1 Wenn Proxy-Server im Einsatz sind, müssen diese bei der Konfiguration der Daten-Routen vom Arbeitsplatz zur Registerbox und zurück berücksichtigt werden. Durch Setzen von Proxy-Ausnahmen an den betreffenden Arbeitsplätzen werden die betreffenden Datenpakete gemäß den Routen-Einstellungen am Arbeitsplatz zur Registerbox geleitet und nicht zum Proxy-Server und von dort in das Internet. Wenn der Proxy-Server nicht beim Provider sondern im eigenen Netzwerk betrieben wird, können alternativ Regeln am Proxy-Server gesetzt werden, die die betreffenden Daten über die Registerbox leiten.
2 Für die direkte IP-basierende Adressierung muss der IP-Netzbereich 77.76.214.0/23 (77.76.214.0 bis 77.76.215.255) über die Registerbox geleitet werden.
Zum 1. Juli 2018 wurde in Hamburg der elektronische Rechtsverkehr beim Schiffsregister eröffnet. Zur Entgegennahme elektronischer Dokumente ist - wie auch beim Handelsregister - die elektronische Poststelle der Gerichte und Staatsanwaltschaften in Hamburg bestimmt.
Bei Einreichungen zum Schiffsregister sollen im Betreff die Registernummer des Schiffs (sofern bekannt) und der Schiffsname angegeben werden sollen.
Die Übermittlung von strukturierten Daten – wie z. B. bei Handelsregister-anmeldungen - ist bislang nicht vorgesehen.
Eine Anleitung für Einreichungen zum Schiffsregister mit XNotar finden Sie hier:
Obwohl XNotar nicht geöffnet ist, meldet es beim Start
XNotar wurde schon gestartet. Ein zweiter Aufruf ist nicht möglich.
Hier konnte durch ein unerwartetes Beenden von XNotar (z. B. über den Taskmanager) eine Sicherungsdatei nicht gelöscht werden, die einen zweiten Aufruf von XNotar verhindert.
Bitte löschen Sie die Datei „xnotar.running“ im .elrv Ordner direkt unter dem Windows Benutzer Verzeichnis:
Windows 8/7/Vista: C:Users.elrv
Windows XP: C:Dokumente und Einstellungen.elrv
Wenn Redirectet Folder für die Windows Benutzer verwendet werden, liegt der Ordner „.elrv“ in diesen.
Der Antrag wird derzeit von [Benutzername] bearbeitet und ist daher gesperrt.
Der Nutzer [Benutzername] hat XNotar jedoch nicht geöffnet.
Hintergrund: XNotar sperrt Vorgänge oder Funktionen, während diese von einem Nutzer geöffnet oder ausgeübt werden, für andere Nutzer, um Datenkollisionen und damit -verluste zu verhindern. Dies erfolgt durch Ablegen einer *.lock Datei in einem Systemverzeichnis. Bei Beendigung des Arbeitsvorganges werden diese lock-Dateien wieder gelöscht.
Im Einzelfall kann es passieren, dass diese lock-Dateien nicht ordnungsgemäß gelöscht werden, beispielsweise bei Systemabstürzen oder unvorhergesehen Abläufen.
Versierte Nutzer können die lock-Dateien wie folgt selbst manuell löschen:
Öffnen Sie in diesem Fall den Dateiexplorer und wechseln Sie in den ElRv-Datenordner; Sie finden diesen im Zweifel unter Verwaltung -> Allgemein). Wechseln Sie sodann in das Verzeichnis ElRv-Daten/[Notarname]/XNotar/.system Löschen Sie alle Dateien mit der Endung .lock; sortieren Sie hierzu am besten die Dateien nach der Spalte "Typ" Löschen Sie keinesfalls anderweitige Dateien. Kontaktieren Sie im Zweifel den Support: Bevorzugt per E-Mail support(at)notarnet.de oder Tel. 0800 5660 669 Mo – Fr von 8 bis 18 Uhr (gebührenfrei)
Das neue Microsoft Betriebssystem Windows 10 speichert in bisher nicht da gewesenem Maße Nutzungs-, Bewegungs- und Inhaltsdaten auf dem Rechner und in der Microsoft-Cloud1. Anwendungen des Nutzers können diese Daten verwenden und Microsoft verwendet diese angeblich, um das System zu optimieren. Eine vollständige Deaktivierung von Datenübermittlungen ist nach datenschutzrechtlichen Grundsätzen nur unübersichtlich und mit sachkundiger Unterstützung oder tiefgehender Beschäftigung möglich. Das neue Betriebssystem befindet sich derzeit bereits im Rollout, es lässt sich als einfaches meist kostenfreies Update laden.
Wenn die Einstellungen nicht professionell vorgenommen wurden, kann der Benutzer nicht immer sicher ausschließen, dass personenbezogene Daten und/oder vertrauenswürdige Dokumente auf den Servern von Microsoft landen und dort ausgewertet werden2.
Derzeit beschäftigen sich sowohl universitäre Einrichtungen3; als auch professionelle IT-Serviceunternehmen mit den diversen Frage- und Problemstellungen zur Erreichung einer dem deutschen Datenschutzrecht gerecht werdenden Lösungen.
Es wird empfohlen, das das Notariat betreuende Fachunternehmen auf die Vertraulichkeitsproblematik des Betriebssystems Windows 10 explizit hinzuweisen. Auch beim Einsatz von Windows 10 gelten weiterhin die EDV-Empfehlungen der Bundesnotarkammer:
Rundschreiben Nr. 41/1996 vom 30.10.1996: Sicherung der notariellen Verschwiegenheitspflicht bei EDV-Installation und -Wartung Rundschreiben Nr. 13/2004 vom 12.03.2004: Empfehlungen zur sicheren Nutzung des Internet Empfehlungen der Bundesnotarkammer vom Mai 2005: EDV-Empfehlungen für Notarinnen und Notare, Notarprüferinnen und Notarprüfer und Softwarehersteller im Hinblick auf eine dienstordnungsgerechte Führung der Bücher, Verzeichnisse und Übersichten im Notariat ---
A. Der Prüfer verlangt eine Herstellererklärung nach § 17 DONot § 17 DONot betrifft nicht das Thema Signaturkarten und qualifizierte elektronische Signaturen, sondern die automationsgestützte Führung der Bücher und Verzeichnisse des Notars. Konkret geht es in § 17 Abs. 1 Satz 2 DONot um eine Bescheinigung des Herstellers der Software, dass keine nachträglichen Veränderungen der mit dem Ausdruck einmal abgeschlossenen Eintragungen mehr möglich sind. Zuständig für die Erstellung dieser Bescheinigung ist der Hersteller der im konkreten Fall verwendeten Notariatssoftware.
Da XNotar und SigNotar für die in § 17 DONot erwähnten Funktionen nicht genutzt werden können, ist die Erteilung einer entsprechenden Herstellererklärung für XNotar und SigNotar daher weder erforderlich noch möglich. Vgl. weitergehend den Beitrag von Bettendorf, DNotZ 2005, 484 ff. (mit dem Muster einer Herstellerbescheinigung auf S. 508).
B. Der Prüfer verlangt vorab oder während des Termins den Ausdruck eines Prüfberichts Starten Sie SigNotar aus XNotar heraus. Klicken Sie auf Button "Beglaubigter Ausdruck". Klicken Sie im folgenden Fenster rechts unten auf "Signaturdatei öffnen". Wählen Sie im Auswahlfenster möglichst eine Signatur jüngeren Datums und bestätigen die Auswahl mit einem Klick auf "Öffnen". Das Ergebnis der Signaturprüfung wird angezeigt. Sofern unter Zertifikatstatus angezeigt wird: "Online-Sperrabfrage noch nicht durchgeführt", klicken Sie auf den Button "Online-Zertifikat-Prüfung". Anschließend wird das Ergebnis der Online-Zertifikatüberprüfung angezeigt. Klicken Sie links unten auf "Zurück" um in die Ergebnisübersicht zurückzukehren. Wählen Sie "Prüfbericht anzeigen". Der sich öffnende Bericht kann mit dem Butten "drucken" unten links ausgedruckt werden. Alternativ können Sie in der Ergebnisübersicht "Prüfbericht speichern" wählen. Speichern Sie den Bericht an einem Speicherort, den man leicht erreichen kann (z. B. den Desktop). Der Bericht wird im HTML-Format gespeichert. Die HTML-Datei können Sie mit Ihrem Standardbrowser öffnen und ausdrucken.
Wichtig: Sollte es gelb oder rot markierte Felder im Prüfbericht geben, kontaktieren Sie bitte umgehend unsere Hotline unter 0800 5 660 669 !
