¹ Wenn Proxy-Server im Einsatz sind, müssen diese bei der Konfiguration der Daten-Routen vom Arbeitsplatz zur Registerbox und zurück berücksichtigt werden. Durch Setzen von Proxy-Ausnahmen an den betreffenden Arbeitsplätzen werden die betreffenden Datenpakete gemäß den Routen-Einstellungen am Arbeitsplatz zur Registerbox geleitet und nicht zum Proxy-Server und von dort in das Internet. Wenn der Proxy-Server nicht beim Provider sondern im eigenen Netzwerk betrieben wird, können alternativ Regeln am Proxy-Server gesetzt werden, die die betreffenden Daten über die Registerbox leiten.

² Für die direkte IP-basierende Adressierung muss der IP-Netzbereich 77.76.214.0/23 (77.76.214.0 bis 77.76.215.255) über die Registerbox geleitet werden.

Eine Anleitung zum Umgang mit Notarvertretern in XNotar finden Sie hier:

Notarvertreter.pdf

Zum 1. Juli 2018 wurde in Hamburg der elektronische Rechtsverkehr beim Schiffsregister eröffnet. Zur Entgegennahme elektronischer Dokumente ist - wie auch beim Handelsregister - die elektronische Poststelle der Gerichte und Staatsanwaltschaften in Hamburg bestimmt.

Bei Einreichungen zum Schiffsregister sollen im Betreff die Registernummer des Schiffs (sofern bekannt) und der Schiffsname angegeben werden sollen.

Die Übermittlung von strukturierten Daten – wie z. B. bei Handelsregister-anmeldungen - ist bislang nicht vorgesehen.
 

Eine Anleitung für Einreichungen zum Schiffsregister mit XNotar finden Sie hier:

Schiffsregister.pdf

Obwohl XNotar nicht geöffnet ist, meldet es beim Start

XNotar wurde schon gestartet. Ein zweiter Aufruf ist nicht möglich.

 Hier konnte durch ein unerwartetes Beenden von XNotar (z. B. über den Taskmanager) eine Sicherungsdatei nicht gelöscht werden, die einen zweiten Aufruf von XNotar verhindert.

Bitte löschen Sie die Datei „xnotar.running“ im .elrv Ordner direkt unter dem Windows Benutzer Verzeichnis:

• Windows 8/7/Vista: C:Users.elrv
• Windows XP: C:Dokumente und Einstellungen.elrv

Wenn Redirectet Folder für die Windows Benutzer verwendet werden, liegt der Ordner „.elrv“ in diesen.

XNotar meldet während der Bearbeitung:

Der Antrag wird derzeit von [Benutzername] bearbeitet und ist daher gesperrt.

Der Nutzer [Benutzername] hat XNotar jedoch nicht geöffnet.

Hintergrund:
XNotar sperrt Vorgänge oder Funktionen, während diese von einem Nutzer geöffnet oder ausgeübt werden, für andere Nutzer, um Datenkollisionen und damit -verluste zu verhindern. Dies erfolgt durch Ablegen einer *.lock Datei in einem Systemverzeichnis. Bei Beendigung des Arbeitsvorganges werden diese lock-Dateien wieder gelöscht.

Im Einzelfall kann es passieren, dass diese lock-Dateien nicht ordnungsgemäß gelöscht werden, beispielsweise bei Systemabstürzen oder unvorhergesehen Abläufen.

Versierte Nutzer können die lock-Dateien wie folgt selbst manuell löschen:

Öffnen Sie in diesem Fall den Dateiexplorer und wechseln Sie in den ElRv-Datenordner; Sie finden diesen im Zweifel unter Verwaltung -> Allgemein).
Wechseln Sie sodann in das Verzeichnis ElRv-Daten/[Notarname]/XNotar/.system
Löschen Sie alle Dateien mit der Endung .lock; sortieren Sie hierzu am besten die Dateien nach der Spalte "Typ"
Löschen Sie keinesfalls anderweitige Dateien. Kontaktieren Sie im Zweifel den Support:
Bevorzugt per E-Mail support(at)notarnet.de oder Tel. 0800 5660 669  Mo – Fr von 8 bis 18 Uhr (gebührenfrei)

Das neue Microsoft Betriebssystem Windows 10 speichert in bisher nicht da gewesenem Maße Nutzungs-, Bewegungs- und Inhaltsdaten auf dem Rechner und in der Microsoft-Cloud1. Anwendungen des Nutzers können diese Daten verwenden und Microsoft verwendet diese angeblich, um das System zu optimieren. Eine vollständige Deaktivierung von Datenübermittlungen ist nach datenschutzrechtlichen Grundsätzen nur unübersichtlich und mit sachkundiger Unterstützung oder tiefgehender Beschäftigung möglich. Das neue Betriebssystem befindet sich derzeit bereits im Rollout, es lässt sich als einfaches meist kostenfreies Update laden.

Wenn die Einstellungen nicht professionell vorgenommen wurden, kann der Benutzer nicht immer sicher ausschließen, dass personenbezogene Daten und/oder vertrauenswürdige Dokumente auf den Servern von Microsoft landen und dort ausgewertet werden2.

Derzeit beschäftigen sich sowohl universitäre Einrichtungen3; als auch professionelle IT-Serviceunternehmen mit den diversen Frage- und Problemstellungen zur Erreichung einer dem deutschen Datenschutzrecht gerecht werdenden Lösungen.

Es wird empfohlen, das das Notariat betreuende Fachunternehmen auf die Vertraulichkeitsproblematik des Betriebssystems Windows 10 explizit hinzuweisen. Auch beim Einsatz von Windows 10 gelten weiterhin die EDV-Empfehlungen der Bundesnotarkammer:

Rundschreiben Nr. 41/1996 vom 30.10.1996: Sicherung der notariellen Verschwiegenheitspflicht bei EDV-Installation und -Wartung
 Rundschreiben Nr. 13/2004 vom 12.03.2004: Empfehlungen zur sicheren Nutzung des Internet
Empfehlungen der Bundesnotarkammer vom Mai 2005: EDV-Empfehlungen für Notarinnen und Notare, Notarprüferinnen und Notarprüfer und Softwarehersteller im Hinblick auf eine dienstordnungsgerechte Führung der Bücher, Verzeichnisse und Übersichten im Notariat
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1 Siehe zum Beispiel http://www.verbraucherzentrale.de/windows10; zuletzt abgerufen am 01.03.2016
2 Hinweise zu Einstellungen des Betriebssystems siehe zum Beispiel unter http://www.heise.de/newsticker/meldung/Windows-10-Datensammelwut-beherrschen-2774941.html; zuletzt abgerufen am 01.03.2016
3 Siehe zum Beispiel http://tu-dresden.de/die_tu_dresden/zentrale_einrichtungen/zih/publikationen/zih_info/zih_info_99#5; zuletzt abgerufen am 01.03.2016

A. Der Prüfer verlangt eine Herstellererklärung nach § 17 DONot
§ 17 DONot betrifft nicht das Thema Signaturkarten und qualifizierte elektronische Signaturen, sondern die automationsgestützte Führung der Bücher und Verzeichnisse des Notars. Konkret geht es in § 17 Abs. 1 Satz 2 DONot um eine Bescheinigung des Herstellers der Software, dass keine nachträglichen Veränderungen der mit dem Ausdruck einmal abgeschlossenen Eintragungen mehr möglich sind. Zuständig für die Erstellung dieser Bescheinigung ist der Hersteller der im konkreten Fall verwendeten Notariatssoftware.

Da XNotar und SigNotar für die in § 17 DONot erwähnten Funktionen nicht genutzt werden können, ist die Erteilung einer entsprechenden Herstellererklärung für XNotar und SigNotar daher weder erforderlich noch möglich. Vgl. weitergehend den Beitrag von Bettendorf, DNotZ 2005, 484 ff. (mit dem Muster einer Herstellerbescheinigung auf S. 508).

B. Der Prüfer verlangt vorab oder während des Termins den Ausdruck eines Prüfberichts
Starten Sie SigNotar aus XNotar heraus.
Klicken Sie auf Button "Beglaubigter Ausdruck".
Klicken Sie im folgenden Fenster rechts unten auf "Signaturdatei öffnen".
Wählen Sie im Auswahlfenster möglichst eine Signatur jüngeren Datums und bestätigen die Auswahl mit einem Klick auf "Öffnen".
Das Ergebnis der Signaturprüfung wird angezeigt.
Sofern unter Zertifikatstatus angezeigt wird: "Online-Sperrabfrage noch nicht durchgeführt", klicken Sie auf den Button "Online-Zertifikat-Prüfung". Anschließend wird das Ergebnis der Online-Zertifikatüberprüfung angezeigt. Klicken Sie links unten auf "Zurück" um in die Ergebnisübersicht zurückzukehren.
Wählen Sie "Prüfbericht anzeigen". Der sich öffnende Bericht kann mit dem Butten "drucken" unten links ausgedruckt werden.
Alternativ können Sie in der Ergebnisübersicht "Prüfbericht speichern" wählen. Speichern Sie den Bericht an einem Speicherort, den man leicht erreichen kann (z. B. den Desktop). Der Bericht wird im HTML-Format gespeichert. Die HTML-Datei können Sie mit Ihrem Standardbrowser öffnen und ausdrucken.

Wichtig: Sollte es gelb oder rot markierte Felder im Prüfbericht geben, kontaktieren Sie bitte umgehend unsere Hotline unter 0800 5 660 669 !

C. Der Notar wird gebeten, einen Nachweis zu führen, dass seine Karte das berufsbezogene Attribut „Notar“ aufweist
Starten Sie SigNotar aus XNotar heraus.
Klicken Sie rechts auf den Button „Signaturkarte/Nutzer" und im folgenden Fenster auf „Zertifikate auslesen“.
Die Karte wird zunächst geprüft. Anschließend klicken Sie bitte auf den Button „Zertifikatdetails“.
Die Details Ihres Zertifikats werden angezeigt.
Scrollen Sie mit dem Schieberegler rechts bis zum unteren Ende des Zertifikats.
Nun sollten ungefähr in der Mitte des Bildschirms das „berufsbezogene Attribut“ stehen.
Die Syntax lautet NOTAR(IN) in AMTSSITZ, BUNDESLAND, BESTÄTIGENDE STELLE
Ist dies nicht der Fall, kontaktieren Sie bitte umgehend unsere Hotline unter 0800 5 660 669!

D. Der Prüfer verlangt einen Nachweis für die Akkreditierung des Zertifizierungsdiensteanbieters Bundesnotarkammer
Für die Erstellung von Beglaubigungen und sonstigen Zeugnissen in elektronischer Form dürfen Notare gem. § 2 a Abs. 1 DNotO nur die Signaturkarten eines akkreditierten Zertifizierungsdiensteanbieters verwenden. Die entsprechende Akkreditierung (§ 15 SigG) wurde der Bundesnotarkammer durch die Bundesnetzagentur erteilt und auf der Webseite der Bundesnetzagentur veröffentlicht.

Weitere Informationen finden Sie auf zertifizierungsstelle.bnotk.de.

Beim Bearbeiten eines bereits bestehenden Notars steht Ihnen auch ein Karteireiter zur Festlegung von Favoriten zur Verfügung. Solche Favoriten sind Werte, die in bestimmten Auswahlboxen anstelle der Standardwerte angezeigt werden. Haben Sie Favoriten gepflegt, können Sie in der Anwendung jeweils zwischen der Standardliste und der Favoritenliste wählen.

