Sehr geehrte Kolleginnen und Kollegen,

nur wenige Tage, nachdem das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) gestartet ist, kann auch die NotarNet GmbH in Bezug auf die Möglichkeit einer sicheren elektronischen Kommunikation eine freudige Nachricht überbringen. Seit Anfang Dezember 2016 ist ein neues Produkt beN – Sichere Beteiligtenkommunikation (beN-SBK) verfügbar. Durch den Einsatz einer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung wird es mithilfe dieses Programms möglich sein, einen vertraulichen Austausch von Informationen und Dokumenten zwischen dem Notar und von ihm berechtigten Beteiligten zu gewährleisten.

Ungeachtet der Verschlüsselung von Nachrichten im Rahmen von Übertragungen per EGVP oder künftig beN-SBK bleibt der Virenschutz unerlässlich. Auf einige Aspekte in diesem Zusammenhang möchten wir in einem weiteren Beitrag hinweisen. Ferner möchten wir über die fortschreitende Verbreitung des elektronischen Grundbuchverkehrs in einigen Bundesländern sowie über den Stand der Migration der EGVP-Postfächer auf die Systeme der Bundesnotarkammer berichten.

Das beA hat Auswirkungen auch auf die täglichen Arbeitsabläufe eines Anwaltsnotars, der sich mit der Frage beschäftigen muss, ob er auch in seiner Eigenschaft als Anwalt eine weitere Signaturkarte benötigt. Hierzu geben wir in einem abschließenden Beitrag einige Hinweise.

Wir wünschen Ihnen eine schöne Weihnachtszeit und eine spannende Lektüre der neuen Ausgabe des Newsletters.

Dr. Vladimir Primaczenko

Inhalt

• beN - Sichere Beteiligtenkommunikation
• Aktueller Virenschutz ist unerlässlich - auch bei EGVP und anderer Ende-zu-Ende verschlüsselter Kommunikation
• Ausweitung des elektronischen Grundbuchverkehrs
• EGVP-Postfachmigration
• Einsatz von Signaturkarten im Anwaltsnotariat

beN - Sichere Beteiligtenkommunikation

beN – Sichere Beteiligtenkommunikation steht ab sofort für den produktiven Einsatz bereit und kann bestellt werden. Damit endet die Pilotierungsphase, in der neben insgesamt sehr positiven Rückmeldungen wertvolle Anregungen für zukünftige Verbesserungen gesammelt werden konnten.

beN – Sichere Beteiligtenkommunikation (beN-SBK) ermöglicht den abhörsicheren und schnellen Austausch von Informationen und Dokumenten zwischen dem Notar und seinen Beteiligten, vor allem auch denjenigen, die bisher nicht über einen sicheren Zugang, wie z. B. das EGVP, zu erreichen sind.

Für nur 19,00 Euro zzgl. USt. pro Monat erhält der Notar ein eigenes beN-SBK-Postfach, über das er mit allen von ihm berechtigten Beteiligten Informationen und beliebige digitale Dokumente austauschen kann. Die Ende-Zu-Ende-Verschlüsselung durch beN – Sichere Beteiligtenkommunikation sorgt dabei in beiden Richtungen für höchste Vertraulichkeit, denn niemand kann die Nachrichten während der Übertragung einsehen.

Das Postfach wird über einen Browserzugang direkt im Notariat verwaltet, ohne zusätzliche Soft- oder Hardware.

Der Beteiligte kann Nachrichten des Notariats weltweit ohne Verzögerung sicher abrufen. Er wird per E-Mail über neue beN-SBK-Nachrichten informiert.

Das neue Produkt beN – Sichere Beteiligtenkommunikation bietet insbesondere die folgenden Vorteile:

• sicherer Nachrichtenaustausch mit allen berechtigten Beteiligten des Notariats
• schnell und einfach wie eine E-Mail • sicherer als ein Brief durch die Ende-Zu-Ende-Verschlüsselung
• große Anhänge mit bis zu 50 MB pro Nachricht möglich
• kostet nur 19,00 Euro zzgl. USt. pro Monat in der Grundausstattung
• Versand beliebig vieler Nachrichten möglich
• Anzahl Beteiligter unbegrenzt
• Postfach in der Grundausstattung mit 2 GB Speicher
• Speicherplatz jederzeit einfach erweiterbar (1 € pro zus. GB zzgl. USt. pro Monat)
• intuitiv bedienbar - ohne Installation einer Software • Benachrichtigung über E-Mail möglich

Die Bestellung kann derzeit über ein Bestellformular vorgenommen werden, das auf der Homepage der NotarNet GmbH verfügbar ist (www.notarnet.de). Die Mindestvertragslaufzeit beträgt drei volle Kalendermonate mit einer Kündigungsfrist von zwei Wochen zum Monatsende. Weitere Informationen zu beN – Sichere Beteiligtenkommunikation finden Sie unter http://ben onlinehilfe.bnotk.de.

Aktueller Virenschutz ist unerlässlich - auch bei EGVP und anderer Ende-zu-Ende verschlüsselter Kommunikation

Zum Schutz vor Viren und anderer Schadsoftware ist der Einsatz eines aktuellen Virenschutzes auf allen Geräten unerlässlich. Der Betrieb vorgeschalteter Schutzeinrichtungen im eigenen Netzwerk, bei einem Dienstleister oder durch den Notarnetz-Internetschutz ist ergänzend wichtig, kann aber den Geräteschutz nicht ersetzen, insbesondere bei Ende-zu-Ende verschlüsselten Datenverbindungen. Hierzu gehören unter anderem:

• EGVP und beN Sichere Beteiligtenkommunikation
• Ende-zu-Ende verschlüsselte E-Mails
• Das Aufrufen von Webseiten und das Herunterladen von Dateien über SSL-verschlüsselte Verbindungen (die Adresse beginnt Im Browser mit https:)

Um den Zugriff auf vertrauliche Daten auf dem Kommunikationsweg zu unterbinden, werden die Daten bei der Ende-zu-Ende-Verschlüsselung bereits vor dem Versand auf dem lokalen Gerät verschlüsselt und erst auf dem Empfängergerät wieder entschlüsselt. Somit kann und darf auch ein Virenschutz-Programm nicht auf dem Transportweg oder einem zentralen Server auf die verschlüsselten Daten zugreifen. Der lokale Virenschutz prüft vor dem Versand und dem Verschlüsseln die Daten, um die Weitergabe von Viren zu vermeiden, und beim Empfang nach dem Entschlüsseln, um das Empfängersystem vor Virenbefall zu schützen.

Es ist wichtig, dass auf jedem Gerät – auch auf einem Smartphone, Tablet oder über Fernverbindung angeschlossenen Heimarbeitsplätzen – ein Virenschutz installiert ist. Auch Daten, die über andere Medien (bspw. USB-Stick, MP3-Player, CD, DVD, WLAN, Bluetooth) auf das System gelangen, müssen vom Virenschutz überprüft werden. Der Virenschutz muss mindestens einmal täglich aktualisiert werden. Außerdem müssen alle angeschlossenen Geräte, Programme und Apps mit regelmäßigen Sicherheitsupdates versorgt werden, um die jeweils neu entdeckten Sicherheitslücken zu schließen. Ergänzend zur Echtzeitprüfung von Dateien und Programmen beim Ladevorgang muss regelmäßig eine Komplett-Prüfung auf den Geräten durchgeführt werden.

Weiterhin ist die Achtsamkeit der Anwender ein wesentlicher Bestandteil eines effektiven Schutzes. Falls es dennoch zu einem GAU kommen sollte, hilft letztendlich eine Datensicherung auf Medien, die nicht in direkter Verbindung zum Netzwerk oder den Geräten stehen.

Ausweitung des elektronischen Grundbuchverkehrs

Der im Jahr 2012 in Baden-Württemberg begonnene elektronische Rechtsverkehr in Grundbuchsachen weitet sich kontinuierlich aus:

a) Rheinland-Pfalz

In Rheinland-Pfalz wurde am 2. Mai 2016 der elektronische Rechtsverkehr in Grundbuchsachen zunächst an den Grundbuchämtern Bitburg, Pirmasens und Zweibrücken eröffnet.

Nach Mitteilung der Justiz in Rheinland-Pfalz ist der Start des elektronischen Grundbuchverkehrs bislang sehr positiv verlaufen. Dieser soll nach der derzeitigen Planung bis November 2017 auf alle Grundbuchämter in Rheinland-Pfalz ausgeweitet werden, beginnend ab Dezember 2016 mit dem Grundbuchamt Landstuhl.

b) Sachsen

Auch in Sachsen soll der elektronische Rechtsverkehr in Grundbuchsachen, der bereits seit April 2014 beim Amtsgericht Dresden und seit Februar 2015 beim Amtsgericht Leipzig eröffnet wurde, auf alle Grundbuchämter ausgeweitet werden. Beginnen soll am 1. April 2017 das Grundbuchamt Chemnitz. Die weiteren Grundbuchämter sollen dann sukzessive bis voraussichtlich Herbst 2018 folgen.

c) Schleswig-Holstein

In Schleswig-Holstein wurde zwischenzeitlich der elektronische Rechtsverkehr in Grundbuchsachen an sämtlichen Grundbuchämtern eröffnet, zuletzt am 1. Dezember 2016 bei den Grundbuchämtern Lübeck und Reinbek.

Die im Newsletter vom 12.04.2016 angekündigte Verschiebung wurde somit entsprechend dem vom Ministerium für Justiz, Kultur und Europa des Landes Schleswig-Holstein neu erstellten Rolloutplan im zweiten Halbjahr 2016 vollständig umgesetzt.

Die neu hinzukommenden Grundbuchämter mit den dazugehörigen Grundbuchbezirken und Gemarkungen werden über einen Aktualitätendienst beim Start von XNotar laufend überprüft und ergänzt, so dass jeweils ab dem Stichtag die elektronische Antragstellung ermöglicht wird. Ein Update ist hierfür nicht erforderlich.

Eine Übersicht über den Stand des elektronischen Rechtsverkehrs finden Sie auch unter http://elrv.info/de/elektronischer-rechtsverkehr/rechtsgrundlagen/ElRv_Uebersicht_BL.html.

EGVP-Postfachmigration

Bereits mit Schreiben vom 19. März 2015 hat die Bundesnotarkammer alle Notare über die erforderliche Migration der EGVP-Postfächer der Notare von den Justizservern auf einen durch die Bundesnotarkammer betriebenen Postfachserver informiert.

Neben den hierfür erforderlichen serverseitigen Entwicklungen bei der Bundesnotarkammer wurde XNotar in der Versionsreihe 3.6 um entsprechende Prozesse für die Durchführung der Postfachmigration und die Anbindung an das Stammdatenverzeichnis der Bundesnotarkammer (SDV) erweitert.

Der Umzug der notariellen EGVP-Postfächer startete im November 2015 wie bewährt in einer Pilotphase. Im Februar 2016 erfolgte sodann die Auslieferung von XNotar 3.6 als Flächenversion und in der Folgezeit gruppenweise die Migration der notariellen EGVP-Postfächer.