C. Der Notar wird gebeten, einen Nachweis zu führen, dass seine Karte das berufsbezogene Attribut „Notar“ aufweist Starten Sie SigNotar aus XNotar heraus. Klicken Sie rechts auf den Button „Signaturkarte/Nutzer" und im folgenden Fenster auf „Zertifikate auslesen“. Die Karte wird zunächst geprüft. Anschließend klicken Sie bitte auf den Button „Zertifikatdetails“. Die Details Ihres Zertifikats werden angezeigt. Scrollen Sie mit dem Schieberegler rechts bis zum unteren Ende des Zertifikats. Nun sollten ungefähr in der Mitte des Bildschirms das „berufsbezogene Attribut“ stehen. Die Syntax lautet NOTAR(IN) in AMTSSITZ, BUNDESLAND, BESTÄTIGENDE STELLE Ist dies nicht der Fall, kontaktieren Sie bitte umgehend unsere Hotline unter 0800 5 660 669!
D. Der Prüfer verlangt einen Nachweis für die Akkreditierung des Zertifizierungsdiensteanbieters Bundesnotarkammer Für die Erstellung von Beglaubigungen und sonstigen Zeugnissen in elektronischer Form dürfen Notare gem. § 2 a Abs. 1 DNotO nur die Signaturkarten eines akkreditierten Zertifizierungsdiensteanbieters verwenden. Die entsprechende Akkreditierung (§ 15 SigG) wurde der Bundesnotarkammer durch die Bundesnetzagentur erteilt und auf der Webseite der Bundesnetzagentur veröffentlicht.
Beim Bearbeiten eines bereits bestehenden Notars steht Ihnen auch ein Karteireiter zur Festlegung von Favoriten zur Verfügung. Solche Favoriten sind Werte, die in bestimmten Auswahlboxen anstelle der Standardwerte angezeigt werden. Haben Sie Favoriten gepflegt, können Sie in der Anwendung jeweils zwischen der Standardliste und der Favoritenliste wählen.
Ein Beispiel:
Die Standardliste der Amtsgerichte (Verfahrensdaten) zeigt Ihnen alle Registergerichte in Deutschland an. Für Ihre tägliche Arbeit ist jedoch nur eine begrenzte Zahl von Registergerichten relevant. Also pflegen Sie die Registergerichte, an die Sie vorrangig HR-Anmeldungen einreichen, als Favoriten der Werteliste Amtsgerichte. Die Anwendung bietet Ihnen nun in der Auswahlbox für Amtsgerichte Ihre favorisierten Amtsgerichte an. Zusätzlich – für den Fall, dass doch einmal ein nicht in den Favoriten enthaltenes Amtgericht auszuwählen ist – steht auch die Standardliste über „>>“ nach dem letzten Favoriten zur Verfügung.
Sie pflegen Ihre Favoriten, indem Sie zunächst den gewünschten Standard für Wertelisten auswählen. Aufbauend auf dem sog. „XJustiz-Standard“ stellt die BNotK einen für die Anforderungen des Elektronischen Rechtsverkehrs optimierten „BNotK-Standard“ bereit. Wir empfehlen, den BNotK-Standard zu wählen und ggf. in den Justiz-Standard zu wechseln, wenn Sie hier Ihre gewünschte Lösung nicht finden. Ist eine Werteliste nur im BNotK-Standard vorhanden, wechselt XNotar automatisch dorthin.
In einem zweiten Schritt wählen Sie diejenige Werteliste aus, für die Sie Favoriten anlegen möchten (in unserem Beispiel: Grunddaten: Verfahrensdaten: Beteiligte). Öffnen Sie dazu die Auswahlliste „Werteliste“ und wählen Sie die gewünschte Werteliste durch einfachen Klick aus. Die Werteliste erscheint nun im Fenster „Standardwerte“.
Markieren Sie nun den ersten für Sie relevanten Wert (z.B. Memmingen) und klicken Sie auf die Schaltfläche Pfeil nach rechts. Indem Sie weitere Werte markieren und sie mit Pfeil nach rechts in die Favoritenliste stellen, vervollständigen Sie diese. Innerhalb der Favoritenliste können Sie entweder durch Mausklick oder durch Pfeil nach oben und Pfeil nach unten navigieren.
Sie können auch eigene Einträge (z.B. für Vertretungsregelungen) erzeugen, indem Sie die Schaltfläche „Hinzufügen“ betätigen. Über die Schaltfläche „Bearbeiten“ können Sie selbst erzeugte Einträge verändern. Mit „Löschen“ entfernen Sie Einträge aus Ihrer Favoritenliste.
Durch Klick auf die Schaltfläche „Übernehmen“ speichern Sie Ihre Favoritenliste. Sie ist nun in der Anwendung verfügbar.
Der Notar soll für eine Anmeldung bzw. einen Antrag nachträglich geändert werden.
Die direkte Möglichkeit zur Übertragung besteht momentan nicht. Aber über Export und Import kann die Anmeldung bzw. der Antrag übertragen werden.
Öffnen Sie die Anmeldung bzw. den Antrag im Einzelplatzmodus und wählen Sie unter Weiterverarbeitung "Export".
Die Frage, ob exportiert werden soll, um die Anmeldung auf CD einzureichen, beantworten Sie mit "Nein".
Danach kommt die Abfrage, ob die Anmeldung zusätzlich gesichert werden soll. Hier wählen Sie "OK" und speichern die Datei z.B. auf dem Desktop ab.
Wechseln Sie dann auf die Startmaske von XNotar und wählen den richtigen Notar aus.
Importieren Sie danach die Anmeldung bzw. den Antrag über "Anmeldung importieren" bzw. "Antrag importieren". Jetzt ist die Anmeldung bzw. der Antrag dem gewünschten Notar zugeordnet.
In der Anmeldungsübersicht des ersten Notars muss die Anmeldung noch gelöscht werden.
Symptom: In manchen Fällen werden im Ausland beglaubigte und mit Apostille versehene Dokumente als Anlage zur Anmeldung beim deutschen Notar vorgelegt. Wie soll mit diesen Dokumenten verfahren werden?
Lösung: Da die Amtsgerichte seit dem 01.01.2007 keine Papier-Dokumente mehr entgegen nehmen, müssen solche Dokumente eingescannt und mittels SigNotar signiert werden. Die so erzeugten elektronischen Dokumente werden zusammen mit der Anmeldung an das Amtsgericht übergeben.
Es wird empfohlen, die Originaldokumente bei der jeweiligen Anmeldung zu verwahren, ggf. als Beilage zur Urkunde zu erklären.
Das gleiche gilt für alle anderen Urkunden/Dokumente auch privatschriftliche Urkunden (z.B. handschriftliche Testamente usw.).
Problem: Die angefügten Dokumente werden zwar im ersten Moment angenommen, dann aber meldet XNotar bei Verlassen der Maske mit "WEITER", dass auf die Datei nicht zugegriffen werden kann.
Lösung: Bitte stellen Sie sicher, dass die Dateinamen der Dokumente, die Sie anfügen möchten, keine Sonderzeichen oder zwei Leerstellen nebeneinander enthalten.
Symptom: Es erscheint die Fehlermeldung "Die Daten sind nur bedingt gültig".
Problem: Programmtechnisch ist hier eine bestimmte Standardvorgabe hinterlegt (z.B. will XNotar ein unsigniertes Dokument bei einer bestimmten Dokumentart. In diesem Fall muss aber ein signiertes hinzugefügt werden).
Lösung: Es handelt sich hier nur um eine weiche Validierung (d.h. auch wenn XNotar ein unsigniertes Dokument erwartet, kann ein signiertes Dokument hinzugefügt werden.)
Es kommen dann zwar die Warnmeldungen beim Validieren/Versand, der Versand ist trotzdem möglich.
Für die Nutzung des EGVP-Moduls von XNotar ist der Anschluss des Arbeitsplatzes an die Registerbox oder das Notarnetz erforderlich ist. Bei dem ProGOV handelt es sich um eine für die Kommunikation erforderliche Serverkomponente.
Registerbox Wird im Notariat eine Registerbox eingesetzt, muss an den betroffenen Arbeitsplätzen – soweit noch nicht geschehen - eine „IP-Route“ zur Registerbox eingestellt werden. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der „Anleitung zur Inbetriebnahme der Registerbox“, die Sie mit der Registerbox erhalten haben. Bitte wenden Sie sich ggf. an Ihren Systembetreuer. Sollte die Registerbox korrekt installiert sein und dennoch keine Verbindung zum Notanetz zustande kommen, starten Sie die Registerbox neu.
Proxy-Server Ab XNotar 3.5 werden die allgemeinen Proxy-Einstellungen des Arbeitsplatzrechners verwendet. Sofern in XNotar unter Verwaltung -> Allgemein -> Reiter „Verbindung“ ein Proxyserver eingetragen ist, entfernen Sie bitte diesen Eintrag.
Weiterhin muss für die Verwendung des EGVP-Moduls „progov-osci.bnotk.de“ und (ab Version 3.6) sdv.bnotk.de als Ausnahme für den Proxy-Server in den Internetoptionen erfasst werden. Bitte wenden Sie sich ggf. auch hier an Ihren Systembetreuer.
Fehlersuche Test 1
Besteht Zugang zum Notarnetz? Dies prüfen Sie durch ein Login im ZTR unter ztr.bnotk.de
Funktioniert das Login nicht und es wird eine Registerbox eingesetzt, nehmen Sie die im Abschnitt "Registerbox" beschriebenen Einstellungen vor.