Ein Beispiel:

Die Standardliste der Amtsgerichte (Verfahrensdaten) zeigt Ihnen alle Registergerichte in Deutschland an. Für Ihre tägliche Arbeit ist jedoch nur eine begrenzte Zahl von Registergerichten relevant. Also pflegen Sie die Registergerichte, an die Sie vorrangig HR-Anmeldungen einreichen, als Favoriten der Werteliste Amtsgerichte. Die Anwendung bietet Ihnen nun in der Auswahlbox für Amtsgerichte Ihre favorisierten Amtsgerichte an. Zusätzlich – für den Fall, dass doch einmal ein nicht in den Favoriten enthaltenes Amtgericht auszuwählen ist – steht auch die Standardliste über „>>“ nach dem letzten Favoriten zur Verfügung.

Sie pflegen Ihre Favoriten, indem Sie zunächst den gewünschten Standard für Wertelisten auswählen. Aufbauend auf dem sog. „XJustiz-Standard“ stellt die BNotK einen für die Anforderungen des Elektronischen Rechtsverkehrs optimierten „BNotK-Standard“ bereit. Wir empfehlen, den BNotK-Standard zu wählen und ggf. in den Justiz-Standard zu wechseln, wenn Sie hier Ihre gewünschte Lösung nicht finden. Ist eine Werteliste nur im BNotK-Standard vorhanden, wechselt XNotar automatisch dorthin.

In einem zweiten Schritt wählen Sie diejenige Werteliste aus, für die Sie Favoriten anlegen möchten (in unserem Beispiel: Grunddaten: Verfahrensdaten: Beteiligte). Öffnen Sie dazu die Auswahlliste „Werteliste“ und wählen Sie die gewünschte Werteliste durch einfachen Klick aus. Die Werteliste erscheint nun im Fenster „Standardwerte“.

Markieren Sie nun den ersten für Sie relevanten Wert (z.B. Memmingen) und klicken Sie auf die Schaltfläche Pfeil nach rechts. Indem Sie weitere Werte markieren und sie mit Pfeil nach rechts in die Favoritenliste stellen, vervollständigen Sie diese. Innerhalb der Favoritenliste können Sie entweder durch Mausklick oder durch Pfeil nach oben und Pfeil nach unten navigieren.

Sie können auch eigene Einträge (z.B. für Vertretungsregelungen) erzeugen, indem Sie die Schaltfläche „Hinzufügen“ betätigen. Über die Schaltfläche „Bearbeiten“ können Sie selbst erzeugte Einträge verändern. Mit „Löschen“ entfernen Sie Einträge aus Ihrer Favoritenliste.

Durch Klick auf die Schaltfläche „Übernehmen“ speichern Sie Ihre Favoritenliste. Sie ist nun in der Anwendung verfügbar.

Der Notar soll für eine Anmeldung bzw. einen Antrag nachträglich geändert werden.

Die direkte Möglichkeit zur Übertragung besteht momentan nicht. Aber über Export und Import kann die Anmeldung bzw. der Antrag übertragen werden.

Öffnen Sie die Anmeldung bzw. den Antrag im Einzelplatzmodus und wählen Sie unter Weiterverarbeitung "Export".

Die Frage, ob exportiert werden soll, um die Anmeldung auf CD einzureichen, beantworten Sie mit "Nein".

Danach kommt die Abfrage, ob die Anmeldung zusätzlich gesichert werden soll. Hier wählen Sie "OK" und speichern die Datei z.B. auf dem Desktop ab.

Wechseln Sie dann auf die Startmaske von XNotar und wählen den richtigen Notar aus.

Importieren Sie danach die Anmeldung bzw. den Antrag über "Anmeldung importieren" bzw. "Antrag importieren". Jetzt ist die Anmeldung bzw. der Antrag dem gewünschten Notar zugeordnet.

In der Anmeldungsübersicht des ersten Notars muss die Anmeldung noch gelöscht werden.

Symptom:
In manchen Fällen werden im Ausland beglaubigte und mit Apostille versehene Dokumente als Anlage zur Anmeldung beim deutschen Notar vorgelegt. Wie soll mit diesen Dokumenten verfahren werden?

Lösung:
Da die Amtsgerichte seit dem 01.01.2007 keine Papier-Dokumente mehr entgegen nehmen, müssen solche Dokumente eingescannt und mittels SigNotar signiert werden. Die so erzeugten elektronischen Dokumente werden zusammen mit der Anmeldung an das Amtsgericht übergeben.

Es wird empfohlen, die Originaldokumente bei der jeweiligen Anmeldung zu verwahren, ggf. als Beilage zur Urkunde zu erklären.

Das gleiche gilt für alle anderen Urkunden/Dokumente auch privatschriftliche Urkunden (z.B. handschriftliche Testamente usw.).

Problem:
Die angefügten Dokumente werden zwar im ersten Moment angenommen, dann aber meldet XNotar bei Verlassen der Maske mit "WEITER", dass auf die Datei nicht zugegriffen werden kann.

Lösung:
Bitte stellen Sie sicher, dass die Dateinamen der Dokumente, die Sie anfügen möchten, keine Sonderzeichen oder zwei Leerstellen nebeneinander enthalten.

Symptom:
Es erscheint die Fehlermeldung "Die Daten sind nur bedingt gültig".

Problem:
Programmtechnisch ist hier eine bestimmte Standardvorgabe hinterlegt (z.B. will XNotar ein unsigniertes Dokument bei einer bestimmten Dokumentart. In diesem Fall muss aber ein signiertes hinzugefügt werden).

Lösung:
Es handelt sich hier nur um eine weiche Validierung (d.h. auch wenn XNotar ein unsigniertes Dokument erwartet, kann ein signiertes Dokument hinzugefügt werden.)

Es kommen dann zwar die Warnmeldungen beim Validieren/Versand, der Versand ist trotzdem möglich.

XNotar kennt für Anmeldungen bzw. Anträge drei Status:

• in Vorbereitung
• Vorbereitung abgeschlossen
• zum Versand abgegeben

Anmeldungen bzw. Anträge,

• die im Einzelarbeitsplatzmodus erstellt wurden und noch nicht an den EGVP übergeben wurden, haben den Status "in Vorbereitung"
• die im Mitarbeitermodus erstellt wurden und bereits an den Notar übergeben wurden, haben den Status
  "Vorbereitung abgeschlossen"
• die an den EGVP übergeben wurden, haben den Status "zum Versand abgegeben"

In der Liste aller Anmeldungen bzw. Anträge werden standardmäßig angezeigt,

• im Einzelarbeitsplatzmodus die Anmeldungen mit dem Status "in Vorbereitung" und "Vorbereitung abgeschlossen"
• im Mitarbeitermodus die Anmeldungen mit dem Status "in Vorbereitung"
• im Notarmodus die Anmeldungen mit dem Status "Vorbereitung abgeschlossen"

Für die Nutzung des EGVP-Moduls von XNotar ist der Anschluss des Arbeitsplatzes an die Registerbox oder das Notarnetz erforderlich ist. Bei dem ProGOV handelt es sich um eine für die Kommunikation erforderliche Serverkomponente.

Registerbox
Wird im Notariat eine Registerbox eingesetzt, muss an den betroffenen Arbeitsplätzen – soweit noch nicht geschehen -  eine „IP-Route“ zur Registerbox eingestellt werden.  Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der „Anleitung zur Inbetriebnahme der Registerbox“, die Sie mit der Registerbox erhalten haben. Bitte wenden Sie sich ggf. an Ihren Systembetreuer. Sollte die Registerbox korrekt installiert sein und dennoch keine Verbindung zum Notanetz zustande kommen, starten Sie die Registerbox neu.

Proxy-Server
Ab XNotar 3.5 werden die allgemeinen Proxy-Einstellungen des Arbeitsplatzrechners verwendet. Sofern in XNotar unter Verwaltung -> Allgemein -> Reiter „Verbindung“ ein Proxyserver eingetragen ist, entfernen Sie bitte diesen Eintrag.

Weiterhin muss für die Verwendung des EGVP-Moduls „progov-osci.bnotk.de“ und (ab Version 3.6) sdv.bnotk.de als Ausnahme für den Proxy-Server in den Internetoptionen erfasst werden. Bitte wenden Sie sich ggf. auch hier an Ihren Systembetreuer.

Fehlersuche
Test 1

Besteht Zugang zum Notarnetz? Dies prüfen Sie durch ein Login im ZTR unter ztr.bnotk.de

Funktioniert das Login nicht und es wird eine Registerbox eingesetzt, nehmen Sie die im Abschnitt "Registerbox" beschriebenen Einstellungen vor.

Test 2

Das Login im ZTR funktioniert.
Kann die Seite http://www.bnotk.de/egvppfmtest.html aufgerufen werden?

Anzeige nach erfolgreichem Aufruf:

WebService
This is the ProGOV DI Entry Service.

Aufruf funktioniert nicht:

Forbidden
You don't have permission to access /DIEntry/services/WebService on this server.

In diesem Fall müssen die Einstellungen aus Abschnitt "Proxy-Server" kontrolliert und ggf. korrigiert werden.

Funktioniert der Aufruf der Webseite, XNotar meldet aber immer noch das Problem, sind die Proxy-Einstellungen in XNotar zu überprüfen.

Besteht das Problem weiterhin, dann wenden Sie sich bitte an den Support. Geben Sie hier bitte an, welche Tests Sie bereits durchgeführt haben.

In Sachsen sind nur das deutsche Alphabet inkl. Umlauten und ß, die Ziffern 0 - 9 sowie Schräg-, Binde- und Unterstrich erlaubt..

Unzulässige Zeichen müssen aus UR-Nummer / eigenes Zeichen entfernt werden.

Softwareverbünde bei der Justiz

Der Umfang der an die Grundbücher zu übermittelnden Strukturdaten ist abhängig davon, welche Software auf Seiten der Justiz für die Bearbeitung der Grundbuchanträge eingesetzt wird.

Es gibt derzeit zwei Softwareverbünde auf Seiten der Justiz:

• FOLIA/EGB (eingesetzt in Baden-Württemberg und Schleswig-Holstein)
• SolumSTAR (übrige Bundesländer)

FOLIA/EGB - Schleswig-Holstein und Baden-Württemberg

Folia/EGB verarbeitet im Wesentlichen die Dokumente für die elektronische Grundakte.

Verarbeitet werden:

• Angaben zum Einreicher - erfolgt automatisch in XNotar
• Grundbuchstellen (Grundbuchamt/Grundbuchbezirk/Grundbuchblatt-Nrn.)
• Dokumentangaben (Dokumentdatum, Dokumentart)

SolumSTAR - Sachsen und künftige weitere Bundesländer

Mit SolumSTAR werden die übermittelten Daten auch für den Grundbucheintrag verwendet. 

Verarbeitet werden:

• Angaben zum Einreicher - erfolgt automatisch in XNotar
• Grundbuchstellen (Grundbuchamt/Grundbuchbezirk/Grundbuchblatt-Nrn.)
• Angaben zu Beteiligten (Berechtigte, Eigentümer, Gläubiger etc.)
• Antragsarten (derzeit Grundschuld und Auflassungsvormerkung)
• einzelne Inhalte zu den Antragsarten (z. B. Grundschuldbetrag, Zinsen, Rangvermerke)
• Dokumentangaben (Dokumentdatum, Dokumentart) 

Umsetzung in XNotar

XNotar erkennt anhand des eingegebenen Grundbuchamtes des betreffende Bundesland.