Zwischenzeitlich wurden weit über 90 % der EGVP-Postfächer, die über XNotar bedient werden, migriert.

Weitere Informationen zu XNotar 3.6 und zur Postfachmigration finden Sie in der FAQ zur Installation von XNotar 3.6 und dem Informationsblatt zur Postfachmigration.

Wir möchten darauf hinweisen, dass die Supportunterstützung für den EGVP-Classic-Client bereits am 31.12.2016 endet, auch wenn dieser noch bis zum 01.01.2018 auf www.egvp.de bereitsteht.

Einsatz von Signaturkarten im Anwaltsnotariat

Mit Pressemitteilung vom 28.11.2016 hat die Bundesrechtsanwaltskammer mitgeteilt, dass das besondere elektronische Postfach (beA) in Betrieb gegangen ist. Die Einführung des beA führt dazu, dass sämtliche Anwaltsnotare in ihrer Eigenschaft als Anwälte mit sog. beA-Karten Basis auszustatten sind. Mit dieser Karte wird der Zugang zum Postfach eines Anwalts ermöglicht. Für die Einreichung von elektronischen Schriftsätzen nach § 130a ZPO benötigt ein Anwalt hingegen eine Signaturkarte. Zwar ermöglicht die beA-Karte Basis für Anwälte ab Januar 2018 auch den prozessrechtlich schriftformersetzenden Versand von Schriftsätzen, sofern der Anwalt selbst die Schriftsätze versendet. Soll jedoch ein Mitarbeiter Schriftsätze nach § 130a ZPO versenden, um etwa den gewohnten Büroablauf beizubehalten, muss der elektronische Schriftsatz auch nach 2018 (z. B. mittels der sog. beA-Karte Signatur) mit einer qualifizierten elektronischen Signatur des Rechtsanwalts versehen werden.

In diesem Zusammenhang taucht die Frage auf, ob solche anwaltliche Schriftsätze nicht mit einer für Notare ausgestellten Signaturkarte qualifiziert elektronisch signiert werden könnten, so dass im Ergebnis auf eine beA-Karte Signatur oder eine sonstige Signaturkarte, ggf. mit einem Anwaltsattribut, verzichtet werden kann. Ferner stellt sich diese Frage auch in Bezug auf den Ersatz der Schriftform bei materiell-rechtlichen Willenserklärungen gemäß §§ 126 Abs. 3, 126a BGB. Zwar dürfte in solchen Fällen eine qualifiziert elektronische Signatur rechtswirksam erzeugt worden sein. Allerdings würde der Unterzeichner durch den Einsatz einer für Notare ausgestellten Signaturkarte die strikte Trennung anwaltlicher und notarieller Berufstätigkeit missachten. Eine Signaturkarte für Notare ist zwingend mit einem Notarattribut ausgestattet (vgl. § 2a Abs. 2 DONot). Dieses bestätigt den Nachweis der Notareigenschaft und bildet somit das elektronische Äquivalent zum Amtssiegel aus der analogen Welt. Auch in einem schriftlichen Verfahren wäre es nicht ratsam, anwaltliche Schriftsätze oder materiell-rechtliche Willenserklärungen eines Rechtsanwalts mit einem Notarsiegel zu versehen. Aus diesen Gründen sollte ein Anwaltsnotar für die Erzeugung von qualifiziert elektronischen Signaturen im anwaltlichen Bereich über eine entsprechende Signaturkarte verfügen. In einer umgekehrten Konstellation wäre es jedoch zulässig, eine beA-Karte Signatur, die kein berufsbezogenes Attribut enthält, im Rahmen von Notarvertretungen einzusetzen. Weitere Auskünfte erteilt auf Anfrage die Zertifizierungsstelle der Bundesnotarkammer (https://zertifizierungsstelle.bnotk.de).

Sehr geehrte Kolleginnen und Kollegen,

mit diesem Newsletter möchten wir zunächst ein Thema aufgreifen, über das in der Fachpresse zuletzt vielfach kritisch berichtet wurde. Im Mittelpunkt der Kritik steht die neue Version des Betriebssystems von Windows (Windows 10), die eine erheblich ausgeweitete Nutzung von Daten durch Microsoft zum Optimieren eigener Systeme ermöglicht. Dadurch könnten auch auf dem Server eines Notariats befindliche Informationen betroffen sein.

Des Weiteren möchten wir Sie auf den eröffneten elektronischen Grundbuchverkehr in Rheinland-Pfalz sowie auf den aktuellen Stand dieses Prozesses in Schleswig-Holstein hinweisen.

Die Mobilität in der Berufswelt gewinnt zunehmend auch für den Notarberuf an Bedeutung. Die Gewährleistung sicheren mobilen Arbeitens mit technischen Hilfsmitteln ist eine der Aufgaben der NotarNet GmbH, die Ihnen die entsprechenden Produkte bieten möchte, damit Sie bequem von unterwegs arbeiten können.

Schließlich berichten wir in diesem Newsletter über den aktuellen Stand der Projekte, die von der NotarNet GmbH aktuell umgesetzt werden. Die sichere Beteiligtenkommunikation hat vor dem Hintergrund der notariellen Verschwiegenheitspflicht einen hohen Stellenwert. Dies soll das besondere elektronische Notarpostfach (beN) sicherstellen, das eine verschlüsselte Kommunikation zwischen dem Notar und den Beteiligten ermöglicht. Das System der sicheren Beteiligtenkommunikation befindet sich seit kurzem in der Pilotierungsphase. Auch für das elektronische Notaranderkonto (ENA), über das wir in der Vergangenheit berichtet haben, wird die Testphase fortgesetzt, wobei demnächst weitere Notare in das Pilotverfahren einbezogen werden sollen. Noch in der Frühphase befindet sich hingegen die Neuentwicklung des Programms XNotar 4. Dieses soll einerseits das in seiner Technologie veraltete System XNotar 3.X ablösen und anderseits mit Blick in die Zukunft die notwendige Infrastruktur für die Bedienung einzelner Systeme, wie z.B. der zentralen Register, sowie des künftigen Urkundenarchivs darstellen.

Wir wünschen eine spannende Lektüre und verbleiben mit freundlichen Grüßen

Walter Büttner                                                                Dr. Vladimir Primaczenko

Inhalt

• Windows 10
• Start des elektronischen Grundbuchverkehrs in Rheinland-Pfalz
• Elektronischer Grundbuchverkehr in Schleswig-Holstein
• beN - Sichere Beteiligtenkommunikation
• Notarnetz-Mobil für Smartphone und mobile Arbeitsplätze
• Neuentwicklung von XNotar
• System zur Führung von Elektronischen Notaranderkonten (ENA) – Fortführung des Pilotbetriebs

Windows 10

Das neue Microsoft Betriebssystem Windows 10 speichert in bisher nicht da gewesenem Maße Nutzungs-, Bewegungs- und Inhaltsdaten auf dem Rechner und in der Microsoft-Cloud¹. Anwendungen des Nutzers können diese Daten verwenden und Microsoft verwendet diese angeblich, um das System zu optimieren. Eine vollständige Deaktivierung von Datenübermittlungen ist nach datenschutzrechtlichen Grundsätzen nur unübersichtlich und mit sachkundiger Unterstützung oder tiefgehender Beschäftigung möglich. Das neue Betriebssystem befindet sich derzeit bereits im Rollout, es lässt sich als einfaches meist kostenfreies Update laden.

Wenn die Einstellungen nicht professionell vorgenommen wurden, kann der Benutzer nicht immer sicher ausschließen, dass personenbezogene Daten und/oder vertrauenswürdige Dokumente auf den Servern von Microsoft landen und dort ausgewertet werden².

Derzeit beschäftigen sich sowohl universitäre Einrichtungen³; als auch professionelle IT-Serviceunternehmen mit den diversen Frage- und Problemstellungen zur Erreichung einer dem deutschen Datenschutzrecht gerecht werdenden Lösungen.

Es wird empfohlen, das das Notariat betreuende Fachunternehmen auf die Vertraulichkeitsproblematik des Betriebssystems Windows 10 explizit hinzuweisen. Auch beim Einsatz von Windows 10 gelten weiterhin die EDV-Empfehlungen der Bundesnotarkammer:

• Rundschreiben Nr. 41/1996 vom 30.10.1996: Sicherung der notariellen Verschwiegenheitspflicht bei EDV-Installation und -Wartung
• Rundschreiben Nr. 13/2004 vom 12.03.2004: Empfehlungen zur sicheren Nutzung des Internet
• Empfehlungen der Bundesnotarkammer vom Mai 2005: EDV-Empfehlungen für Notarinnen und Notare, Notarprüferinnen und Notarprüfer und Softwarehersteller im Hinblick auf eine dienstordnungsgerechte Führung der Bücher, Verzeichnisse und Übersichten im Notariat

______________________

¹ Siehe zum Beispiel http://www.verbraucherzentrale.de/windows10; zuletzt abgerufen am 01.03.2016
² Hinweise zu Einstellungen des Betriebssystems siehe zum Beispiel unter http://www.heise.de/newsticker/meldung/Windows-10-Datensammelwut-beherrschen-2774941.html; zuletzt abgerufen am 01.03.2016
³ Siehe zum Beispiel http://tu-dresden.de/die_tu_dresden/zentrale_einrichtungen/zih/publikationen/zih_info/zih_info_99#5; zuletzt abgerufen am 01.03.2016

Start des elektronischen Grundbuchverkehrs in Rheinland-Pfalz

Das Ministerium der Justiz und für Verbraucherschutz in Rheinland-Pfalz hat angekündigt, den elektronischen Rechtsverkehr in Grundbuchsachen zum 2. Mai 2016 zu eröffnen, und zwar zunächst nur an den Amtsgerichten in Bitburg, Pirmasens und Zweibrücken.

Für alle Notarinnen und Notare gilt ab dem Eröffnungszeitpunkt, dass sie Dokumente an die Grundbuchämter Bitburg, Pirmasens und Zweibrücken ausschließlich elektronisch übermitteln müssen. Eine Ausnahme gilt nur für Pläne und Zeichnungen, die ein größeres Format als DIN A 3 aufweisen. Mit den Dokumenten sind zudem Fachdaten in strukturierter maschinenlesbarer Form im Format XML auf Basis des XJustiz-Standards zu übermitteln.

Die Übermittlung der Dokumente und strukturierten Daten erfolgt wie im Registerverfahren über das „Elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach EGVP“.

Die elektronischen Grundbuchanträge können wie bereits an Grundbuchämter in Baden-Württemberg, Sachsen und Schleswig-Holstein mit dem Grundbuchmodul von XNotar erfasst und übermittelt werden. Die Liste der in XNotar verfügbaren Grundbuchämter einschließlich Grundbuchbezirken und Gemarkungen wird zum 2. Mai 2016 um die Daten der Grundbuchämter Bitburg, Pirmasens und Zweibrücken ergänzt. Diese Liste wird beim Start des Grundbuchmoduls sodann automatisch aktualisiert.