Voraussetzung: Der Vertreter ist in SigNotar angelegt und dem entsprechendem Notar zugeordnet.
In XNotar wählt man auf der Startmaske den Notar aus.
In den Grunddaten wählt man die Option "Anmeldung durch den Notarvertreter"
Bei der Signatur der Anlagen gibt es im Vergleich zur Anmeldung durch den Notar einen Unterschied.
Die signierten Dokumente werden jeweils zusammen mit der Bestellungsurkunde und der Signaturdatei der Bestellungsurkunde in ein Zip-Archiv gepackt. Die Aufforderung zur PIN-Eingabe erfolgt deshalb zwei Mal: einmal für das Dokument selber und einmal für das Zip-Archiv.
Das Zip-Archiv wird zusammen mit der Signaturdatei des Zip-Archivs zurück an XNotar übergeben. In der Dokumentenliste und den Details steht statt des Dokuments dann das Zip-Archiv.
Für die Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) gibt es keinen eigenen Anmeldefall in XJustiz und XNotar. Die Unternehmergesellschaft ist wie eine normale GmbH zu behandeln.
Falls die Gesellschaft mit einem Musterprotokoll nach § 2 Abs. 1a GmbHG gegründet wurde, wählen Sie bitte den Anmeldefall "Ersteintragung einer GmbH mit Musterprotokoll".
In XJustiz gibt es keinen Anmeldefall für die Errichtung einer Zweigniederlassung für ein ausländisches Unternehmen.
Daher ist auch in XNotar eine strukturierte Übermittlung von einzutragenden Details (Unternehmensgegenstand, Vertretungsregelungen o.ä.) nicht vorgesehen.
Für die Anmeldung einer Zweigniederlassung eines ausländischen Unternehmens wählen Sie bitte den Anmeldefall "sonstige Anmeldung/Mitteilung" und geben unter Rechtsträger die Daten der Zweigniederlassung ein.
In der Maske "Beteiligung" sollte zusätzlich die Hauptniederlassung unter dieser Rolle und die Vertreter des Unternehmens mit einer passenden Rolle erfasst werden.
Der Rechtsnachfolger eines Kommanditanteiles hat die erhaltene Kommanditeinlage erhöht. Die Anmeldung der Rechtsnachfolge und der Erhöhung erfolgt in einer Urkunde.
Eine Kombination der Rollen Rechtsnachfolger (zu Fall „Nachfolge in einen Kommanditanteil“) und Kommanditist (zu Fall "Änderung der Kommanditeinlage") ist bei Erfassung des betreffenden Kommanditisten nicht möglich.
Der Kommandist wird zweimal angelegt, zuerst als Rechtsnachfolger zu Fall "Nachfolge in einen Kommanditanteil" und danach noch einmal als Kommanditist zu Fall "Erhöhung einer Kommanditeinlage".
Bei der Abfrage der Kommanditeinlagen muss nur einmal die erhöhte und in das Handelsregister einzutragende Kommanditeinlage angegeben werden.
Wie wird die Rechtsnachfolge bei einer Kommanditgesellschaft mit XNotar angemeldet?
Die untenstehende Lösung gilt sowohl für eine Sonder- als auch für eine Gesamtrechtsnachfolge. Die untenstehende Lösung gilt ebenfalls für nur teilweise ausscheidende Kommanditisten, die mit einem Teil ihrer bisherigen Hafteinlage an der Gesellschaft beteiligt bleiben.
Als Anmeldefall wird „Nachfolge in einen Kommanditanteil“ ausgewählt. Als Rechtsträger wird die betroffene Kommanditgesellschaft eingegeben. Die Beteiligten werden wie folgt erfasst:
ausscheidende Kommanditisten sind unter Rolle 1 als Kommanditist - wenn mehrere Anmeldefälle eingegeben werden: zu Fall << Nachfolge in einen Kommanditanteil >> - zu erfassen;
eintretende Kommanditisten sind unter Rolle 1 als Rechtsnachfolger zu erfassen.
In der Maske „Nachfolge Komm.“ werden zu den Rechtsnachfolgern die jeweils übernommenen Hafteinlagen eingegeben.
Bei mehrstufigen Rechtsnachfolgen (Kettenübertragungen oder -erbfolgen) ist von der Aufführung der Einzelstufen abzusehen. Hier ist nur der Endstand aufzuführen, wie er letztlich im Register eingetragen werden soll. Die einzelnen Schritte bis zur Entstehung dieses Endergebnisses ergeben sich aus den einzureichenden Urkunden. Bei Bedarf können weitere Erläuterungen im Feld Bemerkungen in der Maske „Grunddaten“ erfasst werden. XNotar erstellt hieraus ein entsprechendes Anschreiben an das Registergericht.
Hinweis: Der Datenumfang des XML-Datensatzes orientiert sich immer eng am Inhalt des Registerblattes, nicht an dem der eingereichten Dokumente. Denn der XML-Datensatz dient der Vorbereitung der Registereintragung. Während in den Dokumenten teilweise ausführlich erläutert wird, wie der Rechtszustand vorher und nachher war und welche Veränderungen stattgefunden haben, muss der Datensatz (und damit XNotar) nur die Information liefern, was letztlich im Registerblatt eingetragen werden soll.
Das Gericht verlangt die nachträgliche Vorlage weiterer Dokumente. Wie kann die Einreichung vorgenommen werden, ohne nochmal die komplette Anmeldung zu versenden?
Erstellen Sie eine neue Anmeldung, bei der Sie lediglich den Auffangfall "Sonstige Anmeldung/Mitteilung" auswählen. Nach Eintragung der Daten des Rechtsträgers brauchen Sie dann keine Beteiligten anzulegen, sondern lediglich das/die Dokument/e hinzuzufügen und können die Anmeldung so versenden.
Ggf. wäre ein Hinweis im Anschreiben an das Gericht sinnvoll, dass es sich bei der Anmeldung nur um eine Nachreichung zur Anmeldung vom ... bzw. um die Erledigung der Verfügung vom ... handelt.
Zur Anmeldung werden viele Beteiligte benötigt, deren Daten per Excel-Tabelle zur Verfügung gestellt werden. Die Daten sollen ohne das Risiko von Übertragungsfehlern in XNotar übernommen werden. Wieviele Beteiligte können über XNotar angemeldet werden?
Eine Begrenzung der Anzahl der Beteiligten gibt es im XNotar nicht. Es können ohne Weiteres 300 Beteiligte und mehr bei einer Anmeldung erfasst werden. Lediglich das Einlesen und Speichern/Versand dauern entsprechend länger.
Die Erfassung der Strukturdaten in dem zwischen Justiz und Notaren abgestimmten Austauschformat XJustiz.Register erfolgt in der Praxis verbreitet mit dem Programm XNotar. Sie ist untergliedert in verschiedene Anmeldefälle. Diejenigen Handelsregistervorgänge, die in der Praxis häufig vorkommen und die vergleichsweise übersichtlich zu erfassen sind (z.B. Neueintragung einer GmbH, Eintritt oder Austritt eines Geschäftsführers), wurden im Format XML modelliert und es werden in XNotar spezifische Fachdaten zu dem jeweiligen Anmeldefall abgefragt. Die Programmlogik gibt hierbei Leitlinien vor, welche Daten und Anlagen zu den erfassten Anmeldefällen zu übermitteln sind. Um ein angemessenes Verhältnis von Aufwand auf Notarseite und Ertrag auf Seiten des Registergerichts zu erreichen, wurde aber darauf verzichtet, selten vorkommende oder hochkomplexe Anmeldefälle strukturiert abzubilden. Die verwendeten Anmeldefälle werden laufend zwischen Justiz und Bundesnotarkammer abgestimmt. Passt keiner der angebotenen Anmeldefälle auf den anzumeldenden Vorgang, so ist der Auffangfall "Sonstige Anmeldung/Mitteilung" zu verwenden. Hier werden keine fallspezifischen Fachdaten erfasst, sondern lediglich Daten zu den Beteiligten und den Anlagen, die für sämtliche Arten von Anmeldungen relevant sind. Zu Schwierigkeiten und Nachbearbeitungsaufwand auf Seiten des Gerichts führt es, wenn in dem Bestreben, den Inhalt der Anmeldung möglichst vollständig zu erfassen, versucht wird, Vorgänge, die einem der angebotenen Fälle ähneln, mit diesem Anmeldefall zu erfassen. Entspricht keiner der Anmeldefälle exakt dem anzumeldenden Vorgang, so erspart die Einreichung als "Sonstige Anmeldung/Mitteilung" Arbeitsaufwand auf Notar- und auf Registerseite.
Es liegt eine Liste z.B. mit einer großen Anzahl Kommanditisten vor. Diese Daten sollen ohne nochmaliges Abtippen in XNotar übernommen werden. Fachdatenbezogene Felder gehen jedoch beim csv-Import verloren, sofern keine Zuordnung zu einem Anmeldefall stattfindet. Die Hafteinlage der Kommanditisten wird nicht übernommen.