Für Grundbuchämter in Baden-Württemberg und Schleswig-Holstein werden dann die Masken 

• Antragsarten
• Beteiligung 
• Anträge

ausgeblendet.

Symptom:
Der Notar soll für eine Anmeldung nachträglich geändert werden.

Lösung:
Die direkte Möglichkeit zur Übertragung besteht momentan nicht. Aber über Export und Import kann die Anmeldung übertragen werden.

Öffnen Sie die Anmeldung im Einzelplatzmodus und wählen Sie unter Weiterverarbeitung "Export".

Die Frage, ob exportiert werden soll, um die Anmeldung auf CD einzureichen, beantworten Sie mit "Nein".

Danach kommt die Abfrage, ob die Anmeldung zusätzlich gesichert werden soll. Hier wählen Sie "OK" und speichern die Datei z.B. auf dem Desktop ab.

Wechseln Sie dann auf die Startmaske von XNotar und wählen den richtigen Notar aus.

Importieren Sie danach die Anmeldung über "Anmeldungsdaten importieren". Jetzt ist die Anmeldung dem gewünschten Notar zugeordnet.

In der Anmeldungsübersicht des ersten Notars muss die Anmeldung noch gelöscht werden.

Sammelarchivierung

Es besteht nunmehr die Möglichkeit, ab einem auszuwählenden Stichtag automatisiert

• Registervorgänge
• Grundbuchvorgänge
• ZVR-Vorgänge
• Posteingänge
• Postausgänge

in einem durchgängigen Vorgang zu archivieren. Maßgeblich für den Stichtag ist das Versanddatum. Eine modulabhängige Sammelarchivierung ist nicht vorgesehen.

Die Sammelarchivierungsfunktion wird über das Hauptmenü Verwaltung -> Notar -> Reiter Allgemein über den Button „Archvierung“ aufgerufen.

Die Archivierung kann je nach Datenumfang auch mehrere Stunden andauern. Ggf. ist zunächst ein früherer Stichtag für die Archvierung zu wählen und der Archivierungsvorgang zu wiederholen.

Die archivierten Vorgänge/Nachrichten können wie bei einer Einzelarchivierung über die jeweiligen Filter „abgeschlossen“ bzw. „archiviert“ aufgerufen und bei Bedarf auch einzeln dearchiviert werden.

Bugfix Grundbuchmodul:

• Duplizieren von Vorgängen auch mit Anhängen wieder möglich
• Festplattenpfade bei gesendeten Nachrichten nicht korrekt
• keine Freitexteingabe für Eintragungsgrundlage

Bugfix Validierung von Dokumentennamen:

• Dateiendung in Großbuchstaben
• zulässige Dateiformate

ZVR-Modul:

• Verbesserung bzgl. sprechender Fehlermeldungen, logging von Fehlermeldungen

Notarpostfach:

• automatische Erneuerung des Authentisierungs-Tokens nach Ablauf; Vermeidung von Versandfehlern, wenn token abgelaufen

Update: ProDESKFrameworkService 1.6.8-1 und proDESKFramework 3.0.0 Build 24

Die aktuellen Programmversionen sind

• XNotar: 3.9.12 64bit (Download)
• XNotar: 3.9.12 32bit (Download)

Als Pilotversion stehen bereit

• XNotar: 3.11.2 64bit (Download)
• XNotar: 3.11.2 32bit (Download)
• SigNotar: 4.5.6 mit SecSigner 6.17
• ProDESKFrameworkService 1.6.8-1

ZVR-Modul

• Elektronische Anmeldungen zum Zentralen Vorsorgeregister über XNotar wieder möglich
  (Webservice-Schnittstelle für die neue Anwendung des Zentralen Vorsorgeregisters - bereitgestellt am 09.09.2019 - angepasst)
• Übermittlung der Amtstätigkeits-ID (zur Abgrenzung bei Notaren mit mehreren Amtstätigkeiten)
• Änderung Anzeige der vom Vorsorgeregister übermittelten Dokumente
• Übermittlung / Export von Anträgen möglich, wenn keine Verbindung zu Postfachservices besteht
• geänderter Hinweise/Text bei Lastschrifteinzug
• Anzeige der Registrierungsnummer unabhängig von der Eintragung

Notarpostfach/Allgemein

• Fehlerbehebung: Kein erneuter Zertifikatsimport/PIN-Eingabe nach beN-Aktivierung erforderlich, sofern bei der Aktivierung keine Zertifikatserneuerung erfolgt
• Fehlerbehebung: Kein erneutes Abholen der jeweils jüngsten Nachricht, wenn diese gelöscht/archiviert wurde
• Verbesserung Stapelversand - Notarmodus Sichten & Signieren -: Trennung von Nachrichtenversand und Prüfung des Versandstatus bei aktiviertem beN (Versand über XTA)
• Versand: Bei fehlender/gestörter Verbindung zu den erforderlichen Postfachdiensten (SDV/UM/VAS/PDF-Service) werden Nachrichten für späteren Versand in den Postausgang gelegt
• Nachträgliche Prüfung des Versandstatus / Abholstatus im Störungsfall, insbes. wenn Intermediär nicht erreichbar ist (beN/XTA)
• Eintrag „Versandfehler“ im Störungsfall nur bei (aktivierten) beN-Postfächern
• Prüfung der eigenen Postfachdaten nur durch Aufruf des Stammdatenverzeichnisss. Wegfall des Lookups über den allgemeinen Verzeichnisdienst (VAS)
• Verbindung zum SDV zu späteren Zeitpunkten herstellen; regelmäßig kein Neustart im Störungsfall mehr erforderlich; Entfernung überflüssiger Verbindungen zum SDV
• Verbindungsprüfung für SDV und UserManager mittels Healthcheck; Anmeldung mit Benutzer/Passwort nur, wenn Systeme erreichbar sind; Vermeidung von „Warteschleifen“, wenn nachgelagerte Systeme nicht erreichbar sind
• Fehlerbehebung: Fehler beim Öffnen von Nachrichten nach Versandfehler im Störungsfall
• Fehlerbehebung: Übermittlung eines elektronische Empfangsbekenntnisses eEB (mit der Browseranwendung der Justiz erstellt)
• Entfernung Längenbeschränkungen für Passwörter/PIN/Benutzername in XNotar
• Prüfung, ob (Mitarbeiter-)Nutzer hinreichende Rechte für Versand / Empfang bei aktiviertem beN haben (Versand/Empfang über XTA)
• Verbesserung beim Empfang von fehlerhaften Nachrichten

Grundbuch-/Registermodul

• Grundbuchmodul: zu Beteiligten kann ein Ortsteil erfasst und übermittelt werden
• Dateinamen: Beschränkungen zu Länge und Zeichen (Anforderung AG IT-Standards).
  • Länge max. 90 Zeichen.
  • In Dateinamen dürfen nur noch alle Buchstaben des deutschen Alphabetes bis auf die Umlaute ä, ö, ü und ß genutzt werden. Zudem dürfen alle Ziffern und die Zeichen Unterstrich und Minus genutzt werden. Punkte sind nur als Trenner zwischen Dateiname und Dateinamenserweiterung zulässig. Somit sind auch Leerzeichen nicht mehr zulässig.
• Export möglich, wenn keine Verbindung zu Postfachservices besteht
• Behebung fehlerhafter Status von Vorgängen im Rahmen des Versandes

ProDeskFramework-Service

• Version 1.6.1-1
• Verwendung Proxy-Ausnahmen auch für ProDeskFramework-Service
• Dedizierte Fehlermeldung bei zu großer Abweichung der Systemuhrzeit des Arbeitsplatzes
• Automatischer Neustart des ProDeskFramework-Services, wenn dieser während einer Session nicht (mehr) erreichbar ist
• verbessertes logging

SigNotar 4.5.6

• Scannen in 64bit-Variante möglich
• Anschreiben werden standardmäßig als PDF/A-Datei gespeichert
• Anzeigeprobleme
  • PDF/A-Dateien mit JBIG2-Komprimierung
  • Doppelt-Anzeige, wenn Daten als Bild und Text vorliegen
• fehlerhafte Konformitätsprüfung

Änderungen gegenüber Pilotversion XNotar 3.9.9

• Verbesserung Stapelversand im Grundbuchmodul: keine Einzelabfrage, wenn mehrere Anträge in den Postausgang gelegt werden
• Verbesserung bzgl. Zeichenbeschränkungen bei Dateinamen (Anforderung AG IT-Standards):
  • Umwandlung unerlaubter Zeichen in Unterstriche bei von XNotar an SigNotar übergebene Dateivorgaben
  • fehlerhafte Behandlung bei ZIP-Containern korrigiert
  • Verbesserung der Fehlermeldung bei Dateinamen mit unerlaubten Zeichen: Anzeige des vollständigen Dateinamens inkl. Dateiendung in Anführungszeichen; damit werden insbesondere Leerzeichen am Anfang oder Ende des Dateinamens sichtbar
• Korrektur Sortierung von ZVR-Nachrichten im Posteingang

Änderungen zum Nachrichtenmodul

• Zusätzliche lokale Komponente ProDeskFramework-Service:
  Suche/lookup über ProDeskFramework-Service anstelle ProGOV
• Ausbau Nutzung des ProGOV
• Aufnahme der Postfachfunktionalität als Modul, somit Nachrichtenmodul an einzelnen Arbeitsplätzen deaktivierbar
• Verbesserung Empfängerangaben
• Unterstützung neuer Verschlüsselungsalgorithmen beim Versand/Empfang (RSA-OAEP und AES-GCM)
• Update OSCI-Bibliothek auf Version 1.8.3 (Sicherheitsupdate)
• Update ProDESKFramework auf Version 3.0.0 Build 18-3
• obligatorische Nachrichtensignatur  (fortgeschrittene Signatur mit Postfachzertifikat)
• Verbesserung beim Empfang von „Notarping“-Nachrichten oder anderen korrupten Nachrichten
• Nachrichtenempfang ohne Lookup möglich
• Bugfix: Fehler „zero length BigInteger“ bei falscher PIN

Änderungen bzgl. aktivierten beN-Postfächern

• Versand/Empfang über XTA/ProDeskFramework-Service anstelle Direktversand
• geänderter Prozess beim Abholung von Nachrichten: Abholung anhand der  Eingangszeitpunkte anstelle des Abholstatus
• Abholung von Nachrichten ab einem anzugebenden Datum möglich
• Versand über XTA als asynchroner Prozess
• Hinweise zur Aktivierung von beN-Postfächern unter onlinehilfe.bnotk.de

ZVR:

• Anpassungen Konfigurierbarkeit der Oberfläche (künftige Vollmachtsinhalte)
• Erweitertes XJustiz-Schema
• Verwendung der Amtstätigkeits-ID bei Anmeldung zum ZVR
• Erweiterung Konfigurierbarkeit des ZVR-Moduls

Weitere Änderungen

• Verbesserung Verschlüsselung von Zugangsdaten/PIN etc
• Meldung: Anzeigezeitpunkt unmittelbar nach dem Start
• Erweiterung Konfigurierbarkeit (FAQ etc.)
• einheitliche Benutzerzugänge für ZVR sowie SDV/XTA vorgesehen (demnächst über externe Konfiguration)
• Funktion für Übermittlung Systeminformationen entfernt
• Parallelbetrieb: Verbesserte Synchronisierung beim Schreiben von Dateien
• Verbesserung beim Installationsprozess
• Verwendung von Java 1.8.0_201
• 64bit-Version verfügbar