Das Grundbuchmodul in XNotar können Sie – falls nicht bereits geschehen – in der Maske Verwaltung -> Allgemein aktivieren.

Weitere Informationen zum Grundbuchmodul von XNotar finden Sie unter http://elrv.info/de/software/xnotar/XNotar_GB.php.

Elektronischer Grundbuchverkehr in Schleswig-Holstein

In Schleswig-Holstein wurde in den Jahren 2014 und 2015 beginnend mit dem Amtsgericht Kiel an mittlerweile zwölf Grundbuchämtern der elektronische Rechtsverkehr in Grundbuchsachen eröffnet.

Das Ministerium für Justiz, Kultur und Europa des Landes Schleswig-Holstein hat zwischenzeitlich mitgeteilt, dass die ursprünglich für 2016 geplante Eröffnung an den restlichen zehn Standorten jedenfalls für das erste Halbjahr 2016 ausgesetzt wurde. Ein neuer Rolloutplan wird erarbeitet.

Da die Einreichung von Papieranträgen bei den Grundbuchämtern zu einer erheblichen Verlängerung der Bearbeitungszeiten führt, wurde um einen erneuten Hinweis gebeten, dass für alle Notarinnen und Notare eine Verpflichtung zur elektronischen Einreichung von Grundbuchanträgen an die Grundbuchämter Kiel, Eckernförde, Ahrensburg, Niebüll, Plön, Pinneberg, Eutin, Rendsburg, Neumünster, Husum, Norderstedt und Bad Segeberg besteht.

beN - Sichere Beteiligtenkommunikation

Der einfache und schnelle elektronische Austausch von Dokumenten ist in vielen Fällen für den Notar und Beteiligte von Vorteil. Dabei sind die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und die Sicherstellung der Identität von Absender und Empfänger entscheidende Kriterien. Eine einfach zu handhabende Lösung ist die beN Beteiligtenkommunikation der Notarnet GmbH.

Nach Erhalt der Zugangsdaten zur beN Beteiligtenkommunikation (beN steht für „besonderes elektronisches Notarpostfach“) können Sie sofort mit dem sicheren Austausch von Nachrichten und Dokumenten zwischen Ihnen und von Ihnen eingeladenen Beteiligten beginnen; und das ohne lokale Installation bei Ihnen oder den Empfängern Ihrer Nachrichten. Eingeladene Beteiligte erhalten von Ihnen mündlich oder automatisch per SMS das Kennwort und einen Link zum Aufruf der Anwendung per E-Mail. Über neue eingegangene Nachrichten wird der Beteiligte ebenfalls per E-Mail benachrichtigt.

Im Gegensatz zur traditionellen E-Mail werden die Nachrichten und Dokumente nicht nur transport-, sondern vor allem auch inhaltsverschlüsselt. Sie können ausschließlich vom Nachrichtenersteller und den ausgewählten Empfängern entschlüsselt und gelesen werden. Die Verschlüsselung erfolgt dabei bereits auf dem Computer des Nachrichtenerstellers und ist deshalb auf dem Weg zum Empfänger für niemanden einsehbar, nicht einmal für den Betreiber des Systems selbst (Ende-zu-Ende Verschlüsselung). Die maximale Dateigröße für eine zu übermittelnde Datei liegt derzeit bei 50 Megabyte, eine Nachricht kann mehrere Anhänge enthalten.

Empfänger- und Absenderadressen können anders als beim E-Mail-Verfahren nicht gefälscht werden, da sie unter anderem auch automatisch signiert werden. Es entfällt also auch die Problematik bei eingehenden Nachrichten zunehmend perfekt gefälschte, mit gefährlichem Schadcode behaftete E-Mails von tatsächlichen Mitteilungen der Beteiligten unterscheiden zu müssen.

Derzeit wird das System pilotiert. Interessenten können sich melden bei ben-pilot(at)bnotk.de. Geben Sie bitte an, wenn Sie nicht als Pilotnotar teilnehmen möchten. Während der laufenden Pilotierung können Sie die Anwendung kostenlos nutzen. Nach Abschluss der Pilotierung werden nach aktueller Planung pro Notar 19,00 € monatlich zuzüglich Umsatzsteuer berechnet. In der Grundausstattung sind 2 GB Speicherkontingent enthalten. Das Kontingent kann nach Bedarf erweitert werden (pro 1 GB Speichererweiterung 1,00 € monatlich zuzüglich USt.).

Notarnetz-Mobil für Smartphone und mobile Arbeitsplätze

Sie möchten sicher von zu Hause oder unterwegs auf das Internet, Ihre E-Mails, Termine, das Kanzleinetzwerk oder die zentralen Dienste im Notarnetz zugreifen?

Notarnetz Mobil bietet Ihnen gewohnt hohe Sicherheitsstandards für den Zugriff per Notebook, Tablet und Smartphone. Mit Notarnetz Mobil erhalten Sie einen Mobilzugang mit Internetschutz, den sicheren Zugang in ein mit Notarnetzbox angeschlossenes Kanzleinetzwerk und auf Wunsch einen Mobilfunk-Datentarif sowie ein passendes Tablet, Smartphone oder einen Stick für das Notebook.

Der Notarnetz-Mobilzugang setzt auf einem Mobilfunk-Datentarif auf. Derzeit gibt es Verbindungen vom Telekom- und Vodafone-Mobilfunknetz zum Notarnetz.  Passende Telekom-Geschäftskunden-Mobiltarife werden über die NotarNet GmbH bestellt – mit oder ohne Geräte. Bereits bestehende Telekom-Privat- oder Geschäftskundenverträge können Sie ohne Sperrfrist und Laufzeitverlängerung überführen lassen. Bei Mobilfunkverträgen mit anderen Anbietern, ist die Übernahme der Rufnummer möglich. Bei Vodafone ist ein Geschäftskundentarif erforderlich, der Vodafone Corporate Data Access unterstützt.

Bei Interesse schicken Sie uns bitte eine E-Mail an die Adresse kundenservice(at)notarnet.de.

Neuentwicklung von XNotar

Die Software XNotar in der Version 3.X wird in vielen Notariaten zur elektronischen Einreichung von Strukturdaten und elektronischen beglaubigten Urkunden zum Handelsregister und Grundbuchamt verwendet. Ein EGVP-Client zur Kommunikation mit den Gerichten ist integriert. Aktuell werden die dahinterliegenden Notarpostfächer auf einen Server der Bundesnotarkammer umgezogen („EGVP-Postfachmigration“). Außerdem wird für jeden Notar ein eindeutiges Postfach nach § 174 ZPO (i.d.F. ab 1.1.2018) eingerichtet, an das verbindlich Zustellungen an den Notar erfolgen können. Diese eindeutig adressierbare Empfangsfunktion ist Teil der Entwicklung des besonderen elektronischen Notarpostfachs (beN).

XNotar 3.X ist jedoch seit 2005 in unveränderter Grundtechnologie entwickelt, die nunmehr einem kompletten sog. Redesign – also einer Neuentwicklung – unterworfen wird. Das XNotar-Altsystem hat technologisch das Ende des Lebenszyklus erreicht, so dass viele heute übliche Funktionen nicht mehr oder nur mit unverhältnismäßigem Aufwand zu erreichen sind. Auch ist im Hinblick auf künftige Anforderungen im elektronischen Rechtsverkehr mit Mandanten und Behörden sowie zur Nutzung eines vorgesehenen Elektronischen Urkundenarchivs ein zeitgemäßes System erforderlich, das die einfache und rechtssichere Bedienung durch Notare und ihre Mitarbeiter ermöglicht.

Die XNotar-Neuentwicklung unter dem Entwicklungsnamen „XNotar 4.0“ erfolgt unter der maßgeblichen Zielvorgabe der Portierung von XNotar 3.X auf eine neue, leicht erweiterbare technologische Basis – unter Beachtung der sehr hohen Anforderungen an die Datensicherheit, Verfügbarkeit und die Performance der Plattform. Sie soll mit den Modulen zur elektronischen Grundbuchantragstellung (Immobilienmodul), Handelsregisteranmeldung (Gesellschaftsmodul) und dem besonderen elektronischen Notarpostfach (beN) zur Gerichts- und Beteiligtenkommunikation (als Nachfolger des EGVP) im Jahr 2018 fertig gestellt und nachfolgend an die XNotar-Kunden ausgeliefert werden. Zur fachlichen Begleitung, Test der Software und Sicherstellung der Anwenderfreundlichkeit wurde ein XNotar-Anwendungsbeirat eingerichtet, der mit versierten Praktikern aus dem Notariat besetzt ist.

XNotar 4.0 könnte in der Folge auch zu einer Plattform zur einheitlichen Bedienung der beiden zentralen Register und des künftigen Urkundenarchivs für den Notar ausgebaut werden und weitere Funktionen wie einen Kostenrechner und – soweit dies in Zukunft rechtlich zulässig wäre – zur Führung Elektronischer Notaranderkonten (ENA) beinhalten. Auch Erweiterungen für das besondere elektronische Notarpostfach hinsichtlich der Kommunikation zu Behörden und ein Zuständigkeitsdienst, der Informationen über Zuständigkeiten und den Versand bezieht, könnte integriert werden. Ebenso angedacht ist ein Modul zur elektronischen Bestellung von Notarvertretern.

System zur Führung von Elektronischen Notaranderkonten (ENA) – Fortführung des Pilotbetriebs

Um den stetig zunehmenden Anfragen von Banken und Notaren nach einem zeitgemäßen Notaranderkonto zu begegnen, arbeitet die Bundesnotarkammer aktuell intensiv an der Umsetzung eines Konzepts für eine elektronische Führung von Notaranderkonten. Ein solches System zur Führung von Elektronischen Notaranderkonten (ENA) soll zum einen eine im Vergleich zum bisherigen schriftlichen Verfahren höhere Sicherheit aufweisen, zum anderen den Verwaltungsaufwand für Notare und den Prüfungsaufwand für Geschäftsprüfer deutlich reduzieren und darüber hinaus wesentlich transparenter für alle Verwahrungsbeteiligten sein. Dies soll durch folgende Funktionalität erreicht werden:

• Freigabe der Zahlungsaufträge durch den Notar mittels Signaturkarte
• Abgesicherte und verschlüsselte Verbindung zwischen dem Notarnetz und dem Bankrechenzentrum
• Verknüpfung von ENA mit dem Massen- und Verwahrungsbuch
• Transparenzmaßnahmen, d.h. eine automatische und zeitnahe Information der wirtschaftlich Berechtigten über alle wesentlichen Vorgänge, die die Kontoführung betreffen

Bereits im August 2013 hat die Bundesnotarkammer die Pilotphase für das Projekt ENA eingeleitet. Aktuell nehmen zwölf Notare der Rheinischen Notarkammer und der Hamburgischen Notarkammer am Pilotverfahren teil und testen das System ENA. Da die Dienstordnung für Notarinnen und Notare (DONot) die Führung von Notaranderkonten mittels „Datenfernübertragung“ verbietet, haben die Justizverwaltungen des Landes Nordrhein-Westfalen und der Freien und Hansestadt Hamburg für die Durchführung des Pilotprojekts die rechtlichen Rahmenbedingungen durch Dispensierung der entgegenstehenden Vorschriften der DONot geschaffen. Für die jetzige Testversion des Systems, die als fachliche und technische Ausgangsbasis einer künftigen Flächenversion fungiert, ist die Einbeziehung von weiteren Pilotnotaren geplant. So sollen bereits in Kürze einige Notare der Notarkammer Baden-Württemberg am Pilotverfahren teilnehmen. Die Pilotphase soll noch bis Ende 2017 fortdauern.