Sortieren Sie die Daten in eine Tabelle (siehe Anlage), die die im Beispiel angegebene Kopfzeile enthält.
Geben Sie in der Spalte Mitteilungsart den Anmeldefall an (vgl. Beispiel) Die Hafteinlage muss ggf. bei den Kommanditisten nachträglich ergänzt werden.
Dann können Sie nach dem Öffnen von XNotar "Anmeldungsdaten imporierten" auswählen und beim Format csv auswählen. Setzen Sie den Pfad anschließend auf die soeben erzeugte Datei und XNotar überträgt die entsprechenden Daten an die richtige Stelle im Programm.
Anlage: Test einfach mit Mitteilungsart (CSV 721Byte)
Der Umfang der an die Grundbücher zu übermittelnden Strukturdaten ist abhängig davon, welche Software auf Seiten der Justiz für die Bearbeitung der Grundbuchanträge eingesetzt wird.
Es gibt derzeit zwei Softwareverbünde auf Seiten der Justiz:
FOLIA/EGB (eingesetzt in Baden-Württemberg und Schleswig-Holstein)
SolumSTAR (übrige Bundesländer)
FOLIA/EGB - Schleswig-Holstein und Baden-Württemberg
Folia/EGB verarbeitet im Wesentlichen die Dokumente für die elektronische Grundakte.
Verarbeitet werden:
Angaben zum Einreicher - erfolgt automatisch in XNotar
Dokumente aus der Zwischenablage werden nach dem Signieren nicht mehr entfernt
Dokumente sind nach dem Hinzufügen des Beglaubigungsvermerks doppelt vorhanden
Die Abfrage, ob ein Dokument nach dem Bearbeiten in die Vorlagen verschoben bzw. gelöscht werden soll, erscheint nicht mehr bzw. erscheint jedes Mal
Lösung:
Die Einstellung für die bearbeiteten Dokumente in SigNotar muss angepasst werden.
Ändern Sie dazu in SigNotar folgende Einstellungen:
Einstellungen -> Alle Optionen anzeigen -> Karteikarte "Dokumente" -> Eintrag "Aktion für bearbeitete Dokumente"
Keine Aktion: Die Ursprungsdatei bleibt erhalten.
Löschen anbieten: Nachfrage, ob die Ursprungsdatei gelöscht werden soll. Wenn ja, ist nur noch das um den Beglaubigsvermerk ergänzte bzw. signierte Dokument vorhanden.
Löschen: Die Ursprungsdatei wird gelöscht.
Verschieben anbieten: Nachfrage, ob die Ursprungsdatei in den Vorlagenordner verschoben werden soll. Wenn ja, wird die Ursprungsdatei in den Vorlagenordner verschoben.
Verschieben: Die Ursprungsdatei wird in den Vorlagenordner verschoben.
Speichern Sie Ihre Auswahl durch Bestätigen mit „OK -> "Einstellungen speichern“.
Beim Update von SigNotar erscheint die Meldung, dass das Anlegen der neuen Beglaubigungsvermerke fehlgeschlagen ist und diese manuell gespeichert werden sollen.
Statt des Anschreibens wird der Beglaubigungsvermerk angezeigt.
Lösung:
In einem von SigNotar erzeugten Ordner mit dem Namen SigNotarRtfSamples sind die mit dem Update übertragenen Vorlagen (Beglaubigungsvermerke, Anschreiben) hinterlegt. Diesen finden Sie als Unterordner zum Ordner ElRv-Daten (dessen Pfad ist in XNotar unter dem Punkt Verwaltung-->Allgemein hinterlegt).
Die Vermerke jedes Notar sind unter dessen Ordner Vermerkvorlagen (ElRv-Daten-->Notarname--> Signotar-->Vermerkvorlagen) abgespeichert.
Löschen Sie die alten Vermerke aus dem Ordner Vermerkvorlagen und kopieren Sie anstelle dieser die Vorlagen aus dem Ordner SigNotarRtfSamples hinein. Diesen Vorgang wiederholen Sie für jeden Notar. Passen Sie die neuen Vermerke ggf. den in Ihrem Hause verwendeten Formulierungen an. Jeder Notar kann seine eigenen Formulierungen verwenden.
Symptom: Die Formulierung der Beglaubigungsvermerke entspricht nicht den eigenen Vorstellungen.
Problem: Wie können Beglaubigungs- bzw. Prüfvermerke individuell angepasst werden?
Lösung: Für die einmalige Änderung für ein einzelnes Dokument kann der Vermerk direkt beim Anlegen bzw. Prüfen mit Hilfe des Buttons "Beglaubigung editieren" geändert werden .
Für eine dauerhafte Änderung müssen die entsprechenden Vorlagen bearbeitet werden. Es ist dabei möglich, für jeden Notar eigene Texte zu definieren. Die Dateien finden Sie in Ihrem Datenordner ElRv-Daten (dessen Pfad ist in XNotar unter Verwaltung-->Allgemein hinterlegt) --> Notarname --> Signotar --> Vermerkvorlagen.
Es handelt sich dabei um RTF-Dokumente. Diese können mit Wordpad, das zur Windows-Standardausstattung gehört, geöffnet werden. Bitte benutzen Sie dazu kein Textverarbeitungsprogramm (wie z.B. Word), da dies zu Fehlern bei der Umsetzung von Sonderzeichen und Umlauten führen kann.
Symptom: Wozu dienen Log-Dateien, und wie kann ich sie in SigNotar finden und versenden?
Problem: Der Ablageort der SigNotar-Log-Dateien ist unbekannt.
Lösung: Log-Dateien dokumentieren Prozesse. Falls in einem Programm Fehler auftreten, helfen sie, die Ursache des Fehlers zu finden. Als Anhang finden Sie eine ausführliche Erkäuterung, wie Sie die Log-Dateien in SigNotar finden und versenden können.
Anlage: Finden und Versenden der Log Datei (PDF 612 KB)
Problem: Der Ort wird im Beglaubigungsvermerk nicht angezeigt, da er nicht hinterlegt ist.
Lösung: Bitte öffnen Sie Signotar und klicken Sie auf die Schaltfläche "Signaturkarten/Nutzer" und anschließend auf "Nutzerverwaltung". Im oberen Drittel finden Sie das Feld "Ort des Amtssitzes des Notars". Tragen Sie hier bitte den korrekten Ort ein. Dann wird dieser automatisch in den Beglaubigungsvermerk übernommen.
Es besteht nunmehr die Möglichkeit, ab einem auszuwählenden Stichtag automatisiert
Registervorgänge
Grundbuchvorgänge
ZVR-Vorgänge
Posteingänge
Postausgänge
in einem durchgängigen Vorgang zu archivieren. Maßgeblich für den Stichtag ist das Versanddatum. Eine modulabhängige Sammelarchivierung ist nicht vorgesehen.
Die Sammelarchivierungsfunktion wird über das Hauptmenü Verwaltung -> Notar -> Reiter Allgemein über den Button „Archvierung“ aufgerufen.
Die Archivierung kann je nach Datenumfang auch mehrere Stunden andauern. Ggf. ist zunächst ein früherer Stichtag für die Archvierung zu wählen und der Archivierungsvorgang zu wiederholen.
Die archivierten Vorgänge/Nachrichten können wie bei einer Einzelarchivierung über die jeweiligen Filter „abgeschlossen“ bzw. „archiviert“ aufgerufen und bei Bedarf auch einzeln dearchiviert werden.