SigNotar 4.3.0

Unterstützung neue Signaturkarten der Bundesnotarkammer

EGVP-Modul

• Umbau Versand- und Empfangsmechanismus
• Unterstützung von beN-Postfachzertifikaten
• Verarbeitung von Anhängen mit embedded-signaturen
• Empfang von qualifiziert signierten Nachrichten, die mit einer Telesec-Karte signiert wurden
• Anpassung der Verbindung zum Stammdatenverzeichnis bei Verwendung von Proxyservern
• Standard-Speichertort für Nachrichtenanhänge geändert

Umstellung auf XJustiz-Version 1.18.1

• Umstellung für das Grundbuch- und Registerverfahren
• XJustiz-Nachricht nunmehr als Anhang möglich (Änderung Transportprofil)

Grundbuchmodul

• Aktenzeichen des Grundbuchamtes erfassen und übermitteln
• Registergericht und Registernummer bei Organisationen erfassen und übermitteln
• Grundbuchmodul nunmehr standardmäßig aktiviert

Registermodul

Neue Anmeldefälle (in XJustiz 1.18.1 enthalten):

• Einreichung einer Gesellschafterliste
• Persönlich haftende(r) Gesellschafter(in) Änderung der Vertretungsbefugnis

SigNotar 4.2.2

• Unterstützung beA-Karte Signatur
• Bugfixes bzgl. Verarbeitung von PDF/A-Dokumenten
• SecSigner Version 5

ZVR-Modul

• Bugfix: Import über Aufrufschnittstelle
• Bugfix: Import der Gebührenerhebungsart
• Bugfix: zulässige Zeichen für Passwort

Java-Laufzeitumgebung

• Einbindung der Java-Version 1.8

Postfachmigration der notariallen EGVP-Postfächer

XNotar 3.6 unterstützt insbesondere die Prozesse für die Migration der EGVP-Postfächer der Notare von den Justizservern auf einen durch die Bundesnotarkammer betriebenen Postfachserver, den sogenannten OSCI-Intermediär.

Hierzu wurde XNotar 3.6 an das neu geschaffene Stammdatenverzeichnis der Bundesnotarkammer (SDV) angebunden, in welchem künftig die Verwaltung der EGVP-Postfächer erfolgt.

Hintergrund für die Postfachmigration ist, dass die Bund-Länder-Kommission für Informationstechnik in der Justiz auf ihrer 95. Sitzung beschlossen hat, den EGVP-Classic-Client für Bürger, den auch Notare nutzen, zum 1. Januar 2016 abzukündigen; dieser wird nach einer Übergangsfrist spätestens zum 30.09.2016 nicht mehr zur Verfügung stehen. Außerdem hat die Bund-Länder-Arbeitsgruppe IT-Standards der Justiz beschlossen, die EGVP-Postfächer der Notare nicht mehr auf Servern der Justiz zu führen. Ziel der Postfachmigration ist insbesondere auch, jeder notariellen Amtstätigkeit ein eindeutiges notarielles Postfach zuzuordnen, damit in Zukunft auch elektronische Zustellungen wirksam vorgenommen werden können.

Für die Postfachmigration sind folgende Schritte vorgesehen:

Schritt 1:
Update auf XNotar 3.6.

Schritt 2:
Übermittlung der Postfachinformationen mit XNotar 3.6 an das Stammdatenverzeichnis der Bundesnotarkammer (SDV). Hierzu sind lediglich die allgemeinen Zugangsdaten zur Bundesnotarkammer (aus ZTR und ZVR bekannte Benutzername und Passwort) sowie ggf. die Amtstätigkeits-ID einzugeben.

Schritt 3:
Umzug des EGVP-Postfaches auf den Postfachserver der Bundesnotarkammer, zentral durchgeführt durch die Bundesnotarkammer.

Schritt 4:
Ausstellung einer neuen SAFE-ID (Identifikationsnummer) für das Postfach, zentral durchgeführt durch die Bundesnotarkammer.

Die Schritte 3 und 4 erfolgen zentral gesteuert und werden in XNotar jeweils angezeigt.

Nähere Informationen zu den Abläufen der Postfachmigration ergeben sich aus dem Informationsblatt zur Postfachmigration.

Die Postfachmigration (Schritte 2 bis 4) wird gruppenweise durchgeführt. Der jeweils vorgesehene Termin für die Migrationsprozesse wird den jeweiligen Gruppen von der Bundesnotarkammer gesondert mitgeteilt. Bei Rückfragen senden Sie bitte ein E-Mail an egvp-postfachmigration(at)bnotk.de.

Allgemeine Änderungen

XNotar 3.6 basiert fachlich auf XNotar 3.5.62. Informationen zu Änderungen gegenüber XNotar 3.5.58 finden Sie in der FAQ "Änderungen in XNotar 3.5.62". 

Detailverbesserungen aufgrund Erkenntnissen aus der Pilotphase von XNotar 3.6.6 und der Postfachmigration sowie kleinere Verbesserungen und Fehlerbeseitigungen (FAQ "Änderungen in XNotar 3.6.7") wurden bereits umgesetzt.

XNotar 3.6.7 enthält Detailverbesserungen aufgrund Erkenntnisse der Pilotphase von XNotar 3.6.6 und der Postfachmigration.

Daneben wurden folgende Verbesserungen und Fehlerbeseitigungen umgesetzt:

• Fehlender Betreff und Nachrichtenzuordnung aufgrund justizseitiger Umstellung der Nachrichten auf XJustiz 1.18
• Fehlerbehebungen bzgl. Import von Anmeldungen zum Verein- und Vorsorgeregister
• Anschreiben: Korrektur eigenes Zeichen/UR. Nr.  
• Druckansicht eingehender Nachrichten: Anhänge werden aufgelistet
• Problembehebung leere Seiten beim Sammeldruck von Sendeprotokoll und Nachricht

Allgemeines

• Verbesserung gemeinsames Arbeiten, insbesondere beim Sperren von Vorgängen
• Notarmodus: es werden nur Vorgänge angezeigt, die nicht im Postausgang liegen
• Verbesserung der Vorschau in der Sichtung

Versandmodul

• Angabe des Absender-Aktenzeichens im Sendebericht
• Weiterleitung von Nachrichten per E-Mail über Outlook möglich
• Drucken etc. für Nachrichtenanhänge über Kontextmenü (rechte Maustaste) möglich
• Fehlerbehebung bei der Anzeige der Anhänge von Eingangsnachrichten
• Nachrichtenabruf über Nachrichtenbox unterhalb Menü
• beim Versand über den Postausgang wird der Abholstatus früherer Nachrichten geprüft
• Notarvertreterfunktionalität (Signatur) auch bei Nachrichten über das Modul "Sonst. Nachrichten"
• Anzeige auch der Uhrzeit zum Eingangszeitpunkt auf dem Intermediär

Registermodul

• abweichendes Empfangspostfach für Vereinsregister Charlottenburg

Grundbuchmodul

• Favorit: Eigenes Zeichen/UR im GB-Modul möglich
• Erweiterung der zulässigen Zeichenanzahl im Anschreibenfeld
• Fehlerbehebung beim Import von Nachrichten

ZVR-Modul

• Unterstützung langer Benutzernamen bei den ZVR-Zugangsdaten
• Fehlerbehebung beim Import und Adressimport
• Verarbeitung von Namen und Adressen mit Akzenten
• Fehlerbehebung bei Abrufdatum und Status von Anmeldungen

SigNotar

• neue Version 3.5.3
• Fenstergröße von SigNotar ist einstellbar
• Behebung von Fehlern bei PDF/A-Validierung

Umstellung auf Java 8

XNotar wird nun zusammen mit Java 8 ausgeliefert. Bitte führen Sie ein Offline-Setup durch, damit auch die Java-Version aktualisiert wird.

Neue Funktionen:

• Neuer Filter Notar/Notarvertreter in den Übersichten Handelsregister und Grundbuch
• Anzeige des Mitarbeiters im Kopfbereich
• Nachrichtendruck aus Übersicht Postausgang
• Vereinfachte Navigation zwischen Nachrichten im Vorgang und Postein/ausgang

Verbesserungen in den Bereichen:

• paralleles Arbeiten in XNotar
• Status von Nachrichten nach dem Versand
• Speicherung der ZVR Zugangsdaten
• Umlaute in Beglaubigungsvermerken

Vereinsregister:

• ab 1.12.2014 Vereinsregisteranmeldungen in Brandenburg möglich

Fehlerbehebungen:

• Nachrichtenimport aus TriNotar
• Anzeige von EGVP-Nachrichten mit neuem Nachrichtenprofil (Schleswig-Holstein)
• Import von Postfächern mit Sonderzeichen in der Visitenkarte
• Sonderzeichen im Rechtsträger

 Verbesserungen in den Bereichen:

• paralleles Arbeiten in XNotar
• automatischer Nachrichtenempfang
• manuelle und automatische Zuordnung von Nachrichten
• Nachrichtentyp (Posteingang) änderbar

EGVP-Versandmodul

XNotar 3.5 übermittelt und empfängt Nachrichten mit dem neu integrierten EGVP-Client künftig selbst. In einem zusammenhängenden Arbeitsablauf werden elektronische Grundbuchanträge, Handelsregisteranmeldungen und ZVR-Anträge erstellt und übermittelt. Der EGVP-Client der Justiz, der nicht speziell auf die Bedürfnisse des Notariats zugeschnitten ist, ist sodann nicht mehr erforderlich.

XNotar 3.5 enthält einen Postausgang und einen Posteingang als Nachrichtenübersichten. Die Nachrichten erhalten einen "Typ" (Registeranmeldungen, Grundbuchanträge, ZVR-Anträge und sonstige Nachrichten) und können entsprechend gefiltert werden. Die Nachrichten im Postein- und -ausgang sind mit den Modulen HR, GB und ZVR verknüpft.

Unterhalb des Navigationsmenüs erfolgt ein Hinweis auf nicht versandte bzw. nicht gelesene Nachrichten in einer Box.

In XNotar 3.5 ist eine eigene Laufzeitumgebung auf Basis Java 7 enthalten. Die Nutzung des EGVP-Moduls in XNotar ist nur mit dieser eigenen Laufzeitumgebung möglich. Weitere Voraussetzung für die Nutzung des EGVP-Moduls in XNotar ist der Anschluss des Arbeitsplatzes an die Registerbox oder das Notarnetz.

Ein bestehendes EGVP-Postfach wird - sofern an dem betreffenden Arbeitsplatz der EGVP-Client entsprechend installiert ist - automatisch erkannt. Für den Import nach XNotar ist lediglich die PIN des Postfaches anzugeben. Sind mehrere Postfächer vorhanden (beispielsweise in einer Sozietät), kann das zutreffende Postfach über ein Auswahlmenü ausgewählt werden.

Allgemeine Änderungen

Die Erfassungsmasken insbesondere für Beteiligte und Dokumente werden während der Erfassung von Registeranmeldungungen oder Grundbuchanträgen automatisch aufgerufen. Pflichtrollen bzw. Dokumentenarten werden automatisch vorbelegt, um die Erfassung zu vereinfachen.

XNotar 3.5 ist so konfiguriert, das Wertelisten der Module (z.B. Liste der Registergerichte und Gemarkungen) automatisch bei Programmstart aktualisiert werden, wenn auf dem Server eine neuere Version als die lokale vorliegt. Damit können kleinere Anpassungen unabhängig von Programmupdates erfolgen.