Sehr geehrte Kolleginnen und Kollegen,

und welche Notarnet Produkte benötigen Sie? Die NotarNet GmbH hat ihr Angebot rund um den sicheren elektronischen Rechtsverkehr neu gestaltet. Mit dem neuen Notarnetz Pro wählen Sie jetzt einfach genau die Leistungen, die zu Ihren Ansprüchen und Ihrem Notariat passen. Weitere Informationen erhalten Sie in diesem Newsletter oder unter www.notarnetzpro.de.

Basismodul des Notarnetz Pro ist die Software XNotar, das ab der Version 3.5 um die Funktionen zum Versenden und Empfangen von EGVP-Nachrichten erweitert worden ist. Die Flächeneinführung des neuen XNotar-EGVP wird voraussichtlich gegen Ende 2014 erfolgen. Der von den meisten Notariaten genutzte EGVP-Client der Justiz wird zum 31.12.2015 eingestellt und kann dann nicht mehr von Anwälten oder Notaren genutzt werden. Eine Umstellung auf XNotar-EGVP spätestens im Laufe des kommenden Jahres wird empfohlen.

Darüber hinaus möchten wir Sie auf den in Schleswig-Holstein eröffneten elektronischen Grundbuchverkehr und die Möglichkeit des elektronischen Pflichtblattbezugs hinweisen.

Mit freundlichen Grüßen

Walter Büttner                                                                Dr. Andreas Goetze

Inhalt

• Notarnetz (Bürokommunikation, DSL, Mobile)
• XNotar-EGVP: Ablösung des EGVP-Clients der Justiz
• Elektronischer Grundbuchverkehr in Schleswig-Holstein
• Elektronischer Bezug von Pflichtblättern

Notarnetz (Bürokommunikation, DSL, Mobile)

Mit unserem erneuerten Angebot haben wir alle Leistungen rund um den elektronischen Rechtsverkehr und die sichere Kommunikation als Module von Notarnetz Pro zusammengefasst. Mit dem neuen Notarnetz Pro können Sie das gesamte Paket der aufeinander abgestimmten Leistungen oder individuell nur ausgewählte Module bestellen. Neben der bekannten XNotar-Software oder der Notarnetzbox, der Registerbox-Variante mit Internet-Surfschutz, bietet Notarnetz Pro Erweiterungen unseres Angebotes im Bereich der Sicherheit, Verfügbarkeit und Funktionalität, von denen wir im Folgenden einige vorstellen möchten.

Zu den E-Mail-Postfächern sind Kalender und Adressverwaltung hinzugekommen. So stehen nun E‑Mails, Termine und Fristen sowie Kontaktadressen komfortabel in Outlook, im Internetbrowser (Firefox oder Internetexplorer) oder dem Smartphone zur Verfügung. Die Teamfunktionalität ermöglicht einen gemeinsamen Zugriff auf die E-Mail-Ablage, Multikalendersicht und Kontakte.

Mit Notarnetz Mobil können Sie nun auch von unterwegs mit einem Smartphone auf E-Mail- und Kalenderdaten sicher zugreifen. Dies gilt natürlich auch für ein Notebook mit aufgeschalteter UMTS-Karte, mit der Sie auf Ihre Daten in Ihrem Bürosystem und im Notarnetz kommen. Dabei schützen die 2-stufige Absicherung und unsere zentrale Internetfirewall vor missbräuchlichem Zugriff aus dem Internet.

Ergänzend bieten wir günstige Mobiltarife und Geräte aus dem Telekom-Geschäftskundenangebot an, die Sie auch unabhängig vom Notarnetz Mobilzugang bestellen können. Laufende Tarifverträge aus dem Privat- oder Geschäftskundenangebot der Telekom können in den Rahmenvertrag übernommen werden. Bei Verträgen mit anderen Mobilfunkprovidern ist eine Rufnummernübernahme möglich.

Mit dem Notarnetz Pro - Modul Highspeed-DSL erhalten Sie zu günstigen Konditionen eine separate Geschäftskunden-DSL-Datenleitung passend zur Notarnetzbox mit Rundum-Service (Express-Entstörung der Leitung und Vorort-Austausch der Notarnetzbox). Eine vorhandene, mit dem Telefonanschluss verbundene DSL-Leitung kann abbestellt oder beispielsweise für ein Gäste-WLAN verwendet werden.

Bei Interesse erreichen Sie uns per E-Mail über kundenservice@notarnet.de oder telefonisch über die neu eingerichtete Kundenservice-Nummer 0800 3550 200. Weitere Informationen finden Sie auch auf unserer Webseite unter www.notarnetzpro.de oder www.notarnet.de.

XNotar-EGVP: Ablösung des EGVP-Clients der Justiz

Zum 31.12.2015 hat die Justiz den EGVP-Client, den Notare zur elektronischen Einreichung von Anmeldungen zum Handelsregister bundesweit und zur sicheren Übertragung von Anträgen zum Grundbuchamt in den Bundesländern Sachsen, Baden-Württemberg sowie Schleswig-Holstein verwenden, abgekündigt (siehe dazu auch http://www.egvp.de). Hintergrund ist das Gesetz zur Förderung des Elektronischen Rechtsverkehrs mit den Gerichten, welches jedenfalls für den Rechtsanwalt ab dem 01.01.2016 mit dem von der Bundesrechtsanwaltskammer zur Verfügung zu stellenden besonderen elektronischen Anwaltspostfach (§§ 130a ZPO, 31b BRAO) eine alternative Einreichemöglichkeit schafft. Die Justiz hat dies zum Anlass genommen, von den rechtsberatenden Berufen insgesamt – auch den Notaren – zu verlangen, sich um die notwendigen Einrichtungen für die sichere Gerichtskommunikation auf Basis von EGVP zu kümmern.

Da auch der künftige sogenannte Bürgerclient der Justiz von Notaren aufgrund von Funktionalitätseinschränkungen nicht verwendet werden kann, ist das soeben fertig gestellte und sich in der Version 3.5.50 im Pilotbetrieb bei einigen hundert Notaren befindliche Programm XNotar um die erforderlichen Funktionen zum Versenden und Empfangen von EGVP-Nachrichten erweitert worden. Die besonders einfache Handhabung beim Versand von fertig gestellten und signierten Handelsregisteranmeldungen und/oder elektronischen Grundbuchanträgen zeigt sich beispielsweise darin, dass anstelle des Buttons „Übergabe an EGVP“ nach Sichten und Signieren durch den Notar nunmehr der Button in „Absenden“ umbenannt wurde. Mit „Absenden“ kann die Anmeldung oder der Grundbuchantrag nunmehr ohne weiteren Zwischenschritt an das Gericht übermittelt werden.

Aber auch eingehende Nachrichten wie zum Beispiel Eintragungsnachrichten oder Zwischenverfügungen können empfangen sowie dem entsprechenden Vorgang zur Nachvollziehbarkeit zugeordnet werden. Versand und Empfang können dabei vom Notar oder von den Notariatsmitarbeitern veranlasst werden, was sich XNotar durch eine entsprechende Voreinstellung merkt. Das bisherige EGVP-Postfach auf dem Server der Justiz bleibt hierbei zunächst erhalten. Hiermit ist sichergestellt, dass durch die Umstellung auf den XNotar-EGVP-Client keine Nachrichten verloren gehen. Dazu siehe unten mehr.

Das Flächenupdate mit der XNotar-EGVP Version (3.5.xx) wird voraussichtlich gegen Ende 2014 erfolgen. Soweit Sie bereits jetzt Interesse an der Teilnahme am Pilotbetrieb haben, können Sie in XNotar unter Einstellungen - Notar - Allgemein das Häkchen bei "Auch auf Pilot-Versionen aktualisieren“ setzen. Dann wird Ihnen beim nächsten Start an allen Rechnern mit XNotar das entsprechende Update angeboten. Eine Anleitung zur Umstellung des EGVP auf XNotar-EGVP finden Sie unter http://elrv.info/_downloads/software/XNotar-Administration-3-5.pdf. Die Umstellung wird Ihnen nach dem Update auf die Version 3.5 automatisiert beim ersten Start von XNotar angeboten.

Wichtiger Hinweis: XNotar-EGVP funktioniert nur an Rechnern, die im Notarnetz sind oder über eine Registerbox Zugang zu den zentralen Systemen der Bundesnotarkammer haben. Es läuft also umgekehrt auf allen Rechnern, mit denen ein Zugang zum Zentralen Testamentsregister und zum Notarportal möglich ist.

Neben der neuen Nachrichtenfunktion beinhaltet XNotar 3.5 weitere Verbesserungen und Fehlerbehebungen. Beispielsweise wurde ein neuer Anmeldefall für die Errichtung einer GmbH mit Musterprotokoll geschaffen, um die Erfassung entsprechender Vorgänge zu vereinfachen. Außerdem wurde der Elektronische Rechtsverkehr in Grundbuchsachen mit (zusätzlichen) vereinfachten Erfassungsmasken speziell für Schleswig-Holstein umgesetzt.

Erst in einem weiteren späteren Schritt werden auch alle noch bis ins Jahr 2015 auf dem Justiz-Server geführten EGVP-Postfächer, auf die dann mit XNotar-EGVP oder bis Ende 2015 auch noch mit dem EGVP-Client zugegriffen werden kann, auf einen von der Bundesnotarkammer betriebenen eigenen Server umgezogen. Auch dabei wird sichergestellt sein, dass keine eingehenden Nachrichten verloren gehen. Schon heute möchten wir Sie darauf hinweisen, dass spätestens im Zuge der Vorbereitung dieser Postfachmigration die Angabe Ihres verbindlichen EGVP-Postfachs im Notarportal unter https://portal.bnotk.de und dort im Reiter „Eigene Daten“ - EGVP-ID aktuell und richtig hinterlegt sein muss. Soweit hier ein nicht erreichbares oder - wie bei 20% aller Notare - leider gar kein EGVP-Postfach im Portal hinterlegt ist, werden wir Sie daraufhin ansprechen. Falls Sie Ihre EGVP-ID proaktiv ermitteln und im Notarportal hinterlegen wollen, sei auf die folgende Anleitung verwiesen: http://www.elrv.info/_downloads/notarverzeichnis/Eintrag_GovelloID_NP.pdf.