Bugfix Grundbuchmodul:
Duplizieren von Vorgängen auch mit Anhängen wieder möglich
Festplattenpfade bei gesendeten Nachrichten nicht korrekt
keine Freitexteingabe für Eintragungsgrundlage
Bugfix Validierung von Dokumentennamen:
Dateiendung in Großbuchstaben
zulässige Dateiformate
ZVR-Modul:
Verbesserung bzgl. sprechender Fehlermeldungen, logging von Fehlermeldungen
Notarpostfach:
automatische Erneuerung des Authentisierungs-Tokens nach Ablauf; Vermeidung von Versandfehlern, wenn token abgelaufen
Update: ProDESKFrameworkService 1.6.8-1 und proDESKFramework 3.0.0 Build 24
Elektronische Anmeldungen zum Zentralen Vorsorgeregister über XNotar wieder möglich (Webservice-Schnittstelle für die neue Anwendung des Zentralen Vorsorgeregisters - bereitgestellt am 09.09.2019 - angepasst)
Übermittlung der Amtstätigkeits-ID (zur Abgrenzung bei Notaren mit mehreren Amtstätigkeiten)
Änderung Anzeige der vom Vorsorgeregister übermittelten Dokumente
Übermittlung / Export von Anträgen möglich, wenn keine Verbindung zu Postfachservices besteht
geänderter Hinweise/Text bei Lastschrifteinzug
Anzeige der Registrierungsnummer unabhängig von der Eintragung
Notarpostfach/Allgemein
Fehlerbehebung: Kein erneuter Zertifikatsimport/PIN-Eingabe nach beN-Aktivierung erforderlich, sofern bei der Aktivierung keine Zertifikatserneuerung erfolgt
Fehlerbehebung: Kein erneutes Abholen der jeweils jüngsten Nachricht, wenn diese gelöscht/archiviert wurde
Verbesserung Stapelversand - Notarmodus Sichten & Signieren -: Trennung von Nachrichtenversand und Prüfung des Versandstatus bei aktiviertem beN (Versand über XTA)
Versand: Bei fehlender/gestörter Verbindung zu den erforderlichen Postfachdiensten (SDV/UM/VAS/PDF-Service) werden Nachrichten für späteren Versand in den Postausgang gelegt
Nachträgliche Prüfung des Versandstatus / Abholstatus im Störungsfall, insbes. wenn Intermediär nicht erreichbar ist (beN/XTA)
Eintrag „Versandfehler“ im Störungsfall nur bei (aktivierten) beN-Postfächern
Prüfung der eigenen Postfachdaten nur durch Aufruf des Stammdatenverzeichnisss. Wegfall des Lookups über den allgemeinen Verzeichnisdienst (VAS)
Verbindung zum SDV zu späteren Zeitpunkten herstellen; regelmäßig kein Neustart im Störungsfall mehr erforderlich; Entfernung überflüssiger Verbindungen zum SDV
Verbindungsprüfung für SDV und UserManager mittels Healthcheck; Anmeldung mit Benutzer/Passwort nur, wenn Systeme erreichbar sind; Vermeidung von „Warteschleifen“, wenn nachgelagerte Systeme nicht erreichbar sind
Fehlerbehebung: Fehler beim Öffnen von Nachrichten nach Versandfehler im Störungsfall
Fehlerbehebung: Übermittlung eines elektronische Empfangsbekenntnisses eEB (mit der Browseranwendung der Justiz erstellt)
Entfernung Längenbeschränkungen für Passwörter/PIN/Benutzername in XNotar
Prüfung, ob (Mitarbeiter-)Nutzer hinreichende Rechte für Versand / Empfang bei aktiviertem beN haben (Versand/Empfang über XTA)
Verbesserung beim Empfang von fehlerhaften Nachrichten
Grundbuch-/Registermodul
Grundbuchmodul: zu Beteiligten kann ein Ortsteil erfasst und übermittelt werden
Dateinamen: Beschränkungen zu Länge und Zeichen (Anforderung AG IT-Standards).
Länge max. 90 Zeichen.
In Dateinamen dürfen nur noch alle Buchstaben des deutschen Alphabetes bis auf die Umlaute ä, ö, ü und ß genutzt werden. Zudem dürfen alle Ziffern und die Zeichen Unterstrich und Minus genutzt werden. Punkte sind nur als Trenner zwischen Dateiname und Dateinamenserweiterung zulässig. Somit sind auch Leerzeichen nicht mehr zulässig.
Export möglich, wenn keine Verbindung zu Postfachservices besteht
Behebung fehlerhafter Status von Vorgängen im Rahmen des Versandes
ProDeskFramework-Service
Version 1.6.1-1
Verwendung Proxy-Ausnahmen auch für ProDeskFramework-Service
Dedizierte Fehlermeldung bei zu großer Abweichung der Systemuhrzeit des Arbeitsplatzes
Automatischer Neustart des ProDeskFramework-Services, wenn dieser während einer Session nicht (mehr) erreichbar ist
verbessertes logging
SigNotar 4.5.6
Scannen in 64bit-Variante möglich
Anschreiben werden standardmäßig als PDF/A-Datei gespeichert
Anzeigeprobleme
PDF/A-Dateien mit JBIG2-Komprimierung
Doppelt-Anzeige, wenn Daten als Bild und Text vorliegen
Verbesserung Stapelversand im Grundbuchmodul: keine Einzelabfrage, wenn mehrere Anträge in den Postausgang gelegt werden
Verbesserung bzgl. Zeichenbeschränkungen bei Dateinamen (Anforderung AG IT-Standards):
Umwandlung unerlaubter Zeichen in Unterstriche bei von XNotar an SigNotar übergebene Dateivorgaben
fehlerhafte Behandlung bei ZIP-Containern korrigiert
Verbesserung der Fehlermeldung bei Dateinamen mit unerlaubten Zeichen: Anzeige des vollständigen Dateinamens inkl. Dateiendung in Anführungszeichen; damit werden insbesondere Leerzeichen am Anfang oder Ende des Dateinamens sichtbar
Korrektur Sortierung von ZVR-Nachrichten im Posteingang
XNotar 3.6 unterstützt insbesondere die Prozesse für die Migration der EGVP-Postfächer der Notare von den Justizservern auf einen durch die Bundesnotarkammer betriebenen Postfachserver, den sogenannten OSCI-Intermediär.
Hierzu wurde XNotar 3.6 an das neu geschaffene Stammdatenverzeichnis der Bundesnotarkammer (SDV) angebunden, in welchem künftig die Verwaltung der EGVP-Postfächer erfolgt.
Hintergrund für die Postfachmigration ist, dass die Bund-Länder-Kommission für Informationstechnik in der Justiz auf ihrer 95. Sitzung beschlossen hat, den EGVP-Classic-Client für Bürger, den auch Notare nutzen, zum 1. Januar 2016 abzukündigen; dieser wird nach einer Übergangsfrist spätestens zum 30.09.2016 nicht mehr zur Verfügung stehen. Außerdem hat die Bund-Länder-Arbeitsgruppe IT-Standards der Justiz beschlossen, die EGVP-Postfächer der Notare nicht mehr auf Servern der Justiz zu führen. Ziel der Postfachmigration ist insbesondere auch, jeder notariellen Amtstätigkeit ein eindeutiges notarielles Postfach zuzuordnen, damit in Zukunft auch elektronische Zustellungen wirksam vorgenommen werden können.
Für die Postfachmigration sind folgende Schritte vorgesehen:
Schritt 1: Update auf XNotar 3.6.
Schritt 2: Übermittlung der Postfachinformationen mit XNotar 3.6 an das Stammdatenverzeichnis der Bundesnotarkammer (SDV). Hierzu sind lediglich die allgemeinen Zugangsdaten zur Bundesnotarkammer (aus ZTR und ZVR bekannte Benutzername und Passwort) sowie ggf. die Amtstätigkeits-ID einzugeben.
Schritt 3: Umzug des EGVP-Postfaches auf den Postfachserver der Bundesnotarkammer, zentral durchgeführt durch die Bundesnotarkammer.
Schritt 4: Ausstellung einer neuen SAFE-ID (Identifikationsnummer) für das Postfach, zentral durchgeführt durch die Bundesnotarkammer.
Die Schritte 3 und 4 erfolgen zentral gesteuert und werden in XNotar jeweils angezeigt.
Nähere Informationen zu den Abläufen der Postfachmigration ergeben sich aus dem Informationsblatt zur Postfachmigration.
Die Postfachmigration (Schritte 2 bis 4) wird gruppenweise durchgeführt. Der jeweils vorgesehene Termin für die Migrationsprozesse wird den jeweiligen Gruppen von der Bundesnotarkammer gesondert mitgeteilt. Bei Rückfragen senden Sie bitte ein E-Mail an egvp-postfachmigration(at)bnotk.de.
Allgemeine Änderungen
XNotar 3.6 basiert fachlich auf XNotar 3.5.62. Informationen zu Änderungen gegenüber XNotar 3.5.58 finden Sie in der FAQ "Änderungen in XNotar 3.5.62".
Detailverbesserungen aufgrund Erkenntnissen aus der Pilotphase von XNotar 3.6.6 und der Postfachmigration sowie kleinere Verbesserungen und Fehlerbeseitigungen (FAQ "Änderungen in XNotar 3.6.7") wurden bereits umgesetzt.
XNotar 3.5 übermittelt und empfängt Nachrichten mit dem neu integrierten EGVP-Client künftig selbst. In einem zusammenhängenden Arbeitsablauf werden elektronische Grundbuchanträge, Handelsregisteranmeldungen und ZVR-Anträge erstellt und übermittelt. Der EGVP-Client der Justiz, der nicht speziell auf die Bedürfnisse des Notariats zugeschnitten ist, ist sodann nicht mehr erforderlich.
XNotar 3.5 enthält einen Postausgang und einen Posteingang als Nachrichtenübersichten. Die Nachrichten erhalten einen "Typ" (Registeranmeldungen, Grundbuchanträge, ZVR-Anträge und sonstige Nachrichten) und können entsprechend gefiltert werden. Die Nachrichten im Postein- und -ausgang sind mit den Modulen HR, GB und ZVR verknüpft.
Unterhalb des Navigationsmenüs erfolgt ein Hinweis auf nicht versandte bzw. nicht gelesene Nachrichten in einer Box.