Registeranmeldungen und Grundbuchanträge können nunmehr abgeschlossen werden. Abgeschlossene Vorgänge werden jahresweise archiviert.

Beim Start von XNotar wird das zuletzt genutzte Modul geöffnet. Fenstergröße und Position von XNotar werden ebenfalls gespeichert und beim Start von XNotar wiederhergestellt. 

Registeranmeldungen

Es wurde ein eigener Anmeldefall für die Erstanmeldung einer GmbH mit Musterprotokoll geschaffen. 

Der bisher in XNotar enthaltene Vorgangsassistent wurde deaktiviert, weil dieser kaum genutzt wurde und deshalb eine parallele Weiterentwicklung nicht sinnvoll war.

• Handbuch Registeranmeldungen mit XNotar 3.5 (PDF 5,8 MB)

Neue Signaturkarten der Bundesnotarkammer

Die neuen Signaturkarten der BNotK werden unterstützt.
XNotar 3.4.88 enthält eine entsprechend aktualisierte SigNotar-Version.

Verbindungsprobleme mit dem Zentralen Vorsorgeregister (ZVR)

Für die Verbindung mit dem ZVR ist aus sicherheitstechnischen Gründen ein neues Zertifikat erforderlich, welches in der Version 3.4.80 nicht enthalten ist und somit zu einer Fehlermeldung führt.

Um das ZVR-Modul mit XNotar 3.4.88/3.4.89 nutzen zu können, ist ein Offline-Update vorzunehmen.

Bitte laden Sie hierzu die Installationsdatei von XNotar herunter und führen diese aus. Für die Aktualisierung sind Administrator-Rechte erforderlich:
Download XNotar 3.4.89 starten

Ein Online-Update über Programme -> Elektronischer Rechtsverkehr -> Update XNotar reicht nicht aus, um die Verbindung mit dem ZVR herzustellen.

SigNotar 3.3.3

Die SigNotar-Version hat sich durch die Beseitigung von zwei Fehlern auf 3.3.3 erhöht:

• Korrektur bei Übergabe von signierten Dokumenten an XNotar ("Index-0-Fehler" behoben)
• richtige Skalierung der Anzeige von Dokumenten, der Zoom-Faktor wird korrekt angewendet

Diese Version wurde in XNotar 3.4.89 integriert.

XNotar 3.4.89 steht als Stilles Update bereit und kann über die Update-Funktion von XNotar ausgeführt oder als Offline-Setup heruntergeladen werden. Das Update von 3.4.88 auf 3.4.89 ist nur notwendig, wenn einer der beiden oben beschriebenen Fehler in SigNotar auftritt.

Register- und Grundbuchmodul

• Dieselbe Datei darf pro Vorgang nur einmal angefügt werden.
• Beglaubigungsvermerke können nachträglich auch bei PDF/A-Dateien über "Anzeigen/Bearbeiten" in der Maske "Anlagen/Dokumente" angefügt werden.
• Während der Dokumenterfassung kann auch im Einzelarbeitsplatzmodus keine Signatur mehr vorgenommen werden. Dies betrifft "Hinzufügen in SigNotar" oder "Anzeigen/Bearbeiten" in der Maske "Anlagen/Dokumente".
• Das Validieren der Fachdaten im Notarmodus wurde verbessert.
• Beim Speichern von PDF/A-Dateien wird nicht mehr die Endung ".tiff.pdf" angeboten
• Bei signierten Dokumenten wird bei "Anzeigen/Bearbeiten" in der Maske "Anlagen/Dokumente" der Standard-Viewer und nicht SigNotar aufgerufen, um ein nachträgliches Verändern des Dokumentes und damit die Ungültigkeit der Signatur zu verhindern.

Register

• Neue Favoriten für Anschreiben zur Anforderung von Registerauszügen wurden aufgenommen.
• Verbesserungen bei den Dokumentbeschreibungen (Anschreiben)

Grundbuchmodul

• Vorbefüllung von "UR. Nr, / Zeichen" in den Dokumentendetails ist entfallen.
• Im Grundbuchbereich sind künftig alle Dokumente Kann-Dokumente.
• Beteiligtendetails: Das "Postfach" wurde um "/Großempfänger" erweitert, so dass Großempfänger mit eigener Postleitzahl erfasst werden können.
• In Sachsen sind nur numerische Blattnummern zulässig
• Notarvertreter wird im Beglaubigungsvermerk auch dann berücksichtigt, wenn dieser nachträglich über "Anzeigen/Bearbeiten" angefügt wird

ZVR

• Speichern der ZVR-Login-Informationen bei Notaren mit gleichem Nachnamen jetzt möglich.

Allgemein

• Bei einem Offline-Update werden der elrv-Datenordner und - soweit bekannt - der Programmordner nicht mehr abgefragt.
• Proxy-Einstellungen werden beim Online-Update wieder berücksichtigt.

Ende 2011 startete der Testbetrieb für den elektronischen Rechtsverkehr in Grundbuchsachen beim Grundbuchamt Dresden. Ab dem 1. Juli 2012 wird dieser Testbetrieb auf das Grundbuch Leipzig ausgeweitet.

Am 2. Juli 2012 beginnt der elektronische Rechtsverkehr in Grundbuchsachen in Baden-Württemberg.

Zudem hat die Justiz Ende 2011/Anfang 2012 ihre Software umgestellt und verwendet nunmehr für die Registerkommunikation den XJustiz-Datensatz Version 1.10.3.

XNotar wurde entsprechend angepasst und der Funktionsumfang erweitert.

XNotar/SigNotar allgemein

• Masken- und Funktionssteuerung sind über Tastaturkombinationen möglich
• grundlegend erneuertes Layout unter Verwendung einer Minimalauflösung von 1024x750 Pixel
• durch erweiterten Funktionsumfang wird Java 1.5 nicht mehr unterstützt; die Verwendung einer aktuellen Java-Version wird empfohlen.
• Einsammeln von Systeminformationen der Arbeitsplatzrechner
• SigNotar 3.2.28 mit verbesserter Verarbeitung von PDF/A-Dateien
• Verwendung von SecSigner 3.6

Grundbuchmodul

XNotar beinhaltet nunmehr ein Grundbuchmodul, welches unter Verwaltung -> Allgemein aktiviert werden kann. Mittels des Grundbuchmoduls können zukünftig Anträge elektronisch an die Grundbuchämter übermittelt werden.

Ähnlich wie im Registerverkehr werden strukturierte Informationen unter Verwendung des XJustiz-Datensatzes erfasst und übermittelt. Neben den Grundstücksdaten werden zunächst nur zu Anträgen auf Eintragung von Auflassungsvormerkungen und Grundpfandrechten weitergehende Fachdaten erfasst.

Daneben können zu übermittelnde Dokumente erfasst und ggf. mit Beglaubigungsvermerken sowie einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen werden.

Die Arbeitsabläufe sind weitgehend an das Registermodul angelehnt.

Einen Einstieg in das neue Grundbuchmodul vermittelt Ihnen ein unter

http://www.notarnet.de/elrv/video/GB/GB-Antrag.html

zur Verfügung stehender Informationsfilm, in dem die grundlegenden Funktionen erläutert werden. Sie können diesen Film auch vollständig auf Ihre Festplatte herunterladen und ihn so bei Bedarf immer wieder vollständig oder in Teilen ansehen.

Registeranmeldungen

• Umstellung des Datenformats auf XJustiz 1.10.3. Diese XJustiz-Version enthält unter anderem folgende Änderungen:
  • bei der besonderen Vertretungsbefugnis werden Besonderheiten zu § 181 BGB als Text erfasst und übermittelt, hierfür stehen Wertelisten zur Verfügung, die möglichst Verwendung finden sollen, individuelle Texte sind möglich,
  • bei Anmeldungen zu inländischen Zweigniederlassungen ist die Postleitzahl zum Sitz anzugeben
  • Adressierung des Handels- und Genossenschaftsregisters des Amtsgerichts Charlottenburg über eine separate XJustiz-ID
  • Anmeldefälle wurden geändert,
  • Dokumentarten wurden geändert
• Verbesserung der manuellen Zuordnung von strukturierten Auszügen zu Anmeldungen

Bei den Anmeldefällen erfolgten folgende Änderungen:

• Anmeldung Auflösung (vorher: Auflösung auf Antrag)
• Nachfolge in einen Kommanditanteil (vorher: Sonderrechtsnachfolge eines(r) Kommanditisten (Kommanditistin)
• Änderung des Gesellschaftsvertrages / der Satzung (vorher zwei separate Anmeldefälle)
• Wechsel des(r) Inhabers (Inhaberin) mit Haftungsausschluss (vorher: Eintritt eines(r) neuen Inhabers (Inhaberin) mit Haftungsausschluss)
• Anmeldung der Geschäftsanschrift (neuer Anmeldefall)

Bei den Dokumentenarten erfolgten folgende Änderungen:

• Protokoll/Beschluss wurde in Protokoll/Beschluss/Niederschrift geändert
• alle Werte wurden auf Singular umgestellt.
• Kostendokumente entfällt
• neue Dokumentenarten: Antrag, Aufhebung Widerspruch, Rechstmittel

1. Bei der Signaturprüfung wird das RTF 'resultat_ok_expired.rtf'  verwendet, wenn das Signaturzertifikat nach angegebenen Signaturzeit gesperrt worden ist.

2. Die Option zur Erstellung von Containersignaturen wird beim SigNotar -Update 'OFF' gesetzt und nicht mehr im Optionsdialog angezeigt.

3. Darstellung von JBIG2-kodierten Bildern in PDF/A-Dokumenten: JBIG2-kodierte Bilddaten in PDF/A-Dokumenten werden in der Anzeigekompo-nente von SigNotar und SecSigner dargestellt.

4. Kodierung des Beglaubigungsvermerks für PDF/A-Dokumente: Wird mit SigNotar ein Beglaubigungsvermerk für ein PDF/A-Dokument hinzugefügt, so ergänzt SigNotar einen Metadata-Eintrag im zugehörigen Page-Object. Auf diese Weise erkennt SigNotar später, ob einem PDF/A-Dokument bereits ein Beglaubigungsvermerk mit SigNotar hinzugefügt worden ist. SigNotar zeigt diese Tatsache entsprechend an. Aus der Sicht des Nutzers ist das Verfahren analog zum bestehenden Verfahren für TIF-Dokumente.

5. "Kartenleser suchen" - Dialog in XNotar: Nach Betätigen "Kartenleser suchen" in XNotar unter Info/Systeminfo öffnet sich das entsprechende SigNotar-Fenster im Bildschirmbereich.

6. PDF/A1 und PDF/A2: Der Nutzer kann in den Optionen zwischen der Prüfung nach PDF/A1 und PDF/A2 auswählen.

7. Unterstützung der Darstellung von Bilddaten im Separation-Farbraum in PDF-Dokumenten.

8. Unterstützung von OpenType-Fonts und Fehlerbehebung bei der PDF/A-Prüfung: CharSet und CIDSet werden nun korrekt im Font-Descriptor geprüft und nicht mehr im Font-Verzeichnis.

9. Unterstützung von PDF-Signaturen für PDF/A-konforme Dokumente.

10. Abschaltung der Prüfung, ob Beta-Versionen für den jeweiligen Nutzer erlaubt sind.

11. SecSigner 3.6 wird als Signaturkomponente verwendet.

Elektronische Vereinsregisteranmeldungen ab dem 01.11.2011 in Niedersachsen möglich.