Soweit Sie bisher XNotar nicht verwenden, kann dies mit Ablauf des Jahres 2015 erforderlich werden, wenn Sie bisher den von der Justiz kostenfrei zur Verfügung gestellten EGVP-Client verwenden. XNotar kann über die NotarNet GmbH zum unveränderten Jahrespreis von 250,00 € zzgl. der gesetzlich gültigen Umsatzsteuer von Notaren bezogen werden (http://www.elrv.info/de/software/bestellung-und-preise.php). Für Notare, die ein Softwareprogramm verwenden, welches einen eigenen EGVP-Client beinhaltet, wird die Bundesnotarkammer nach Vornahme der vorstehend beschriebenen Postfachmigration die erforderlichen Schnittstellen zur Verfügung stellen, um solchen sogenannten Drittprogrammen den Zugang zum Postfach zu ermöglichen. Diesbezüglich werden wir uns mit den entsprechenden Herstellern demnächst in Verbindung setzen.

Allgemeine Informationen zu XNotar finden Sie unter http://www.notarnet.de.

Elektronischer Grundbuchverkehr in Schleswig-Holstein

a) elektronische Grundbuchanträge an das Grundbuchamt Kiel

Zum 1. September 2014 wurde der elektronische Rechtsverkehr in Grundbuchsachen in Schleswig-Holstein zunächst nur am Amtsgericht – Grundbuchamt – Kiel eröffnet.

Für Notare gilt seitdem, dass sie Dokumente an das Grundbuchamt Kiel ausschließlich elektronisch übermitteln müssen. Eine Ausnahme gilt nur für Pläne und Zeichnungen, die ein größeres Format als DIN A 3 aufweisen. Mit den Dokumenten sind zudem Fachdaten in strukturierter maschinenlesbarer Form im Format XML auf Basis des XJustiz-Standards zu übermitteln.

Die Übermittlung der Dokumente und strukturierten Daten erfolgt wie im Registerverfahren über das „Elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach EGVP“. Hierfür steht einerseits der „EGVP-Client“ der Justiz, nunmehr aber auch die Pilotversion XNotar 3.5 mit integriertem EGVP-Modul zur Verfügung. Lesen Sie hierzu bitte auch den Beitrag „Ablösung des EGVP-Clients der Justiz“ in diesem Newsletter.

Zu beachten ist, dass mit Eingang des elektronischen Grundbuchantrags auf dem EGVP-Server der Justiz, dem sogenannten Intermediär, der Antrag beim Grundbuchamt eingegangen ist, § 136 Abs. 1 S. 1 GBO. Das EGVP-Sendeprotokoll könnte zum Nachweis des Eingangs in die Nebenakte aufgenommen werden.

Der automationsgestützte Eingang hat ggf. Auswirkungen auf die Steuerung des Rangverhältnisses, wenn innerhalb einer elektronischen Einreichung die Eintragung mehrerer Rechte mit bestimmten Rangverhältnis untereinander beantragt werden sollen. Um ggf. aufwändige Prüfungen beim Versand zu vermeiden, empfiehlt es sich für das elektronischen Grundbuchverfahren, Erklärungen zur Rangfolge bereits in der notariellen Urkunde oder – bei Vorliegen einer Vollmacht an den Notar – in den Antrag aufzunehmen. Widrigenfalls sollten separate XNotar-Vorgänge mit sukzessiver elektronischer Einreichung erwägt werden.

b) Übermittlung von Grundbuchanträgen mit XNotar

Grundbuchanträge an das Amtsgericht Kiel können mit dem Grundbuchmodul von XNotar erfasst werden, welches bereits im Jahr 2012 realisiert wurde und sich im elektronischen Grundbuchverkehr in Baden-Württemberg und Sachsen bewährt hat. Die Abläufe im Grundbuchmodul wurden hierbei weitgehend dem Verfahren bei Registeranmeldungen angeglichen.

An die Grundbuchämter in Schleswig-Holstein sind nur grundlegende Fachdaten in strukturierter Form zu übermitteln. Hierzu gehören die Bezeichnung der betroffenen Grundbuchstelle (Amtsgericht, Grundbuchbezirk, Blattnummer) sowie nähere Angaben zu den Dokumenten (Dokumentendatum, Dokumentenart).

Die Landesverordnung über den Elektronischen Rechtsverkehr des Landes Schleswig-Holstein wurde entsprechend angepasst (Gesetz- und Verordnungsblatt für Schleswig-Holstein 2014 vom 28.08.2014 (Nr. 9, S. 222 - 222)). Die auf § 3 dieser Verordnung basierende Internet-Bekanntmachung, welche Details zur Einreichung insbesondere im Hinblick auf § 136 Abs. 3 GBO regelt, wurde noch nicht auf den elektronischen Rechtsverkehr in Grundbuchsachen aktualisiert.

Wenn Sie die aktuelle Flächenversion von XNotar 3.4.8x einsetzen, können Sie daher bei Anträgen an das Grundbuchamt Kiel als Antragsart immer „Sonstiger Antrag“ wählen. Detailangaben zu Grundschuld oder Auflassungsvormerkung wie in Sachsen werden auf Justizseite in Schleswig-Holstein nicht verarbeitet und sind nicht zu erfassen.

Möchten Sie es komfortabler haben, können Sie die derzeitige produktionsreife Pilotversion XNotar 3.5.50 verwenden. Neben der Haupterweiterung, dem integrierten EGVP-Modul, berücksichtigt diese Pilotversion die reduzierte Datenerfassung für das Grundbuchverfahren in Schleswig-Holstein und auch weitere Verbesserungen bei der Erfassung von Vorgängen.

Näherer Informationen zur Installation von XNotar 3.5.50 finden Sie unter http://elrv.info/de/service/faq/detail_faq.php?we_objectID=912.

c) Ausblick

Zum 1. Dezember 2014 wird der elektronische Grundbuchverkehr auf das Amtsgericht Eckernförde ausgeweitet; die übrigen Grundbuchämter sollen im Monatsrhythmus ab Februar 2015 bis Dezember 2016 folgen.

Ein besonderes Update von XNotar ist dann nicht erforderlich. XNotar aktualisiert entsprechende Konfigurationsdateien zu gegebener Zeit automatisch, so dass eine Antragstellung an die weiteren Grundbuchämter in Schleswig-Holstein termingerecht möglich ist.

Eine Übersicht über alle grundbuchamtlichen Zuständigkeiten einschließlich der (geplanten oder bereits erfolgten) Eröffnung des elektronischen Rechtsverkehrs in Grundbuchsachen kann der Rubrik „Grundbuchamtssuche“ auf www.notar.de entnommen werden.

Elektronischer Bezug von Pflichtblättern

Die in § 32 BNotO genannten Verkündungsblätter sind zunehmend elektronisch verfügbar. Im Rundschreiben Nr. 10/2010 vom 01.04.2010 hat die Bundesnotarkammer die Anforderungen an den elektronischen Bezug von Pflichtpublikationen behandelt. Um § 32 BNotO zu erfüllen, dürfte es danach insbesondere regelmäßig erforderlich sein, die als Datei erhaltene Publikation im Notariat zu speichern.

Teilweise erscheinen die Blätter bereits ausschließlich elektronisch. Notare können in der Web-Anwendung zum Notarverzeichnis diejenigen Verkündungsblätter, die durch den jeweiligen Herausgeber kostenfrei als Datei bereitgestellt werden, zum Versand an eine frei wählbare E-Mail-Adresse abonnieren.

Hierbei handelt es sich derzeit um die folgenden Blätter:

• Gesetzblatt für Baden-Württemberg

• Die Justiz – Amtsblatt des Justizministeriums Baden-Württemberg

• Bayerisches Justizministerialblatt

• Gesetz- und Verordnungsblatt für das Land Brandenburg

• Justizministerialblatt für das Land Brandenburg

• Hamburgisches Gesetz- und Verordnungsblatt

• Hamburgisches Justizverwaltungsblatt

• Justizministerialblatt für das Land Nordrhein-Westfalen

• Justizblatt Rheinland-Pfalz

• Amtsblatt des Saarlandes Teil I

• Sächsisches Justizministerialblatt

• Justizministerialblatt Hessen

Sobald weitere kostenfrei elektronisch verfügbare Blätter hinzutreten, wird die Bundesnotarkammer diese in ihren Dienst aufnehmen und darüber in geeigneter Weise informieren. Aktuell wird geprüft, ob auch das Bundesgesetzblatt Teil I als Bürgerversion angeboten werden kann.

Ist eine E-Mail-Adresse gespeichert, versendet die Bundesnotarkammer jeweils unverzüglich nach dem Erscheinen einer neuen Ausgabe diese im PDF-Format an die eingegebene Adresse (Push-Dienst).

Das Menü zum Abonnement der Blätter findet sich in der Web-Anwendung zum Notarverzeichnis nach Eingabe der Zugangsdaten unter „Aktionen/Pflichtbezugsblätter abonnieren“. Ihre Zugangsdaten sind mit denen für das Zentrale Vorsorgeregister identisch. Demnächst wird das Abonnement des elektronischen Bezugs in das Notarportal unter portal.bnotk.de integriert. Im Notarportal kann unter Eigene Daten auch die eigene E-Mail-Adresse des Notars gespeichert werden.

Bundesgesetzblatt für Notarnetz-Kunden

Die Kunden der NotarNet GmbH, die am Notarnetz teilnehmen, können in der Web-Anwendung zum Notarverzeichnis auch das Bundesgesetzblatt Teil I ohne Zusatzkosten zum elektronischen Bezug abonnieren. Die NotarNet GmbH bezieht die entsprechenden PDF-Dateien unmittelbar von der Bundesanzeiger Verlagsgesellschaft mbH. Die Abonnentenversion der Datenbank Bundesgesetzblatt online ist ebenfalls aus dem Notarnetz frei und ohne Eingabe von Zugangsdaten zugänglich. Dort kann das Bundesgesetzblatt Teil I und II im Volltext durchsucht, heruntergeladen und ausgedruckt werden. Um die Datenbank zu nutzen, betätigen Sie auf der Seite http://www.bundesgesetzblatt.de/ die Schaltfläche >Anmelden im Kästchen "Bundesgesetzblatt" ohne Eingabe von Benutzername und Kennwort.

Sehr geehrte Kolleginnen und Kollegen,

mit diesem Newsletter möchten wir zunächst ein Thema aufgreifen, über das in der Fachpresse zuletzt vielfach kritisch berichtet wurde. Im Mittelpunkt der Kritik steht die neue Version des Betriebssystems von Windows (Windows 10), die eine erheblich ausgeweitete Nutzung von Daten durch Microsoft zum Optimieren eigener Systeme ermöglicht. Dadurch könnten auch auf dem Server eines Notariats befindliche Informationen betroffen sein.

Des Weiteren möchten wir Sie auf den eröffneten elektronischen Grundbuchverkehr in Rheinland-Pfalz sowie auf den aktuellen Stand dieses Prozesses in Schleswig-Holstein hinweisen.

