Elektronisches Urkundenarchiv

Das Gesetz zur Neuordnung der Aufbewahrung von Notariatsunterlagen und zur Einrichtung des Elektronischen Urkundenarchivs bei der Bundesnotarkammer ist im Bundesgesetzblatt verkündet worden (BGBl. 2017 I, 1396).

Die Digitalisierung in den Notariaten wird damit einen großen Schritt vorankommen. Das Gesetz enthält zum einen zahlreiche Änderungen der Bundesnotarordnung  und des Beurkundungsgesetzes, die im Wesentlichen, aber nicht ausschließlich der Einrichtung des Elektronischen Urkundenarchivs bei der Bundesnotarkammer dienen. Teilweise sind die Änderungen bereits am 9. Juni 2017 in Kraft getreten, teilweise werden sie am 1. Januar 2020 bzw. am 1. Januar 2022 in Kraft treten. Ab dem Jahr 2020 werden die Urkundenverzeichnisse und Verwahrungsverzeichnisse die Urkundenrollen und die Masse- und Verwahrungsbücher ablösen. Gleichzeitig wird erstmals die rein elektronische Nebenaktenführung zugelassen und hierfür ein Elektronischer Notaraktenspeicher eingerichtet. Ab 2022 sind dann alle Urkunden verpflichtend zu digitalisieren und in einer elektronischen Urkundensammlung zu verwahren. Die Papierurkunden können nach einem Übergangszeitraum vernichtet werden.

Mit dem Aufbau der für das Elektronische Urkundenarchiv erforderlichen Technik hat die Bundesnotarkammer bereits begonnen. Sie arbeitet dabei eng mit IT-Sicherheitsexperten zusammen, um die Vertraulichkeit und die Beweissicherheit der im Urkundenarchiv gespeicherten Daten für den gesamten Aufbewahrungszeitraum sicherzustellen. Sämtliche Daten werden über ein sicheres Netzwerk ins Elektronische Urkundenarchiv übertragen und dort individuell für jeden Notar verschlüsselt gespeichert.

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