Verwendung des strukturierten Auszugs vom Registergericht

• Überwachung eines selbstgewählten Importordners
• Zuordnung zu versandten Fällen über Aktenzeichen bzw. Gericht und Bezeichnung Rechtsträger
• Bereitstellung der Eintragungsmitteilung im Fall in XNotar
• Wiederverwendung der Rechtsträger- und Beteiligtendaten bei weiterer Anmeldung zu gleichem Aktenzeichen

• weiterführende Informationen siehe Handbuch
• Wegfall Fachdatenmaske bei Erfassung der Anmeldefälle "Änderung der Firma", "Wechsel des(r) Inhabers (Inhaberin)" (mit und ohne Haftungsausschluss)
• diverse Fehlerbehebungen
  • 3.3.53 Onlineupdatemechanismus für Pilotversionen korrigiert

• Darstellung von JBIG2-kodierten Bildern in PDF/A-Dokumenten: JBIG2-kodierte Bilddaten in PDF/A-Dokumenten werden in der Anzeigekomponente von SigNotar und SecSigner dargestellt.
• Kodierung des Beglaubigungsvermerks für PDF/A-Dokumente: Wird mit SigNotar ein Beglaubigungsvermerk für ein PDF/A-Dokument hinzugefügt, so ergänzt SigNotar einen Metadata-Eintrag im zugehörigen Page-Object. Auf diese Weise erkennt SigNotar später, ob einem PDF/A-Dokument bereits ein Beglaubigungsvermerk mit SigNotar hinzugefügt worden ist. SigNotar zeigt diese Tatsache entsprechend an. Aus der Sicht des Nutzers ist das Verfahren analog zum bestehenden Verfahren für TIF-Dokumente.
• "Kartenleser suchen"-Dialog in XNotar: Nach Betätigen der Option "Kartenleser suchen" in XNotar unter Info(Systeminfo öffnet sich das entsprechende SigNotar-Fenster im Bildschirmbereich.
• PDF/A1 und PDF/A2: Der Nutzer kann in den Optionen zwischen der Prüfung nachPDF/A1 und PDF/A2 auswählen.

• Die zuletzt gewählte Sortierreihenfolge in der Vorgangsübersicht wird gespeichert und beim nächsten Aufruf wieder angewendet.
• Für beteiligte Organisationen, die nicht Rechtsträger sind, muss die Rechtsform nicht mehr erfasst werden. 
• XNotar kann nicht mehr mehrfach parallel ausgeführt werden.
• Die Erfassung des Stichtags (Liste zum) bei den Dokumentenarten Liste der Gesellschafter / Übernehmer / Aufsichtsratsmitglieder entfällt.
• Bei Ausscheiden eines Prokuristen oder persönlich haftendem Gesellschafters kann das Feld Geburtsdatum in der Maske Beteiligung jetzt angegeben werden.
• Konfigurationsänderungen:
  • Favoriten für die Vertretungsregelungen bei Vereinen, AG, OHG_Genossenschaft, Partnergesellschaft und KGaA überarbeitet.
  • Die Dokumentenart „Gesellschaftsvertrag/Satzung/Statut" kann künftig mit anderen Dokumentenarten kombiniert werden.
  • Die Dokumentenart „sonstige Urkunden/Unterlagen (signiert) (Übernahmeerklärung(en) der übernehmenden Gesellschafter(in))" ist jetzt optional.
  • RegNeu ist jetzt auch beim Registerzeichen bei der Beteiligung der aufnehmenden Gesellschaft/Umwandlungsgesetz auswählbar.
• XNotar 3.3.48 unterscheidet sich von 3.3.47 nur durch die integrierte SigNotar-Version. Diese wurde auf 3.2.20 aktualisiert.

• Seit 1.12.2010 werden die Datensätze im Format XJustiz 1.7 verarbeitet.
• Sind in XNotar mehrere Notare angelegt, werden beim Wechsel des aktiven Notars die ZVR-Meldungen jetzt für den ausgewählten statt wie bisher für den zuerst ausgewählten Notar hochgeladen.
• Das Registerzeichen wird beim Vorschlag für Dokumentennamen verwendet, wenn dies so in den Einstellungen angegeben ist.
• Beim Geburtsdatum werden zweistellig angegebene Jahreszahlen mit "19" statt wie bisher "20" ergänzt.
• Direkter Nachrichtenimport aus einer Fachsoftware sorgt nicht mehr für ungültige Masken.
• Fehlerbehebung in der Sichtung (Anzahl Dokumente, zweite Rolle, Mouseover Dokumentenname, Währung)
• Anmeldefall "Änderung einer Firma" wieder möglich
• Import aus Fachsoftware wieder ohne Angabe eines Gerichts möglich

Lösung:

• Es sind neue CA-Zertifikate von SignTrust (gültig ab 1.1.2011) ergänzt worden.

• SecSigner kann vom Anbieter signierte Zertifikatstapel nachladen und für den Arbeitsplatz im Nutzerverzeichnis vorhalten.

• Folgende Einstellungen gelten grundsätzlich:

  - Ein Berufsattribut ist immer anzuzeigen.

  - Die Anzeigefarbe des Berufsattributes ist wie bei den übrigen Zertifikatangaben schwarz.

• Der SigNotar-Menüpunkt 'Details zur PDF/A-Prüfung anzeigen' ist in 'PDF/A-Konformität prüfen' umbenannt worden. Entsprechend werden Warnmeldungen nur dann angezeigt, wenn das geprüfte PDF-Dokument nicht PDF/A-konform ist.

• Die Seitennummern-Anzeige beim Blättern mit den Pfeiltasten ist korrigiert worden

• Die URL für Dokument OT-Leit ist angepasst worden.

• PDF/A-Prüfung: Der Eintrag 'OutputIntents' im Dokumentkatalog kann als Referenz gesetzt werden.

• Layoutanpassung Optionsdialog: Die Breite des Reiters 'Signaturerstellung/Prüfung' im Optionsdialog nach Aufruf aus XNotar ist angepasst worden.

• Verbesserung der Adressimport-Funktion
• Notarvertreter: Signatur von Anschreiben beim Erstellen/Bearbeiten sowie Signatur von Anlagen aus Dokumentendetails wieder möglich
• Sichtung Handelsregister
  • "auscheidend" wird bei Rolle des Beteiligten angezeigt
  • Anmeldefall ohne zusätzliche Fachdaten wird trotzdem als Unterblock angezeigt
  • Stammkapital wird nun angezeigt
  • In der Druckansicht wird nur "Liste zum" angezeigt, wenn das Feld wirklich ausgefüllt wurde/ relevant ist
• Anmeldefall Sitzverlegung AG: kein Stichtag zu Anlagen in der XML-Datei

(1) Anlegen eines Nutzers, wenn das Verzeichnis bereits existiert:
Beim Versuch, einen Nutzer anzulegen, wenn das zugehörige Verzeichnis bereits exsistiert, hat die Antwort auf die entsprechende Abfrage den gewünschten Effekt.

(2) Löschen der vorher genutzten Daten beim SigNotar-Aufruf aus XNotar:
Nach dem Start von XNotar direkt aus der Navigations-Leiste links werden bei abschließender Wahl der Option 'Zurück zum Hauptmenü' alle alten Daten gelöscht.

(3) Zertifikat-Anzeige:
Die Anzeige der von der Smartcard ausgelesenen Zertifikate wurde im entsprechenden Dialog korrigiert, die Details zu den einzenen Zertifikaten können eingeblendet werden.

(4) Logging der Versionsnummer der verwendeten Morena-Bibliothek:
Die Versionsnummer der verwendeten Morena-Bibliothek wird zur Vereinfachund der Fehlerbehandlung im Log ausgegeben.

(5) Anpassung der Vorlage 'Pruefvermerk.rtf':
Die Vorlage 'Pruefvermerk.rtf' wurde angepasst.

(6) Hilfe-Aufruf im SecSigner:
Durch Betätigen des Hilfe-Buttons im SecSigner wird das Signotar-Handbuch öffnet.

(7) Aktion für bearbeitete Dokumente:
Diese Option gilt nun auch für Dokumente, die unverändert gespeichert werden.

(8) Vertretersignatur von Anschreiben:
Beim Aufruf der Signatur eines Anschreibens durch einen Vertreter aus XNotar werden die Speicherorte für den erstellen Zip-Container und dessen Signatur zurückgegeben.

(9) Kontinuierliche Darstellung für mehrseitige Dokumente:
In den Einstellungen im Reiter 'Anzeige' ist eine Option 'Kontinuierliche Darstellung' für mehrseitige Dokumente ergänzt worden.

(10) Rückgabe von Dateinamen nach der Vertretersignatur beim SigNotar-Aufruf aus XNotar:
Wird aus XNotar über 'Anlagen / Dokumente' ein Dokument an SigNotar übergeben und dort vom Notarvertreter signiert, so werden die entsprechenden Dateinamen zurückgegeben.

(11) Signatur der Bestellungsurkunde beim Anlegen eines Vertreters bzw. eines Notariatsverwalters:
Auch beim Anlegen eines neuen Vertreters und beim Anlegen eines neuen Notariatsverwalters ist es nun möglich, die Bestellungsurkunde zu signieren.

(12) Korrektur der Anzeige für PDF/A-Warnungen:
Ist in SigNotar die Option "Details zur PDF/A-Prüfung" angeschaltet, so werden alle Details aus der Prüfung angezeigt, darunter auch Warnmeldungen. Titel und Hinweis im Dialog wurden für den Fall korrigiert, dass nur Warnungen gegeben sind, welche die PDF/A-Konformität nicht beschränken.

(13) Anpassung SecSigner-Layout:
Das SecSigner-Layout wurde entsprechend der Vorgaben angepasst.

(14) SigNotar-Dialog skalierbar:
Der SigNotar-Dialog ist nun skalierbar und erlaubt die Maximierung. Diese Eigenschaft kann in den Optionen (Einstellungen/Optionen → Alle Optionen anzeigen → Anzeige) an- und ausgeschaltet werden.

(15) Änderungen in den Programm-Optionen speichern:
Änderungen im Dialog 'Programmoptionen' (Einstellungen/Optionen → Alle Optionen anzeigen) müssen grundsätzlich vom Nutzer bestätigt werden. Verlässt der Nutzer den übergeordneten Dialog durch 'Abbruch', so erhält er nun einen entsprechenden Hinweisdialog und kann die Änderungen speichern.

(16) OCSP-Anfrage automatisch durchführen:
Die Funktionalität der Option 'OCSP-Anfrage automatisch durchführen' wurde reaktiviert.

(17) Bei der kontinuierlichen Anzeige wird die Seitenauswahl nun auch bei der Nutzung des Mausrädchens aktualisiert.

(18) Die beiden Vorlagen 'Pruefvermerk_Vertretung.rtf' und 'Pruefvermerk_Verwaltung.rtf' sind angepasst worden.