Die Mobilität in der Berufswelt gewinnt zunehmend auch für den Notarberuf an Bedeutung. Die Gewährleistung sicheren mobilen Arbeitens mit technischen Hilfsmitteln ist eine der Aufgaben der NotarNet GmbH, die Ihnen die entsprechenden Produkte bieten möchte, damit Sie bequem von unterwegs arbeiten können.

Schließlich berichten wir in diesem Newsletter über den aktuellen Stand der Projekte, die von der NotarNet GmbH aktuell umgesetzt werden. Die sichere Beteiligtenkommunikation hat vor dem Hintergrund der notariellen Verschwiegenheitspflicht einen hohen Stellenwert. Dies soll das besondere elektronische Notarpostfach (beN) sicherstellen, das eine verschlüsselte Kommunikation zwischen dem Notar und den Beteiligten ermöglicht. Das System der sicheren Beteiligtenkommunikation befindet sich seit kurzem in der Pilotierungsphase. Auch für das elektronische Notaranderkonto (ENA), über das wir in der Vergangenheit berichtet haben, wird die Testphase fortgesetzt, wobei demnächst weitere Notare in das Pilotverfahren einbezogen werden sollen. Noch in der Frühphase befindet sich hingegen die Neuentwicklung des Programms XNotar 4. Dieses soll einerseits das in seiner Technologie veraltete System XNotar 3.X ablösen und anderseits mit Blick in die Zukunft die notwendige Infrastruktur für die Bedienung einzelner Systeme, wie z.B. der zentralen Register, sowie des künftigen Urkundenarchivs darstellen.

Wir wünschen eine spannende Lektüre und verbleiben mit freundlichen Grüßen

Walter Büttner                                                                Dr. Vladimir Primaczenko

Inhalt

• Windows 10
• Start des elektronischen Grundbuchverkehrs in Rheinland-Pfalz
• Elektronischer Grundbuchverkehr in Schleswig-Holstein
• beN - Sichere Beteiligtenkommunikation
• Notarnetz-Mobil für Smartphone und mobile Arbeitsplätze
• Neuentwicklung von XNotar
• System zur Führung von Elektronischen Notaranderkonten (ENA) – Fortführung des Pilotbetriebs

Windows 10

Das neue Microsoft Betriebssystem Windows 10 speichert in bisher nicht da gewesenem Maße Nutzungs-, Bewegungs- und Inhaltsdaten auf dem Rechner und in der Microsoft-Cloud¹. Anwendungen des Nutzers können diese Daten verwenden und Microsoft verwendet diese angeblich, um das System zu optimieren. Eine vollständige Deaktivierung von Datenübermittlungen ist nach datenschutzrechtlichen Grundsätzen nur unübersichtlich und mit sachkundiger Unterstützung oder tiefgehender Beschäftigung möglich. Das neue Betriebssystem befindet sich derzeit bereits im Rollout, es lässt sich als einfaches meist kostenfreies Update laden.

Wenn die Einstellungen nicht professionell vorgenommen wurden, kann der Benutzer nicht immer sicher ausschließen, dass personenbezogene Daten und/oder vertrauenswürdige Dokumente auf den Servern von Microsoft landen und dort ausgewertet werden².

Derzeit beschäftigen sich sowohl universitäre Einrichtungen³; als auch professionelle IT-Serviceunternehmen mit den diversen Frage- und Problemstellungen zur Erreichung einer dem deutschen Datenschutzrecht gerecht werdenden Lösungen.

Es wird empfohlen, das das Notariat betreuende Fachunternehmen auf die Vertraulichkeitsproblematik des Betriebssystems Windows 10 explizit hinzuweisen. Auch beim Einsatz von Windows 10 gelten weiterhin die EDV-Empfehlungen der Bundesnotarkammer:

• Rundschreiben Nr. 41/1996 vom 30.10.1996: Sicherung der notariellen Verschwiegenheitspflicht bei EDV-Installation und -Wartung
• Rundschreiben Nr. 13/2004 vom 12.03.2004: Empfehlungen zur sicheren Nutzung des Internet
• Empfehlungen der Bundesnotarkammer vom Mai 2005: EDV-Empfehlungen für Notarinnen und Notare, Notarprüferinnen und Notarprüfer und Softwarehersteller im Hinblick auf eine dienstordnungsgerechte Führung der Bücher, Verzeichnisse und Übersichten im Notariat

______________________

¹ Siehe zum Beispiel http://www.verbraucherzentrale.de/windows10; zuletzt abgerufen am 01.03.2016
² Hinweise zu Einstellungen des Betriebssystems siehe zum Beispiel unter http://www.heise.de/newsticker/meldung/Windows-10-Datensammelwut-beherrschen-2774941.html; zuletzt abgerufen am 01.03.2016
³ Siehe zum Beispiel http://tu-dresden.de/die_tu_dresden/zentrale_einrichtungen/zih/publikationen/zih_info/zih_info_99#5; zuletzt abgerufen am 01.03.2016

Start des elektronischen Grundbuchverkehrs in Rheinland-Pfalz

Das Ministerium der Justiz und für Verbraucherschutz in Rheinland-Pfalz hat angekündigt, den elektronischen Rechtsverkehr in Grundbuchsachen zum 2. Mai 2016 zu eröffnen, und zwar zunächst nur an den Amtsgerichten in Bitburg, Pirmasens und Zweibrücken.

Für alle Notarinnen und Notare gilt ab dem Eröffnungszeitpunkt, dass sie Dokumente an die Grundbuchämter Bitburg, Pirmasens und Zweibrücken ausschließlich elektronisch übermitteln müssen. Eine Ausnahme gilt nur für Pläne und Zeichnungen, die ein größeres Format als DIN A 3 aufweisen. Mit den Dokumenten sind zudem Fachdaten in strukturierter maschinenlesbarer Form im Format XML auf Basis des XJustiz-Standards zu übermitteln.

Die Übermittlung der Dokumente und strukturierten Daten erfolgt wie im Registerverfahren über das „Elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach EGVP“.

Die elektronischen Grundbuchanträge können wie bereits an Grundbuchämter in Baden-Württemberg, Sachsen und Schleswig-Holstein mit dem Grundbuchmodul von XNotar erfasst und übermittelt werden. Die Liste der in XNotar verfügbaren Grundbuchämter einschließlich Grundbuchbezirken und Gemarkungen wird zum 2. Mai 2016 um die Daten der Grundbuchämter Bitburg, Pirmasens und Zweibrücken ergänzt. Diese Liste wird beim Start des Grundbuchmoduls sodann automatisch aktualisiert.

Das Grundbuchmodul in XNotar können Sie – falls nicht bereits geschehen – in der Maske Verwaltung -> Allgemein aktivieren.

Weitere Informationen zum Grundbuchmodul von XNotar finden Sie unter http://elrv.info/de/software/xnotar/XNotar_GB.php.

Elektronischer Grundbuchverkehr in Schleswig-Holstein

In Schleswig-Holstein wurde in den Jahren 2014 und 2015 beginnend mit dem Amtsgericht Kiel an mittlerweile zwölf Grundbuchämtern der elektronische Rechtsverkehr in Grundbuchsachen eröffnet.

Das Ministerium für Justiz, Kultur und Europa des Landes Schleswig-Holstein hat zwischenzeitlich mitgeteilt, dass die ursprünglich für 2016 geplante Eröffnung an den restlichen zehn Standorten jedenfalls für das erste Halbjahr 2016 ausgesetzt wurde. Ein neuer Rolloutplan wird erarbeitet.

Da die Einreichung von Papieranträgen bei den Grundbuchämtern zu einer erheblichen Verlängerung der Bearbeitungszeiten führt, wurde um einen erneuten Hinweis gebeten, dass für alle Notarinnen und Notare eine Verpflichtung zur elektronischen Einreichung von Grundbuchanträgen an die Grundbuchämter Kiel, Eckernförde, Ahrensburg, Niebüll, Plön, Pinneberg, Eutin, Rendsburg, Neumünster, Husum, Norderstedt und Bad Segeberg besteht.

beN - Sichere Beteiligtenkommunikation

Der einfache und schnelle elektronische Austausch von Dokumenten ist in vielen Fällen für den Notar und Beteiligte von Vorteil. Dabei sind die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und die Sicherstellung der Identität von Absender und Empfänger entscheidende Kriterien. Eine einfach zu handhabende Lösung ist die beN Beteiligtenkommunikation der Notarnet GmbH.

Nach Erhalt der Zugangsdaten zur beN Beteiligtenkommunikation (beN steht für „besonderes elektronisches Notarpostfach“) können Sie sofort mit dem sicheren Austausch von Nachrichten und Dokumenten zwischen Ihnen und von Ihnen eingeladenen Beteiligten beginnen; und das ohne lokale Installation bei Ihnen oder den Empfängern Ihrer Nachrichten. Eingeladene Beteiligte erhalten von Ihnen mündlich oder automatisch per SMS das Kennwort und einen Link zum Aufruf der Anwendung per E-Mail. Über neue eingegangene Nachrichten wird der Beteiligte ebenfalls per E-Mail benachrichtigt.

Im Gegensatz zur traditionellen E-Mail werden die Nachrichten und Dokumente nicht nur transport-, sondern vor allem auch inhaltsverschlüsselt. Sie können ausschließlich vom Nachrichtenersteller und den ausgewählten Empfängern entschlüsselt und gelesen werden. Die Verschlüsselung erfolgt dabei bereits auf dem Computer des Nachrichtenerstellers und ist deshalb auf dem Weg zum Empfänger für niemanden einsehbar, nicht einmal für den Betreiber des Systems selbst (Ende-zu-Ende Verschlüsselung). Die maximale Dateigröße für eine zu übermittelnde Datei liegt derzeit bei 50 Megabyte, eine Nachricht kann mehrere Anhänge enthalten.

Empfänger- und Absenderadressen können anders als beim E-Mail-Verfahren nicht gefälscht werden, da sie unter anderem auch automatisch signiert werden. Es entfällt also auch die Problematik bei eingehenden Nachrichten zunehmend perfekt gefälschte, mit gefährlichem Schadcode behaftete E-Mails von tatsächlichen Mitteilungen der Beteiligten unterscheiden zu müssen.

Derzeit wird das System pilotiert. Interessenten können sich melden bei ben-pilot(at)bnotk.de. Geben Sie bitte an, wenn Sie nicht als Pilotnotar teilnehmen möchten. Während der laufenden Pilotierung können Sie die Anwendung kostenlos nutzen. Nach Abschluss der Pilotierung werden nach aktueller Planung pro Notar 19,00 € monatlich zuzüglich Umsatzsteuer berechnet. In der Grundausstattung sind 2 GB Speicherkontingent enthalten. Das Kontingent kann nach Bedarf erweitert werden (pro 1 GB Speichererweiterung 1,00 € monatlich zuzüglich USt.).

Notarnetz-Mobil für Smartphone und mobile Arbeitsplätze

Sie möchten sicher von zu Hause oder unterwegs auf das Internet, Ihre E-Mails, Termine, das Kanzleinetzwerk oder die zentralen Dienste im Notarnetz zugreifen?