In XNotar 3.5 ist eine eigene Laufzeitumgebung auf Basis Java 7 enthalten. Die Nutzung des EGVP-Moduls in XNotar ist nur mit dieser eigenen Laufzeitumgebung möglich. Weitere Voraussetzung für die Nutzung des EGVP-Moduls in XNotar ist der Anschluss des Arbeitsplatzes an die Registerbox oder das Notarnetz.
Ein bestehendes EGVP-Postfach wird - sofern an dem betreffenden Arbeitsplatz der EGVP-Client entsprechend installiert ist - automatisch erkannt. Für den Import nach XNotar ist lediglich die PIN des Postfaches anzugeben. Sind mehrere Postfächer vorhanden (beispielsweise in einer Sozietät), kann das zutreffende Postfach über ein Auswahlmenü ausgewählt werden.
Allgemeine Änderungen
Die Erfassungsmasken insbesondere für Beteiligte und Dokumente werden während der Erfassung von Registeranmeldungungen oder Grundbuchanträgen automatisch aufgerufen. Pflichtrollen bzw. Dokumentenarten werden automatisch vorbelegt, um die Erfassung zu vereinfachen.
XNotar 3.5 ist so konfiguriert, das Wertelisten der Module (z.B. Liste der Registergerichte und Gemarkungen) automatisch bei Programmstart aktualisiert werden, wenn auf dem Server eine neuere Version als die lokale vorliegt. Damit können kleinere Anpassungen unabhängig von Programmupdates erfolgen.
Registeranmeldungen und Grundbuchanträge können nunmehr abgeschlossen werden. Abgeschlossene Vorgänge werden jahresweise archiviert.
Beim Start von XNotar wird das zuletzt genutzte Modul geöffnet. Fenstergröße und Position von XNotar werden ebenfalls gespeichert und beim Start von XNotar wiederhergestellt.
Registeranmeldungen
Es wurde ein eigener Anmeldefall für die Erstanmeldung einer GmbH mit Musterprotokoll geschaffen.
Der bisher in XNotar enthaltene Vorgangsassistent wurde deaktiviert, weil dieser kaum genutzt wurde und deshalb eine parallele Weiterentwicklung nicht sinnvoll war.
Handbuch Registeranmeldungen mit XNotar 3.5 (PDF 5,8 MB)
Die neuen Signaturkarten der BNotK werden unterstützt. XNotar 3.4.88 enthält eine entsprechend aktualisierte SigNotar-Version.
Verbindungsprobleme mit dem Zentralen Vorsorgeregister (ZVR)
Für die Verbindung mit dem ZVR ist aus sicherheitstechnischen Gründen ein neues Zertifikat erforderlich, welches in der Version 3.4.80 nicht enthalten ist und somit zu einer Fehlermeldung führt.
Um das ZVR-Modul mit XNotar 3.4.88/3.4.89 nutzen zu können, ist ein Offline-Update vorzunehmen.
Bitte laden Sie hierzu die Installationsdatei von XNotar herunter und führen diese aus. Für die Aktualisierung sind Administrator-Rechte erforderlich: Download XNotar 3.4.89 starten
Ein Online-Update über Programme -> Elektronischer Rechtsverkehr -> Update XNotar reicht nicht aus, um die Verbindung mit dem ZVR herzustellen.
SigNotar 3.3.3
Die SigNotar-Version hat sich durch die Beseitigung von zwei Fehlern auf 3.3.3 erhöht:
Korrektur bei Übergabe von signierten Dokumenten an XNotar ("Index-0-Fehler" behoben)
richtige Skalierung der Anzeige von Dokumenten, der Zoom-Faktor wird korrekt angewendet
Diese Version wurde in XNotar 3.4.89 integriert.
XNotar 3.4.89 steht als Stilles Update bereit und kann über die Update-Funktion von XNotar ausgeführt oder als Offline-Setup heruntergeladen werden. Das Update von 3.4.88 auf 3.4.89 ist nur notwendig, wenn einer der beiden oben beschriebenen Fehler in SigNotar auftritt.
Dieselbe Datei darf pro Vorgang nur einmal angefügt werden.
Beglaubigungsvermerke können nachträglich auch bei PDF/A-Dateien über "Anzeigen/Bearbeiten" in der Maske "Anlagen/Dokumente" angefügt werden.
Während der Dokumenterfassung kann auch im Einzelarbeitsplatzmodus keine Signatur mehr vorgenommen werden. Dies betrifft "Hinzufügen in SigNotar" oder "Anzeigen/Bearbeiten" in der Maske "Anlagen/Dokumente".
Das Validieren der Fachdaten im Notarmodus wurde verbessert.
Beim Speichern von PDF/A-Dateien wird nicht mehr die Endung ".tiff.pdf" angeboten
Bei signierten Dokumenten wird bei "Anzeigen/Bearbeiten" in der Maske "Anlagen/Dokumente" der Standard-Viewer und nicht SigNotar aufgerufen, um ein nachträgliches Verändern des Dokumentes und damit die Ungültigkeit der Signatur zu verhindern.
Register
Neue Favoriten für Anschreiben zur Anforderung von Registerauszügen wurden aufgenommen.
Verbesserungen bei den Dokumentbeschreibungen (Anschreiben)
Grundbuchmodul
Vorbefüllung von "UR. Nr, / Zeichen" in den Dokumentendetails ist entfallen.
Im Grundbuchbereich sind künftig alle Dokumente Kann-Dokumente.
Beteiligtendetails: Das "Postfach" wurde um "/Großempfänger" erweitert, so dass Großempfänger mit eigener Postleitzahl erfasst werden können.
In Sachsen sind nur numerische Blattnummern zulässig
Notarvertreter wird im Beglaubigungsvermerk auch dann berücksichtigt, wenn dieser nachträglich über "Anzeigen/Bearbeiten" angefügt wird
ZVR
Speichern der ZVR-Login-Informationen bei Notaren mit gleichem Nachnamen jetzt möglich.
Allgemein
Bei einem Offline-Update werden der elrv-Datenordner und - soweit bekannt - der Programmordner nicht mehr abgefragt.
Proxy-Einstellungen werden beim Online-Update wieder berücksichtigt.
Ende 2011 startete der Testbetrieb für den elektronischen Rechtsverkehr in Grundbuchsachen beim Grundbuchamt Dresden. Ab dem 1. Juli 2012 wird dieser Testbetrieb auf das Grundbuch Leipzig ausgeweitet.
Am 2. Juli 2012 beginnt der elektronische Rechtsverkehr in Grundbuchsachen in Baden-Württemberg.
Zudem hat die Justiz Ende 2011/Anfang 2012 ihre Software umgestellt und verwendet nunmehr für die Registerkommunikation den XJustiz-Datensatz Version 1.10.3.
XNotar wurde entsprechend angepasst und der Funktionsumfang erweitert.
XNotar/SigNotar allgemein
Masken- und Funktionssteuerung sind über Tastaturkombinationen möglich
grundlegend erneuertes Layout unter Verwendung einer Minimalauflösung von 1024x750 Pixel
durch erweiterten Funktionsumfang wird Java 1.5 nicht mehr unterstützt; die Verwendung einer aktuellen Java-Version wird empfohlen.
Einsammeln von Systeminformationen der Arbeitsplatzrechner
SigNotar 3.2.28 mit verbesserter Verarbeitung von PDF/A-Dateien
Verwendung von SecSigner 3.6
Grundbuchmodul
XNotar beinhaltet nunmehr ein Grundbuchmodul, welches unter Verwaltung -> Allgemein aktiviert werden kann. Mittels des Grundbuchmoduls können zukünftig Anträge elektronisch an die Grundbuchämter übermittelt werden.
Ähnlich wie im Registerverkehr werden strukturierte Informationen unter Verwendung des XJustiz-Datensatzes erfasst und übermittelt. Neben den Grundstücksdaten werden zunächst nur zu Anträgen auf Eintragung von Auflassungsvormerkungen und Grundpfandrechten weitergehende Fachdaten erfasst.
Daneben können zu übermittelnde Dokumente erfasst und ggf. mit Beglaubigungsvermerken sowie einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen werden.
Die Arbeitsabläufe sind weitgehend an das Registermodul angelehnt.
Einen Einstieg in das neue Grundbuchmodul vermittelt Ihnen ein unter
zur Verfügung stehender Informationsfilm, in dem die grundlegenden Funktionen erläutert werden. Sie können diesen Film auch vollständig auf Ihre Festplatte herunterladen und ihn so bei Bedarf immer wieder vollständig oder in Teilen ansehen.