Handelsregister

• Vereinsregisteranmeldungen für Sachsen-Anhalt, Berlin, Bayern, Bremen, Sachsen, Schleswig-Holstein und Rheinland-Pfalz sind möglich
  • Ersteintragung eines Vereins
  • Eintritt Vorstand
  • Austritt Vorstand
  • Änderung der Vertretungsbefugnis
  • Änderung der Satzung
• Eintragungsmitteilungen und strukturierte Auszüge, die vom Registergericht per EGVP übersandt wurden, werden in XNotar importiert.
  • Angabe eines Importverzeichnisses in den Einstellungen des Notars
  • Start der automatischen Zuordnung in der Übersicht bei Wechsel der Anzeige auf die versandten Fälle
  • Zuordnung anhand des Registerzeichens oder bei Neueintragungen anhand Gericht und Bezeichung des Rechtsträgers; eine manuelle Zuordnung bei unklaren Fällen ist ebenfalls möglich
  • Über den Menüpunkt "Eintragung" kann die Eintragungsmitteilung aufgerufen und gedruckt werden. Auf einer zweiten Karteikarte werden - wenn vorhanden - Differenzen zwischen versandter Anmeldung und erfolgter Eintragung aufgeführt.
  • Wird ein neuer Fall erfasst, wird nach Eingabe des Aktenzeichen geprüft, ob dafür ein strukturierter Auszug vorliegt. Ist dies der Fall, wird die Rechtsträgermaske bereits mit den Daten des Rechtsträgers gefüllt. In der Übersicht der Beteiligten können vorhandene Beteiligte ausgewählt und in den Fall als Beteiligte übernommen werden.
  • Neue Funktion "Sichten & Signieren" im Notarmodus
    • Alle Fälle, die vom Mitarbeiter an den Notar weitergegeben wurden und sich im Status "Vorbereitung abgeschlossen" befinden, können am Stück gesichtet werden.
    • Alle Dokumente, die noch signiert werden müssen, werden komplett an SigNotar zur Signatur übergeben.
    • Alle Fälle können mit einem Klick an EGVP zum Versand abgegeben werden.
    • Komplette Überarbeitung der Sichtung:

      Änderungen in den Einstellungen

      Informationsdialog

      Um im Supportfall den Bearbeiter auf schnellem Wege Zugang zu den Systeminformation wie Angaben zu den eingesetzten Programmversionen, Kartenleser, Verzeichnisse zu verschaffen, kann unter Hilfe/Systeminfo ein Dialog mit den relevanten Daten aufgerufen werden.

      • Die Informationen werden jetzt in einer auf- und zuklappbaren Baumstruktur dargestellt
      • Die Anlagen sind immer ohne Scrollen sichtbar.
      • Eine Vorschau auf die erste Seite wird beim Überfahren des Dokuments mit der Maus angezeigt.
      • Die Windows Bild- und Faxanzeige wird als Standardanzeigeprogramm beim Aufruf aus XNotar unterstützt.
      • Dokumente können per Drag & Drop mit der Maus in das Dokumentenfenster gezogen und so zu einem Fall hinzugefügt werden.
      • Auf der Startseite kann der zuständige Bearbeiter sein Kürzel eingeben. Bei den Anmeldungen wird in der Übersicht dann der letzte Bearbeiter angezeigt.
      • Die Eingangsbestätigung auf dem EGVP-Server nach Versand im EGVP kann aus der Übersicht heraus gedruckt werden.
      • Die Angabe der besonderen Vertretungsbefugnis ist kein Pflichtfeld mehr. Keine Angabe bedeutet, dass sie der allgemeinen Vertretungsregelung entspricht.
        • Die Vorlagen für die Vermerkvorlagen und Anschreiben in SigNotar können direkt in den Einstellungen des Notars in XNotar aufgerufen und bearbeitet werden. Die Navigation im Windows-Explorer hin zu den Vorlagen entfällt dadurch.
        • Das Exportverzeichnis aus dem EGVP für Posteingänge, welches für den Import von strukturierten Auszügen benötigt wird, kann in den Notareinstellungen unter HR angegeben werden.
        • Die Einstellungen von SigNotar können direkt in XNotar unter Verwaltung/SigNotar-Parameter bearbeitet werden. Die geänderten Optionen werden dann beim nächsten Aufruf, z.B. bei Hinzufügen von Dokumenten aus einem Fall heraus, wirksam.

Handelsregister

• Neuer Vorgangsstatus "versendet", wenn die Nachricht tatsächlich im EGVP verschickt wurde. Die Eingangsbestätigung kann in der Anmeldefallübersicht aufgerufen werden.
• An EGVP abgegebene Anmeldungen können auch exportiert werden (z.B. für die Ablage in einem eigenem Archivierungssystem)
• Anmeldungen können bereits im Status "in Vorbereitung" dubliziert werden, z.B. für die Vorbereitung mehrerer inhaltsgleicher Fälle, wo nur die Anhänge ausgetauscht werden müssen
• Automatische Aktualisierung der Fallübersicht, d.h. XNotar kann im hintergrund geöffnet bleiben und man sieht z.B. im Notarmodus wenn neue Fälle vom Mitarbeiter übergeben wurden
• Beim Anmeldefall "Errichtung einer Zweigniederlassung" werden keine Prokuristen mehr erfasst. Es ist der Fall "Neuanmeldung eines Prokuristen" zusätzlich zu verwenden.
• Beteiligtenbeziehungen bei Prokuristen und Sonderrechtsnachfolge werden nicht mehr erfasst, da diese Informationen justizseitig nicht ausgewertet werden.
• Aufruf der Fallübersichten der Module direkt über das Menü, Umweg über "Start" entfällt
• Neugestaltung der Erfassung der Allgemeinen Vertretungsregelung
• Überarbeitung der Adressimport-Funktion
• Änderungen bei den Werten für das Anschreiben in SigNotar: UR.Nr./eigenes Aktenzeichen und Registerzeichen des Rechtsträger in getrennten Feldern

Änderungen in den Einstellungen

• Neuer Favorit: die Voreinstellung UR / eigenes Aktenzeichen kann als Favorit abgelegt werden
• Namensvergabe für Dokumente, die in SigNotar hinzugefügt werden: in den Einstellungen können die Bestandteile und deren Reihenfolge selbst zusammengestellt werden. Als Felder stehen zur Verfügung:
  • Aktenzeichen
  • Dokumentenart
  • Dokumentdatum 
  • UR-Nr./eigenes Zeichen
  • Beschreibung
  • Name des Rechtsträgers 
• Neue Option: Es kann eingestellt werden, ob bei der Dokumentenauswahl standardmäßig das zuletzt genutzte Verzeichnis statt dem SigNotar-Unterordner bei der nächsten Auswahl vorgeschlagen werden soll.

Lösung:

(1) Datum im Beglaubigungsvermerk:

• Beim Anfügen des Beglaubigungsvermerks hat der Mitarbeiter die Möglichkeit, das Datum offen zu lassen (Checkbox). Wird diese Option gewählt, so werden Dokument und Beglaubigungsvermerk getrennt gespeichert.
• Vor dem Aufruf der Signatur durch den Notar wird das Datumsfeld durch das aktuelle Datum ersetzt, Dokument und Beglaubigungsvermerk zusammengeführt und der Signaturanwendungskomponente zugeführt.
• Im Einzelarbeitsplatz-Modus ist es ebenfalls möglich, beim Anfügen des Beglaubigungsvermerks das Datum offen zu lassen. In diesem Fall kann nicht direkt signiert werden. Möchte der Notar im Einzelarbeitsplatz direkt signieren, darf er das Datum nicht offen lassen.
• Die Voreinstellung für diese neue Option ist in den Einstellungen konfigurierbar. Standard-(Default-)Einstellung ist
  • im Mitarbeiter-Modus: Datum offen (Haken gesetzt)
  • im Einzelarbeitsplatz-Modus: Datum nicht offen (Haken nicht gesetzt)

  (2) Optionen "anfügen" und "einfügen".

  • Die Auswahl "einfügen" führt dazu, dass das ausgewählte Dokument an das aktuell gesichtete Dokument angehängt wird.
  • Die Auswahl "anfügen" führt dazu, dass das ausgewählte Dokument vor der aktuell gesichteten Seite eingefügt wird.

  (3) Der Notar kann währen der Bearbeitung ausgewählte Dokumente drucken.

  (4) SigNotar erlaubt die Freischaltung mehrerer Signaturkarten in Folge.

  (5) In der Nutzerverwaltung von SigNotar wurde 'Sozietätsname/Nutzer' durch 'Nutzer' ersetzt, da der Nutzer immer eine natürliche Person (Notar oder Notariatsverwalter) ist.

  (6) Die Überschrift der Dokumentanzeige vor der Signatur lautet nun 'Bitte prüfen Sie das Dokument und signieren es anschließend.

  (7) Anpassung Prüfung ZIP-Container:
  Bei der Prüfung eines signierten ZIP-Containers (elektronische Urkunde des Notarvertreters) sollten die Auswahlmöglichkeiten bei der Prüfung der Bestellungsurkunde lauten:
  - statt "Bestellungsurkunde unzulässig": Bestellungsurkunde fehlerhaft

  - statt "Dokument und Urkunde zulässig": Bestellungsurkunde OK

  (8) Anzeige des Prüfergebnisses bei abgelaufenen Algorithmen:
  Bei abgelaufenen Algorithmen sollte die Signaturprüfung nicht ergeben, dass die Signatur nicht gültig ist. Statt dessen wir analog zum Prüfbericht ausgegeben: "Die Gültigkeit der Signatur ist nicht feststellbar."

  (9) Nachfrage nach Änderung in den Optionen:
  Wurden Einstellungen in SigNotar geändert, so fragt SigNotar beim Verlassen der Optionen mit "Abbruch" oder "SigNotar" beenden" nach: "Soll die Änderung der Einstellung gespeichert werden?" Ja führt zu: Einstellungen werden vor dem Verlassen der Optionen gespeichert. Nein führt zu: Einstellungen werden nicht gespeichert.

  (10) Radiobutton für einfache Abschrift gestrichen:
  Bei dem Hinzufügen des Beglaubigungsvermerks ist der Radiobutton für die Bezeichnung der Vorlage als Einfache Abschrift ersatzlos gestrichen worden.

  (11) Korrektur der Zip-Anzeige:

  Korrektur der Anzeige mehrerer Zip-Container in der Signaturanwendungskomponente.

  (12) Anpassungen der Massensignatur:

  • Der blaue Haken mit der Erläuterung "Dokument liegt in Unsigniert" entfällt beim Aufruf aus XNotar.
  • Einzelne Dokumente können mit einer neuen Schaltfläche "Ausgewähltes Dokument nicht signieren" vom dem Signaturprozess ausgenommen werden. Beim Aufruf aus XNotar wird für das Dokument der Status 'SigNotar.DocumentToBeSigned' zurückgegeben.
  • Die Schaltfläche "Selektiertes Dokument anzeigen" wird umbenannt in "Ausgewähltes Dokument anzeigen".

  (13) Automatisches Beenden nach der Signaturerstellung beim Aufruf aus XNotar:

  Anstelle der Anzeige des Ergebnisses der Signatur kann SigNotar sich selbst schließen (Aufruf aus XNotar) bzw. in das Hauptmenü springen (Stand-Alone), wenn die Signatur aller Dokumente erfolgreich war.

  Dazu dient die neue Option 'Signaturerstellung/Prüfung: Anzeige des Ergebnisses der Signaturerzeugung'.

  (14) Bei der Massensignatur wird die Gesamtzahl der zu signierenden Dokumente angegeben:

  „Es liegen [n] Dokumente zur Signatur vor.“ [n] beschreibt hierbei die Zahl der Dokumente, die zur Signatur vorgesehen sind und die im nächsten Schritt mit "Alle Dokumente signieren" signiert werden.