Notarnetz Mobil bietet Ihnen gewohnt hohe Sicherheitsstandards für den Zugriff per Notebook, Tablet und Smartphone. Mit Notarnetz Mobil erhalten Sie einen Mobilzugang mit Internetschutz, den sicheren Zugang in ein mit Notarnetzbox angeschlossenes Kanzleinetzwerk und auf Wunsch einen Mobilfunk-Datentarif sowie ein passendes Tablet, Smartphone oder einen Stick für das Notebook.

Der Notarnetz-Mobilzugang setzt auf einem Mobilfunk-Datentarif auf. Derzeit gibt es Verbindungen vom Telekom- und Vodafone-Mobilfunknetz zum Notarnetz.  Passende Telekom-Geschäftskunden-Mobiltarife werden über die NotarNet GmbH bestellt – mit oder ohne Geräte. Bereits bestehende Telekom-Privat- oder Geschäftskundenverträge können Sie ohne Sperrfrist und Laufzeitverlängerung überführen lassen. Bei Mobilfunkverträgen mit anderen Anbietern, ist die Übernahme der Rufnummer möglich. Bei Vodafone ist ein Geschäftskundentarif erforderlich, der Vodafone Corporate Data Access unterstützt.

Bei Interesse schicken Sie uns bitte eine E-Mail an die Adresse kundenservice(at)notarnet.de.

Neuentwicklung von XNotar

Die Software XNotar in der Version 3.X wird in vielen Notariaten zur elektronischen Einreichung von Strukturdaten und elektronischen beglaubigten Urkunden zum Handelsregister und Grundbuchamt verwendet. Ein EGVP-Client zur Kommunikation mit den Gerichten ist integriert. Aktuell werden die dahinterliegenden Notarpostfächer auf einen Server der Bundesnotarkammer umgezogen („EGVP-Postfachmigration“). Außerdem wird für jeden Notar ein eindeutiges Postfach nach § 174 ZPO (i.d.F. ab 1.1.2018) eingerichtet, an das verbindlich Zustellungen an den Notar erfolgen können. Diese eindeutig adressierbare Empfangsfunktion ist Teil der Entwicklung des besonderen elektronischen Notarpostfachs (beN).

XNotar 3.X ist jedoch seit 2005 in unveränderter Grundtechnologie entwickelt, die nunmehr einem kompletten sog. Redesign – also einer Neuentwicklung – unterworfen wird. Das XNotar-Altsystem hat technologisch das Ende des Lebenszyklus erreicht, so dass viele heute übliche Funktionen nicht mehr oder nur mit unverhältnismäßigem Aufwand zu erreichen sind. Auch ist im Hinblick auf künftige Anforderungen im elektronischen Rechtsverkehr mit Mandanten und Behörden sowie zur Nutzung eines vorgesehenen Elektronischen Urkundenarchivs ein zeitgemäßes System erforderlich, das die einfache und rechtssichere Bedienung durch Notare und ihre Mitarbeiter ermöglicht.

Die XNotar-Neuentwicklung unter dem Entwicklungsnamen „XNotar 4.0“ erfolgt unter der maßgeblichen Zielvorgabe der Portierung von XNotar 3.X auf eine neue, leicht erweiterbare technologische Basis – unter Beachtung der sehr hohen Anforderungen an die Datensicherheit, Verfügbarkeit und die Performance der Plattform. Sie soll mit den Modulen zur elektronischen Grundbuchantragstellung (Immobilienmodul), Handelsregisteranmeldung (Gesellschaftsmodul) und dem besonderen elektronischen Notarpostfach (beN) zur Gerichts- und Beteiligtenkommunikation (als Nachfolger des EGVP) im Jahr 2018 fertig gestellt und nachfolgend an die XNotar-Kunden ausgeliefert werden. Zur fachlichen Begleitung, Test der Software und Sicherstellung der Anwenderfreundlichkeit wurde ein XNotar-Anwendungsbeirat eingerichtet, der mit versierten Praktikern aus dem Notariat besetzt ist.

XNotar 4.0 könnte in der Folge auch zu einer Plattform zur einheitlichen Bedienung der beiden zentralen Register und des künftigen Urkundenarchivs für den Notar ausgebaut werden und weitere Funktionen wie einen Kostenrechner und – soweit dies in Zukunft rechtlich zulässig wäre – zur Führung Elektronischer Notaranderkonten (ENA) beinhalten. Auch Erweiterungen für das besondere elektronische Notarpostfach hinsichtlich der Kommunikation zu Behörden und ein Zuständigkeitsdienst, der Informationen über Zuständigkeiten und den Versand bezieht, könnte integriert werden. Ebenso angedacht ist ein Modul zur elektronischen Bestellung von Notarvertretern.

System zur Führung von Elektronischen Notaranderkonten (ENA) – Fortführung des Pilotbetriebs

Um den stetig zunehmenden Anfragen von Banken und Notaren nach einem zeitgemäßen Notaranderkonto zu begegnen, arbeitet die Bundesnotarkammer aktuell intensiv an der Umsetzung eines Konzepts für eine elektronische Führung von Notaranderkonten. Ein solches System zur Führung von Elektronischen Notaranderkonten (ENA) soll zum einen eine im Vergleich zum bisherigen schriftlichen Verfahren höhere Sicherheit aufweisen, zum anderen den Verwaltungsaufwand für Notare und den Prüfungsaufwand für Geschäftsprüfer deutlich reduzieren und darüber hinaus wesentlich transparenter für alle Verwahrungsbeteiligten sein. Dies soll durch folgende Funktionalität erreicht werden:

• Freigabe der Zahlungsaufträge durch den Notar mittels Signaturkarte
• Abgesicherte und verschlüsselte Verbindung zwischen dem Notarnetz und dem Bankrechenzentrum
• Verknüpfung von ENA mit dem Massen- und Verwahrungsbuch
• Transparenzmaßnahmen, d.h. eine automatische und zeitnahe Information der wirtschaftlich Berechtigten über alle wesentlichen Vorgänge, die die Kontoführung betreffen

Bereits im August 2013 hat die Bundesnotarkammer die Pilotphase für das Projekt ENA eingeleitet. Aktuell nehmen zwölf Notare der Rheinischen Notarkammer und der Hamburgischen Notarkammer am Pilotverfahren teil und testen das System ENA. Da die Dienstordnung für Notarinnen und Notare (DONot) die Führung von Notaranderkonten mittels „Datenfernübertragung“ verbietet, haben die Justizverwaltungen des Landes Nordrhein-Westfalen und der Freien und Hansestadt Hamburg für die Durchführung des Pilotprojekts die rechtlichen Rahmenbedingungen durch Dispensierung der entgegenstehenden Vorschriften der DONot geschaffen. Für die jetzige Testversion des Systems, die als fachliche und technische Ausgangsbasis einer künftigen Flächenversion fungiert, ist die Einbeziehung von weiteren Pilotnotaren geplant. So sollen bereits in Kürze einige Notare der Notarkammer Baden-Württemberg am Pilotverfahren teilnehmen. Die Pilotphase soll noch bis Ende 2017 fortdauern.

Sehr geehrte Damen und Herren,

zum 1. Juli 2012 startet der elektronische Rechtsverkehr in Grundbuchsachen in Baden-Württemberg an zunächst vier badischen Grundbuchämtern. Weitere werden voraussichtlich noch im Laufe dieses Jahres folgen. Bei allen umgestellten Grundbuchämtern können Anträge dann nur noch elektronisch eingereicht werden. Unter www.notar.de können Sie sich tagesaktuell darüber informieren, welche Grundbuchämter in Deutschland bereits am (obligatorischen) elektronischen Rechtsverkehr teilnehmen.

Große Veränderungen stehen in diesem Jahr bei XNotar bevor. In Kürze werden wir Ihnen ein Update auf eine Version mit Grundbuchmodul zum Download bereitstellen. Aus technischen Gründen, die außerhalb unseres Einflussbereiches liegen, kann der programminterne Updater dieses Mal leider nicht genutzt werden. Näheres dazu erfahren Sie hier. Schon heute arbeiten wir darüber hinaus an einem weiteren XNotar-Update, im Rahmen dessen die Funktionen des EGVP-Client vollständig in XNotar integriert werden. Wir planen, Ihnen dieses noch im Laufe des IV. Quartals zur Verfügung stellen zu können.

Nach seinem erfolgreichen Start ist das Zentrale Testamentsregister der Bundesnotarkammer demnächst auch über Webservice-Dienste zu erreichen. Das bedeutet, dass – entsprechende Weiterentwicklung durch die Notarsoftwarehersteller vorausgesetzt – Registrierungsdaten für erbfolgerelevante Urkunden künftig direkt aus der Notarsoftware heraus an das Zentrale Testamentsregister übergeben werden können, so dass eine mehrfache Dateneingabe von Urkunden- und Personendaten entfällt. Aktuell befindet sich diese Funktionalität im Test mit einigen wenigen Herstellern. Wie angekündigt werden diese Funktionen im Sommer 2012 sukzessive produktiv gestellt.

Die deutschen Notare stehen bei der Nutzung elektronischer Medien unter den juristischen Berufen in Deutschland an der Spitze. Dem trägt auch die NotarNet GmbH Rechnung und wird im II. Halbjahr 2012 damit beginnen, anstelle der bisherigen Papierrechnungen für ihre Produkte auf einen vollständigen elektronischen Rechnungsversand umzustellen. Für Sie als Notar ist dies nichts Neues mehr: Sie kennen das Verfahren bereits vom Zentralen Testamentsregister.

Zu guter Letzt dürfen wir noch einmal an den 28. Deutschen Notartag erinnern, der vom 29. August bis zum 1. September 2012 in Köln stattfindet. Die NotarNet GmbH wird auf dem Notartag als Aussteller vertreten sein, und u.a. neue Funktionen des Notarnetzes in den Bereichen E-Mail, Kalender und Kontakte sowie die verbesserte Unterstützung von mobilen Endgeräten vorstellen. Wir würden uns freuen, Sie dort begrüßen zu können.

Mit freundlichen Grüßen

Walter Büttner                        Dr. Tobias Kruse

Inhalt

• Start des elektronischen Grundbuchverkehrs in Baden-Württemberg am 1. Juli 2012
• Neue Auskunftsseite notar.de ist online
• Neuerungen bei XNotar
• Elektronischer Rechnungsversand
• Webservices
• Notartag

Start des elektronischen Grundbuchverkehrs in Baden-Württemberg am 1. Juli 2012

Bereits in unseren letzten Newslettern hatten wir Sie über die Pläne zur Einführung des elektronischen Rechtsverkehrs auch im Grundbuchbereich informiert. Am 1. Juli 2012 wird nun in Baden-Württemberg der Startschuss an den badischen Grundbuchämtern Achern, Emmendingen, Tauberbischofsheim und Villingen-Schwenningen gegeben. Anfang 2013 wird der elektronische Grundbuchverkehr dann auf insgesamt 13 Grundbuchämter ausgeweitet. Aufgrund einer parallel durchgeführten Grundbuchamtsreform werden bis 2018 schrittweise alle übrigen (der derzeit noch über 500) Grundbuchämter in Baden-Württemberg in diese 13 Grundbuchämter eingegliedert, so dass schon ab Juli 2012 die Zahl der nur noch elektronisch erreichbaren Grundbücher ständig – zum Teil im Wochenrhythmus – ansteigt.