Registeranmeldungen
Umstellung des Datenformats auf XJustiz 1.10.3. Diese XJustiz-Version enthält unter anderem folgende Änderungen:
bei der besonderen Vertretungsbefugnis werden Besonderheiten zu § 181 BGB als Text erfasst und übermittelt, hierfür stehen Wertelisten zur Verfügung, die möglichst Verwendung finden sollen, individuelle Texte sind möglich,
bei Anmeldungen zu inländischen Zweigniederlassungen ist die Postleitzahl zum Sitz anzugeben
Adressierung des Handels- und Genossenschaftsregisters des Amtsgerichts Charlottenburg über eine separate XJustiz-ID
Anmeldefälle wurden geändert,
Dokumentarten wurden geändert
Verbesserung der manuellen Zuordnung von strukturierten Auszügen zu Anmeldungen
Bei den Anmeldefällen erfolgten folgende Änderungen:
Anmeldung Auflösung (vorher: Auflösung auf Antrag)
Nachfolge in einen Kommanditanteil (vorher: Sonderrechtsnachfolge eines(r) Kommanditisten (Kommanditistin)
Änderung des Gesellschaftsvertrages / der Satzung (vorher zwei separate Anmeldefälle)
Wechsel des(r) Inhabers (Inhaberin) mit Haftungsausschluss (vorher: Eintritt eines(r) neuen Inhabers (Inhaberin) mit Haftungsausschluss)
Anmeldung der Geschäftsanschrift (neuer Anmeldefall)
Bei den Dokumentenarten erfolgten folgende Änderungen:
Protokoll/Beschluss wurde in Protokoll/Beschluss/Niederschrift geändert
alle Werte wurden auf Singular umgestellt.
Kostendokumente entfällt
neue Dokumentenarten: Antrag, Aufhebung Widerspruch, Rechstmittel
1. Bei der Signaturprüfung wird das RTF 'resultat_ok_expired.rtf' verwendet, wenn das Signaturzertifikat nach angegebenen Signaturzeit gesperrt worden ist.
2. Die Option zur Erstellung von Containersignaturen wird beim SigNotar -Update 'OFF' gesetzt und nicht mehr im Optionsdialog angezeigt.
3. Darstellung von JBIG2-kodierten Bildern in PDF/A-Dokumenten: JBIG2-kodierte Bilddaten in PDF/A-Dokumenten werden in der Anzeigekompo-nente von SigNotar und SecSigner dargestellt.
4. Kodierung des Beglaubigungsvermerks für PDF/A-Dokumente: Wird mit SigNotar ein Beglaubigungsvermerk für ein PDF/A-Dokument hinzugefügt, so ergänzt SigNotar einen Metadata-Eintrag im zugehörigen Page-Object. Auf diese Weise erkennt SigNotar später, ob einem PDF/A-Dokument bereits ein Beglaubigungsvermerk mit SigNotar hinzugefügt worden ist. SigNotar zeigt diese Tatsache entsprechend an. Aus der Sicht des Nutzers ist das Verfahren analog zum bestehenden Verfahren für TIF-Dokumente.
5. "Kartenleser suchen" - Dialog in XNotar: Nach Betätigen "Kartenleser suchen" in XNotar unter Info/Systeminfo öffnet sich das entsprechende SigNotar-Fenster im Bildschirmbereich.
6. PDF/A1 und PDF/A2: Der Nutzer kann in den Optionen zwischen der Prüfung nach PDF/A1 und PDF/A2 auswählen.
7. Unterstützung der Darstellung von Bilddaten im Separation-Farbraum in PDF-Dokumenten.
8. Unterstützung von OpenType-Fonts und Fehlerbehebung bei der PDF/A-Prüfung: CharSet und CIDSet werden nun korrekt im Font-Descriptor geprüft und nicht mehr im Font-Verzeichnis.
9. Unterstützung von PDF-Signaturen für PDF/A-konforme Dokumente.
10. Abschaltung der Prüfung, ob Beta-Versionen für den jeweiligen Nutzer erlaubt sind.
11. SecSigner 3.6 wird als Signaturkomponente verwendet.
Darstellung von JBIG2-kodierten Bildern in PDF/A-Dokumenten: JBIG2-kodierte Bilddaten in PDF/A-Dokumenten werden in der Anzeigekomponente von SigNotar und SecSigner dargestellt.
Kodierung des Beglaubigungsvermerks für PDF/A-Dokumente: Wird mit SigNotar ein Beglaubigungsvermerk für ein PDF/A-Dokument hinzugefügt, so ergänzt SigNotar einen Metadata-Eintrag im zugehörigen Page-Object. Auf diese Weise erkennt SigNotar später, ob einem PDF/A-Dokument bereits ein Beglaubigungsvermerk mit SigNotar hinzugefügt worden ist. SigNotar zeigt diese Tatsache entsprechend an. Aus der Sicht des Nutzers ist das Verfahren analog zum bestehenden Verfahren für TIF-Dokumente.
"Kartenleser suchen"-Dialog in XNotar: Nach Betätigen der Option "Kartenleser suchen" in XNotar unter Info(Systeminfo öffnet sich das entsprechende SigNotar-Fenster im Bildschirmbereich.
PDF/A1 und PDF/A2: Der Nutzer kann in den Optionen zwischen der Prüfung nachPDF/A1 und PDF/A2 auswählen.
Die zuletzt gewählte Sortierreihenfolge in der Vorgangsübersicht wird gespeichert und beim nächsten Aufruf wieder angewendet.
Für beteiligte Organisationen, die nicht Rechtsträger sind, muss die Rechtsform nicht mehr erfasst werden.
XNotar kann nicht mehr mehrfach parallel ausgeführt werden.
Die Erfassung des Stichtags (Liste zum) bei den Dokumentenarten Liste der Gesellschafter / Übernehmer / Aufsichtsratsmitglieder entfällt.
Bei Ausscheiden eines Prokuristen oder persönlich haftendem Gesellschafters kann das Feld Geburtsdatum in der Maske Beteiligung jetzt angegeben werden.
Konfigurationsänderungen:
Favoriten für die Vertretungsregelungen bei Vereinen, AG, OHG_Genossenschaft, Partnergesellschaft und KGaA überarbeitet.
Die Dokumentenart „Gesellschaftsvertrag/Satzung/Statut" kann künftig mit anderen Dokumentenarten kombiniert werden.
Die Dokumentenart „sonstige Urkunden/Unterlagen (signiert) (Übernahmeerklärung(en) der übernehmenden Gesellschafter(in))" ist jetzt optional.
RegNeu ist jetzt auch beim Registerzeichen bei der Beteiligung der aufnehmenden Gesellschaft/Umwandlungsgesetz auswählbar.
XNotar 3.3.48 unterscheidet sich von 3.3.47 nur durch die integrierte SigNotar-Version. Diese wurde auf 3.2.20 aktualisiert.
Seit 1.12.2010 werden die Datensätze im Format XJustiz 1.7 verarbeitet.
Sind in XNotar mehrere Notare angelegt, werden beim Wechsel des aktiven Notars die ZVR-Meldungen jetzt für den ausgewählten statt wie bisher für den zuerst ausgewählten Notar hochgeladen.
Das Registerzeichen wird beim Vorschlag für Dokumentennamen verwendet, wenn dies so in den Einstellungen angegeben ist.
Beim Geburtsdatum werden zweistellig angegebene Jahreszahlen mit "19" statt wie bisher "20" ergänzt.
Direkter Nachrichtenimport aus einer Fachsoftware sorgt nicht mehr für ungültige Masken.
Fehlerbehebung in der Sichtung (Anzahl Dokumente, zweite Rolle, Mouseover Dokumentenname, Währung)
Anmeldefall "Änderung einer Firma" wieder möglich
Import aus Fachsoftware wieder ohne Angabe eines Gerichts möglich
Es sind neue CA-Zertifikate von SignTrust (gültig ab 1.1.2011) ergänzt worden.
SecSigner kann vom Anbieter signierte Zertifikatstapel nachladen und für den Arbeitsplatz im Nutzerverzeichnis vorhalten.
Folgende Einstellungen gelten grundsätzlich:
- Ein Berufsattribut ist immer anzuzeigen.
- Die Anzeigefarbe des Berufsattributes ist wie bei den übrigen Zertifikatangaben schwarz.
Der SigNotar-Menüpunkt 'Details zur PDF/A-Prüfung anzeigen' ist in 'PDF/A-Konformität prüfen' umbenannt worden. Entsprechend werden Warnmeldungen nur dann angezeigt, wenn das geprüfte PDF-Dokument nicht PDF/A-konform ist.
Die Seitennummern-Anzeige beim Blättern mit den Pfeiltasten ist korrigiert worden
Die URL für Dokument OT-Leit ist angepasst worden.
PDF/A-Prüfung: Der Eintrag 'OutputIntents' im Dokumentkatalog kann als Referenz gesetzt werden.
Layoutanpassung Optionsdialog: Die Breite des Reiters 'Signaturerstellung/Prüfung' im Optionsdialog nach Aufruf aus XNotar ist angepasst worden.
(1) Anlegen eines Nutzers, wenn das Verzeichnis bereits existiert: Beim Versuch, einen Nutzer anzulegen, wenn das zugehörige Verzeichnis bereits exsistiert, hat die Antwort auf die entsprechende Abfrage den gewünschten Effekt.
(2) Löschen der vorher genutzten Daten beim SigNotar-Aufruf aus XNotar: Nach dem Start von XNotar direkt aus der Navigations-Leiste links werden bei abschließender Wahl der Option 'Zurück zum Hauptmenü' alle alten Daten gelöscht.