  (15) Ermöglichung der Signatur von mehr als 100 Dokumenten mit BNotK-Karten:
  SigNotar ermöglicht die Teilung von Stapeln in Pakete mit jeweils max. 99 Dokumenten.

  Dazu dient die neue Option 'Signaturerstellung/Prüfung: Dokumentstapel teilen'

  (16) Wandlung der Scan-Daten nach PDF/A:

  Die Scanner-Optionen erlauben nun die Auswahl des Formats für die Wandlung der Scan-Daten: Möglich sind TIFF und PDF/A, die Voreinstellung bleibt TIFF.

  (17) Anpassungen der Massensignatur in SigNotar:

  • Der roten Haken mit der Bezeichnung "Dokument ist fehlerhaft" wird im Dialog nach oben gesetzt, wenn der Aufruf über die API erfolgt.
  • Wird ein einzelnes Dokument mit einer neuen Schaltfläche "Ausgewähltes Dokument nicht signieren" vom dem Signaturprozess ausgenommen, so erscheint keine Dialog mehr, der ein Verschieben anböte.

  (18) Ermöglichung der Signatur von mehr als 100 Dokumenten mit BNotK-Karten:

  • SigNotar ermöglicht die Teilung von Stapeln in Pakete mit jeweils max. 99 Dokumenten auch bei nicht-gesetzeskonformer Signatur (PIN-Eingabe erfolgt nicht am Kartenleser).
  • Der Hersteller der Signaturanwendungskomponente weist darauf hin, dass nur geeignete Kartenleser zur Erstellung qualifizierter Signaturen eingesetzt werden können:
    www.bundesnetzagentur.de/enid/aa1d055cbb3cff8c2fc4cd2ece96ff96,0/Bestaetigungen/Chipkartenleser_w0.html

  (19) Differenzierung der Aktion für bearbeitete Dokumente:

  • Die Einstellung 'Aktion für Vorlage nach Zusammenführen' im Reiter 'Dokumente' im den Optionen bestimmt, was nach dem Zusammenfügen mit der Vorlage (dem Dokument ohne Beglaubigungsvermerk) geschehen soll. Verschieben führt zum Verschieben der Vorlage in den Ordner "TiffVorlagen". Die Default-Einstellung bei Auslieferung ist "Verschieben anbieten".
  • Die Einstellung 'Aktion für Vorlage nach Signatur' im Reiter 'Signaturerstellung/Prüfung' bestimmt, was nach der Signatur mit der Vorlage geschehen soll. Verschieben führt zum Verschieben der Vorlage in den Ordner "Signiert". Die Default-Einstellung bei Auslieferung ist "Verschieben anbieten".

  (20) Speichern der Log-Dateien:

  • Bei der Anzeige der Log-Dateien sind die Schaltflächen 'Speichern' und 'OK' dem Standard-Layout angepasst.
  • Das Betätigen von Speichern führt zu einem Dialog für das Speichern der entsprechenden Log-Datei ("Speichern unter").

  Ergänzungen in SecSigner:

  (21) Anzeige des Berufsträgerattributs bei der Signaturprüfung mit Label „Berufsbezeichnung“.

  (22) Möglichkeit der Dokument-Darstellung im externen Viewer auch bei Mehrfach-Dokument-Übergabe.

Handelsregister

• Erfassungsassistent

Zur Unterstützung bei der Erfassung von Handelsregisteranmeldungen wurde in XNotar ein Assistent integriert. Hier wird der Anwender für eine Auswahl von Anmeldefällen Schritt für Schritt durch die Erfassung der notwendigen Daten geführt.

• Neue Anmeldefälle
  • Neuanmeldung Empfangsberechtigter
  • Löschung Empfangsberechtigter
  • Eintritt von Partnern einer Partnerschaftsgesellschaft
  • Austritt von Partnern einer Partnerschaftsgesellschaft

  Zentrales Vorsorgeregister

  XNotar kommuniziert nun über einen WebService direkt mit dem ZVR-Server.

  Anmeldungen müssen nicht mehr exportiert und dann über die Webanwendung hochgeladen werden, sondern werden direkt aus XNotar an den ZVR-Server übergeben. Aus XNotar sind Abfragen zum Verarbeitungstand auf dem ZVR-Server möglich. Die Eintragungsmitteilungen können als PDF direkt in XNotar empfangen werden.

  Die Vorgangsübersicht wurde analog der im HR-Bereich gestaltet.

Ab 1.11.2009 ist das Registergericht Hamburg unter einer neuen GerichtsID im EGVP erreichbar.

EGVP kann ab 1.11.2009 nur Fälle importieren, welche die neue ID enthalten. Nachrichten an das Registergericht Hamburg, die in XNotar vor dem 1.11. 2009 erstellt wurden, müssen auch vor dem 1.11.2009 mit EGVP versandt werden. Kommt beim Import in EGVP die Fehlermeldung "Unbekannter Empfänger", muss die Nachricht in XNotar dupliziert und erneut an EGVP übergeben werden.

• Archivierung: Die an das EGVP abgegebenen Fälle werden gesondert von den sich in Vorbereitung befindlichen gespeichert. In der Übersicht werden standardmäßig nur die noch nicht abgeschlossenen Fälle angezeigt. Wird der Filter auf "versandte" gesetzt und das Jahr ausgewählt, werden alle in diesem Jahr abgegebenen Fälle angezeigt. Die Fälle können zur Ansicht oder zum Duplizieren geöffnet werden.
• Erstellung Anschreiben:
  • Das Anschreiben kann jetzt in der Grunddatenmaske gezielt erstellt und bearbeitet werden.
  • Kann das Anschreiben nicht erstellt werden (direkter aufruf oder autom. Erstellung bei Anlagen/Dokumente oder Weiterverarbeitung), wird jetzt eine Meldung ausgegeben, welche daten noch für die Erstellung benötigt werden.
  • Wurde beim Duplizieren einer Anmeldung das Anschreiben nicht als zu kopierendes Dokument ausgewählt, wird das Anschreiben autom. neu erstellt (aktuelles Datum im Anschreiben).
• Option in den Notarseinstellungen, um das Löschen der Anlagen am Ursprungsort bei Abgabe an den EGVP auszuschalten.
• Beim Hinzufügen von Dokumenten Vorbelegung Signaturstatus anhand der gewählten Dokumentenart
• Konfigurationsänderungen:
  • Bei Beteiligten sind Straße und PLZ nicht mehr als Pflichtfeld erforderlich.
  • Einschränkung Rollenauswahl bei Errichtung einer Zweigniederlassung.
  • Fehlerbehebungen:
    • Zuletzt genutzer Arbeitsmodus auch bei Aufruf aus Fachsoftware.
    • Bearbeiten mehrerer Notare nacheinander wieder möglich.
    • Kein zusätzlicher Export der Bemerkung bei Übergabe an EGVP.

• Beim Öffnen von Dokumenten aus der Sichtung wird jetzt das Standardprogramm zum Öffnen von TIFF-Dateien genutzt, um komfortabler durch das Dokument navigieren zu können. Unter Verwaltung -> Allgemein kann dies zurück auf SigNotar gestellt werden.
• Beim Duplizieren eines Vorgangs werden jetzt bei mehr als 10 Dokumenten alle kopiert.
• In den tabellarischen Übersichten (Übersicht Anmeldungen, Anmeldefälle, Beteiligte, Dokumente/Anlagen) können Einträge mit der Entfernen-Tase gelöscht werden.
• div. Konfigurationsänderungen: Fälle aus dem UmwG bei RegNeu, Vorbelegung Rolle bei Neueintragung e.K, notwendige Dokumente bei Änderung der Firma, Ergänzung Hinweistexte
• div. Fehlerbehebungen

Symptom:

• Die Bearbeitung der Dokumente erlaubt Drehung und Invertierung
• seccommerce.signotar.useddocsaction ersetzt alte Optionen zur Behandlung zusammengefügter Dokumente
• zu einem neuem Dokument zusammengefasste Dokumente werden nicht verschoben/gelöscht, wenn das neue Dokument unter dem gleichen Dateinamen gespeichert wurde
• Unterstützung von PDF/A
• Anpassung der Darstellungskomponente
• Option seccommerce.signotar.tiff.scandataname wurde entfernt

Vollständige Bearbeitung aus XNotar

Die XNotar-Oberfläche dient als Start-Oberfläche für jegliche Bearbeitung im Hinblick auf die elektronische Signatur. SigNotar ist nun vollständig in XNotar implementiert.

Änderung im Arbeitsablauf durch Einführung von vier Prorammmodi

Einzelarbeitsplatz: In diesem Modus stehen alle Funktionen von XNotar zur Verfügung. Dies empfiehlt sich im Falle einer vollständigen Bearbeitung durch den Notar selbst oder wenn ansonsten alle Arbeitsschritte an einem Arbeitsplatz ausgeführt werden.

Mitarbeiter: Hier können Anmeldungen vollständig vorbereitet werden und müssen anschließend nur noch an den Notar übergeben und von diesem signiert werden.

Die Signatur geschieht regelmäßig im Modus:

Notar: Bereits vorbereitete Anmeldevorgänge werden nun nur noch vom Notar geprüft und die Anlagen signiert.

Dokumentenscan: Dieser mit XNotar 3.0 neu eingeführte Modus ermöglicht eine große Effizienz bei einem hoch arbeitsteiligen Vorgehen. Es werden ausschließlich Grunddaten angelegt und Dokumente über den Aufruf von SigNotar erfasst.

Die Aufgabenverteilung in XNotar 3.0 orientiert sich somit stärker als zuvor am Arbeitsablauf wie er aus der Vorgangsbearbeitung in Papierform bekannt ist. Jedoch wurde gleichzeitig darauf geachtet die gewohnte Arbeitsumgebung nicht zu ersetzen um eingespielte Arbeitsabläufe innerhalb der Notariate nicht zu verhindern.

Weitere Neuerungen sind:

• Eine qualifizierte Signatur im EGVP-Client ist nicht mehr erforderlich.

• Die Einführung einer Vorgangsübersicht. Damit wird der "Datei öffnen"-Dialog abgelöst.

• Die Administration der Notar-Nutzer befindet nicht mehr auf der Startseite sondern unter dem neuen Menüpunkt „Verwaltung“.

• Die Archivierung von Vorgängen: Im HR-Unterordner des ELRV-Datenordners werden die versendeten Nachrichten geordnet nach Rechtsträgern zusammen mit den Anlagen abgelegt.

• Anstelle der Druckansicht der HTML-Visualisierung im Browser erfolgt die Sichtung direkt in XNotar.

• Direkt-Navigation zur Datenänderung aus der Sichtung heraus

• Eingabeunterstützung: Nach Eingabe der Postleitzahl wird nun vom Programm selber ein passender Ort vorgeschlagen

• Neugestaltung der Auswahlmöglichkeiten für die Befreiung von den Beschränkungen des § 181 BGB.

• Vorschaufunktion für Anlagen (Tiff Dokumente im Bereich von SigNotar).

• Eine weitere Spalte in der Beteiligtentabelle für eine zweite Rolle.

• Eine weitere Spalte in der Dokumententabelle für den Dokumentenstatus.

• Neue Mitteilungsarten

• Verbesserungen im Bereich des Adressimportes

• Erleichterung der Erfassung wechselseitiger Bevollmächtigung im ZVR-Modul durch die Möglichkeit der "Partnervollmacht"

• Verhinderung des mehrfachen Auftretens gleicher Dokumenten-IDs (betrifft die Validität der XJustiz-Strukturdaten)