Spätestens mit der Einführung des elektronischen Grundbuchverkehrs auch in Sachsen und Nordrhein-Westfalen voraussichtlich im Jahr 2013 wird die deutsche Grundbuchlandschaft für die Notare hinsichtlich der elektronischen oder noch papiergebundenen Antragsstellung unübersichtlich. Wo heute noch auf althergebrachte Weise schriftlich ein Antrag gestellt werden kann, kann dies morgen schon nicht mehr möglich sein. Aus diesem Grund hat die Bundesnotarkammer ihr Gerichtsverzeichnis weiter entwickelt und um Informationen zu Zuständigkeiten und Umstellungsterminen im Grundbuchbereich ergänzt. Diese Informationen sind abrufbar über unsere neue Auskunftsseite notar.de, die wir Ihnen nachfolgend kurz vorstellen. Darüber hinaus ist auch XNotar mit dem Gerichtsverzeichnis verknüpft und lässt eine elektronische Antragstellung bei einem Grundbuchamt nur dort zu, wo der elektronische Rechtsverkehr bereits eröffnet ist.

Neue Auskunftsseite notar.de ist online

notar.de ist online! Im Zusammenhang mit dem Aufbau des Zentralen Testamentsregisters hat die Bundesnotarkammer neben dem Notarverzeichnis zwei neue Verzeichnisse ins Leben gerufen: das Gerichtsverzeichnis und das Standesamtsverzeichnis. Diese Verzeichnisse stehen Notaren und Bürgern nun auf der einheitlichen Auskunftsseite notar.de über verschiedene Suchfunktionen zur Einsicht zur Verfügung.

Über die Notarsuche können Bürger einfach und komfortabel einen Notar in ihrer Nähe oder z.B. einen, der eine bestimmte Sprache spricht, suchen. Die Urkundensuche gibt Auskunft darüber, wo die Urkunden eines aus dem Amt geschiedenen Notars aufbewahrt werden. Für Notare von besonderem Interesse dürfte in den kommenden Jahren vor allem die Grundbuchamtssuche sein; diese beauskunftet nicht nur, welches Grundbuchamt für welche Gemarkung und welche politische Gemeinde zuständig ist, sondern auch, ob ein Grundbuchamt bereits elektronisch erreichbar ist oder noch nicht. Die Suche nach Standesämtern ermöglicht Bürgern und Notariaten die Ermittlung zuständiger Standesämter. Sie gibt beispielsweise die Antwort auf die Frage: „Welches Standesamt ist heute für die Erteilung einer Geburtsurkunde zuständig, wenn der Betroffene in einem historischen Ort geboren und die Geburt damals von einem heute nicht mehr existenten Standesamt beurkundet wurde?“ Darüber hinaus ist die Suche nach Gerichten (Betreuungsgericht, Nachlassgericht, Handelsregister) anhand ihrer örtlichen Zuständigkeit eingebettet.

Suchergebnisse werden übersichtlich in Listenform dargestellt. Mit einem Klick auf einen Listeneintrag öffnen sich weitere Details mit Adress- und Kommunikationsdaten, einem Kartenausschnitt und ggf. weiteren Inhalten. Details können über die Druck-Funktion des Browsers komfortabel ausgedruckt werden

Neuerungen bei XNotar

Große Neuerungen bringt das Jahr 2012 für XNotar.

Rechtzeitig zum Start des elektronischen Grundbuchverkehrs wurde XNotar um ein Grundbuchmodul erweitert. In Kürze wird die neue Version 3.4.62 im Rahmen eines regulären XNotar-Updates zum Herunterladen bereitgestellt werden. Aus technischen Gründen, die außerhalb unseres Einflussbereiches liegen, muss der Updateprozess in zwei Schritten durchgeführt werden, wobei der zweite Schritt in einem sog. Offline-Update besteht. Im Vorfeld der Installation ist darüber hinaus zu prüfen, welche Java-Version auf dem jeweiligen Arbeitsplatz installiert ist und gegebenenfalls ebenfalls ein Update durchzuführen. Nähere Informationen zur genauen Vorgehensweise erhalten Sie hier. Sollten Sie Schwierigkeiten bei der Installation haben, steht Ihnen unser Support in gewohnter Weise unter der Telefonnummer 0800 – 5 660 669 oder per Email unter support(at)notarnet.de zur Verfügung.

Darüber hinaus wird XNotar ab der Version 3.4.62 um eine Funktion zur Programmverbesserung durch Übermittlung und Auswertung von Systemdaten ergänzt. Aus Gründen der kontinuierlichen Produktverbesserung und Fehlerbeseitigung ist die Kenntnis von bestimmten technischen Informationen über die bei unseren Kunden eingesetzte Hard- und Software unerlässlich. Zu diesem Zweck erhebt XNotar ab der Version 3.4.62 auf allen Arbeitsplätzen, auf denen XNotar installiert ist, u.a. Daten zu den installierten Versionen von SigNotar, XNotar, SecSigner, Java, Windows, eingesetztem Kartenleser, genutztem Internetbrowser und die auf den XNotar-Arbeitsplätzen vorhandenen Hardware-Ressourcen. Die Systemdaten werden in unregelmäßigen Abständen aktualisiert und in anonymisierter Form an die NotarNet GmbH übermittelt, wo sie statistisch ausgewertet und dann gelöscht werden. Eine (auch nachträgliche) Zuordnung von Datensätzen zu einem bestimmten Notariat ist ausgeschlossen. Daten des Amtsgeschäfts selbst werden dabei weder erhoben noch übermittelt. Genauere Informationen können Sie der XNotar-Datenschutzerklärung entnehmen, die Ihnen auch bei der Installation der neuen Version sowie in der XNotar-Verwaltung angezeigt wird. Dort haben Sie selbstverständlich auch die Möglichkeit, die neue Funktion zur Programmverbesserung zu deaktivieren.

Voraussichtlich im IV. Quartal 2012 wird XNotar schließlich um ein umfangreiches Set an Funktionen erweitert, die heute der EGVP-Client der Justiz (www.egvp.de) ausführt. Künftig wird es damit möglich sein, Nachrichten an Register und Grundbuch mit XNotar nicht nur vorzubereiten, sondern sie auch zu versenden, zu empfangen und zu verwalten. Der EGVP-Client wird damit überflüssig und kann deinstalliert werden. Zwingend ist dies freilich nicht – wer Nachrichten weiterhin mit dem EGVP-Client senden und empfangen möchte, kann die bisherige Arbeitsteilung zwischen XNotar und EGVP-Client beibehalten. Ebenfalls unterstützt XNotar auch den parallelen Betrieb des EGVP-Clients, so dass beispielsweise im Bedarfsfall kurzfristig der Nachrichtenversand oder -empfang auf das jeweils andere Programm umgestellt werden kann.

Elektronischer Rechnungsversand

Ab dem III. Quartal 2012 wird die NotarNet GmbH beginnen, die bisher auf dem Papierweg übersandten Rechnungen für Notarnetzkunden und XNotar-Nutzer elektronisch zu versenden. In gleicher Weise wie auch beim Zentralen Testamentsregister wird jede Rechnung mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen und sodann über Ihr EGVP-Postfach zugestellt. Alternativ stellen wir Ihre Rechnung im Notarportal zum Download für Sie bereit und informieren darüber per E-Mail. Ebenso wie die Rechnungen des Zentralen Testamentsregisters werden auch diese Rechnungen allen Anforderungen genügen, um die steuerliche Absetzbarkeit sicherzustellen.

Webservices

Nach seinem erfolgreichen Start ist das Zentrale Testamentsregister der Bundesnotarkammer demnächst auch über Webservice-Dienste zu erreichen. Das bedeutet, dass – entsprechende Weiterentwicklung durch die Notarsoftwarehersteller vorausgesetzt – Registrierungsdaten für erbfolgerelevante Urkunden künftig direkt aus der Notarsoftware heraus an das ZTR übergeben werden können, so dass eine mehrfache Eingabe von Urkunden- und Personendaten entfällt. Aktuell befindet sich diese Funktionalität im Test mit einigen wenigen Herstellern. Wie angekündigt werden diese Funktionen im Sommer 2012 sukzessive produktiv gestellt.

Bisher wurden zehn Webservice-Dienste der Bundesnotarkammer in kurzen Entwicklungszyklen im Demo-System zum Test veröffentlicht. Diese umfassen das Notar-, Gerichts- und Standesamtsverzeichnis und ermöglichen die Auflistung bzw. gezielte Suche nach Amtstätigkeiten, Nachlass- und Registergerichten und Grundbuchämtern sowie deren Zuständigkeiten. Die ersten beiden ZTR-Dienste für das Hochladen neuer Registrierungen und für die Suche nach vorhandenen Urkunden werden voraussichtlich bis Ende Juni zum Test bereitgestellt.

Webservices im Test:

• Liste Nachlassgerichte
• Liste Registergerichte
• Liste Grundbuchämter
• Liste Grundbuchämter und deren Zuständigkeiten
• Liste Standesämter
• Suche zuständiges Nachlassgericht
• Suche zuständiges Registergericht
• Suche zuständige Grundbuchämter
• Suche zuständige Standesämter
• Suche Amtstätigkeiten (Notare)

In Bearbeitung:

• Neue ZTR-Registrierung
• Einsicht ZTR-Registrierungen (Suche Urkunden)

In Planung:

• Suche Sterbefälle (für Gerichte)
• Suche empfangene Urkunden (für Gerichte)
• Suche Mitteilungen
• Neue Erledigung (von Sterbefällen, empfangenen Urkunden und Mitteilungen)

Im Juli 2012 werden die zwei  ZTR-Dienste als erstes in den Produktivbetrieb übernommen. Im Jahr 2012 werden die vier in Planung befindlichen ZTR-Dienste realisiert und nach der Testphase mit allen weiteren Webdiensten sukzessiv produktiv geschaltet.

Notartag

Vom 29. August bis zum 1. September 2012 findet in Köln der 28. Deutsche Notartag statt. Hierzu möchten wir Sie auch im Namen der Bundesnotarkammer herzlich einladen. Nähere Informationen zum Programm finden Sie unter www.notartag.de. Dort können Sie sich auch zum Notartag anmelden. Die NotarNet GmbH wird auf dem Notartag als Aussteller vertreten sein, und u.a. neue Funktionen des Notarnetzes in den Bereichen E-Mail, Kalender und Kontakte sowie die verbesserte Unterstützung von mobilen Endgeräten vorstellen. Wir würden uns freuen, Sie dort begrüßen zu dürfen.