingeschränkten Funktionsumfang, da er derzeit nur als Übergangslösung für Notare ohne funktionsfähige Notarsoftware konzipiert ist. Er ermöglicht die Kostenberechnung, Vergleichsrechnungen nach § 94 GNotKG, die Kostenverteilung auf mehrere Schuldner, sowie Ermäßigungen nach § 91 GNotKG. Zur einfachen Einarbeitung wurden in der Praxis häufige Vorgänge wie Kaufverträge, Grundschuldbestellungen, GmbH-Gründungen etc. zu sogenannten Kostengruppen zusammengefasst, welche bereits die typischerweise anfallenden Gebührentatbestände enthalten. Über eine Exportfunktion können die Kostenansätze in eine Word-Rechnungsvorlage übernommen werden.
In Abstimmung mit den Notarsoftwareherstellern verfügt der XKR Kostenrechner über keine Funktionen zur automatisierten Rechnungserstellung, zur Speicherung von Kostenberechnungen, zur Soll- und Ist-Buchhaltung, sowie zur Berechnung von Kassenabgaben oder Sonderbeiträgen. Der XKR Kostenrechner kann und will eine vollumfängliche Notarsoftware nicht ersetzen.
Die XNotar-Softwaremodule werden ständig mit der fortschreitenden Weiterentwicklung der Anforderungen und gesetzlichen Regelungen im elektronischen Rechtsverkehr aktualisiert.
Und damit Sie sich ganz auf Ihre Arbeit konzentrieren können, enthält das Softwarepaket auch umfassende Supportleistungen.