(3) Zertifikat-Anzeige: Die Anzeige der von der Smartcard ausgelesenen Zertifikate wurde im entsprechenden Dialog korrigiert, die Details zu den einzenen Zertifikaten können eingeblendet werden.
(4) Logging der Versionsnummer der verwendeten Morena-Bibliothek: Die Versionsnummer der verwendeten Morena-Bibliothek wird zur Vereinfachund der Fehlerbehandlung im Log ausgegeben.
(5) Anpassung der Vorlage 'Pruefvermerk.rtf': Die Vorlage 'Pruefvermerk.rtf' wurde angepasst.
(6) Hilfe-Aufruf im SecSigner: Durch Betätigen des Hilfe-Buttons im SecSigner wird das Signotar-Handbuch öffnet.
(7) Aktion für bearbeitete Dokumente: Diese Option gilt nun auch für Dokumente, die unverändert gespeichert werden.
(8) Vertretersignatur von Anschreiben: Beim Aufruf der Signatur eines Anschreibens durch einen Vertreter aus XNotar werden die Speicherorte für den erstellen Zip-Container und dessen Signatur zurückgegeben.
(9) Kontinuierliche Darstellung für mehrseitige Dokumente: In den Einstellungen im Reiter 'Anzeige' ist eine Option 'Kontinuierliche Darstellung' für mehrseitige Dokumente ergänzt worden.
(10) Rückgabe von Dateinamen nach der Vertretersignatur beim SigNotar-Aufruf aus XNotar: Wird aus XNotar über 'Anlagen / Dokumente' ein Dokument an SigNotar übergeben und dort vom Notarvertreter signiert, so werden die entsprechenden Dateinamen zurückgegeben.
(11) Signatur der Bestellungsurkunde beim Anlegen eines Vertreters bzw. eines Notariatsverwalters: Auch beim Anlegen eines neuen Vertreters und beim Anlegen eines neuen Notariatsverwalters ist es nun möglich, die Bestellungsurkunde zu signieren.
(12) Korrektur der Anzeige für PDF/A-Warnungen: Ist in SigNotar die Option "Details zur PDF/A-Prüfung" angeschaltet, so werden alle Details aus der Prüfung angezeigt, darunter auch Warnmeldungen. Titel und Hinweis im Dialog wurden für den Fall korrigiert, dass nur Warnungen gegeben sind, welche die PDF/A-Konformität nicht beschränken.
(13) Anpassung SecSigner-Layout: Das SecSigner-Layout wurde entsprechend der Vorgaben angepasst.
(14) SigNotar-Dialog skalierbar: Der SigNotar-Dialog ist nun skalierbar und erlaubt die Maximierung. Diese Eigenschaft kann in den Optionen (Einstellungen/Optionen → Alle Optionen anzeigen → Anzeige) an- und ausgeschaltet werden.
(15) Änderungen in den Programm-Optionen speichern: Änderungen im Dialog 'Programmoptionen' (Einstellungen/Optionen → Alle Optionen anzeigen) müssen grundsätzlich vom Nutzer bestätigt werden. Verlässt der Nutzer den übergeordneten Dialog durch 'Abbruch', so erhält er nun einen entsprechenden Hinweisdialog und kann die Änderungen speichern.
(16) OCSP-Anfrage automatisch durchführen: Die Funktionalität der Option 'OCSP-Anfrage automatisch durchführen' wurde reaktiviert.
(17) Bei der kontinuierlichen Anzeige wird die Seitenauswahl nun auch bei der Nutzung des Mausrädchens aktualisiert.
(18) Die beiden Vorlagen 'Pruefvermerk_Vertretung.rtf' und 'Pruefvermerk_Verwaltung.rtf' sind angepasst worden.
Vereinsregisteranmeldungen für Sachsen-Anhalt, Berlin, Bayern, Bremen, Sachsen, Schleswig-Holstein und Rheinland-Pfalz sind möglich
Ersteintragung eines Vereins
Eintritt Vorstand
Austritt Vorstand
Änderung der Vertretungsbefugnis
Änderung der Satzung
Eintragungsmitteilungen und strukturierte Auszüge, die vom Registergericht per EGVP übersandt wurden, werden in XNotar importiert.
Angabe eines Importverzeichnisses in den Einstellungen des Notars
Start der automatischen Zuordnung in der Übersicht bei Wechsel der Anzeige auf die versandten Fälle
Zuordnung anhand des Registerzeichens oder bei Neueintragungen anhand Gericht und Bezeichung des Rechtsträgers; eine manuelle Zuordnung bei unklaren Fällen ist ebenfalls möglich
Über den Menüpunkt "Eintragung" kann die Eintragungsmitteilung aufgerufen und gedruckt werden. Auf einer zweiten Karteikarte werden - wenn vorhanden - Differenzen zwischen versandter Anmeldung und erfolgter Eintragung aufgeführt.
Wird ein neuer Fall erfasst, wird nach Eingabe des Aktenzeichen geprüft, ob dafür ein strukturierter Auszug vorliegt. Ist dies der Fall, wird die Rechtsträgermaske bereits mit den Daten des Rechtsträgers gefüllt. In der Übersicht der Beteiligten können vorhandene Beteiligte ausgewählt und in den Fall als Beteiligte übernommen werden.
Neue Funktion "Sichten & Signieren" im Notarmodus
Alle Fälle, die vom Mitarbeiter an den Notar weitergegeben wurden und sich im Status "Vorbereitung abgeschlossen" befinden, können am Stück gesichtet werden.
Alle Dokumente, die noch signiert werden müssen, werden komplett an SigNotar zur Signatur übergeben.
Alle Fälle können mit einem Klick an EGVP zum Versand abgegeben werden.
Komplette Überarbeitung der Sichtung:
Änderungen in den Einstellungen
Informationsdialog
Um im Supportfall den Bearbeiter auf schnellem Wege Zugang zu den Systeminformation wie Angaben zu den eingesetzten Programmversionen, Kartenleser, Verzeichnisse zu verschaffen, kann unter Hilfe/Systeminfo ein Dialog mit den relevanten Daten aufgerufen werden.
Die Informationen werden jetzt in einer auf- und zuklappbaren Baumstruktur dargestellt
Die Anlagen sind immer ohne Scrollen sichtbar.
Eine Vorschau auf die erste Seite wird beim Überfahren des Dokuments mit der Maus angezeigt.
Die Windows Bild- und Faxanzeige wird als Standardanzeigeprogramm beim Aufruf aus XNotar unterstützt.
Dokumente können per Drag & Drop mit der Maus in das Dokumentenfenster gezogen und so zu einem Fall hinzugefügt werden.
Auf der Startseite kann der zuständige Bearbeiter sein Kürzel eingeben. Bei den Anmeldungen wird in der Übersicht dann der letzte Bearbeiter angezeigt.
Die Eingangsbestätigung auf dem EGVP-Server nach Versand im EGVP kann aus der Übersicht heraus gedruckt werden.
Die Angabe der besonderen Vertretungsbefugnis ist kein Pflichtfeld mehr. Keine Angabe bedeutet, dass sie der allgemeinen Vertretungsregelung entspricht.
Die Vorlagen für die Vermerkvorlagen und Anschreiben in SigNotar können direkt in den Einstellungen des Notars in XNotar aufgerufen und bearbeitet werden. Die Navigation im Windows-Explorer hin zu den Vorlagen entfällt dadurch.
Das Exportverzeichnis aus dem EGVP für Posteingänge, welches für den Import von strukturierten Auszügen benötigt wird, kann in den Notareinstellungen unter HR angegeben werden.
Die Einstellungen von SigNotar können direkt in XNotar unter Verwaltung/SigNotar-Parameter bearbeitet werden. Die geänderten Optionen werden dann beim nächsten Aufruf, z.B. bei Hinzufügen von Dokumenten aus einem Fall heraus, wirksam.
Neuer Vorgangsstatus "versendet", wenn die Nachricht tatsächlich im EGVP verschickt wurde. Die Eingangsbestätigung kann in der Anmeldefallübersicht aufgerufen werden.
An EGVP abgegebene Anmeldungen können auch exportiert werden (z.B. für die Ablage in einem eigenem Archivierungssystem)
Anmeldungen können bereits im Status "in Vorbereitung" dubliziert werden, z.B. für die Vorbereitung mehrerer inhaltsgleicher Fälle, wo nur die Anhänge ausgetauscht werden müssen
Automatische Aktualisierung der Fallübersicht, d.h. XNotar kann im hintergrund geöffnet bleiben und man sieht z.B. im Notarmodus wenn neue Fälle vom Mitarbeiter übergeben wurden
Beim Anmeldefall "Errichtung einer Zweigniederlassung" werden keine Prokuristen mehr erfasst. Es ist der Fall "Neuanmeldung eines Prokuristen" zusätzlich zu verwenden.
Beteiligtenbeziehungen bei Prokuristen und Sonderrechtsnachfolge werden nicht mehr erfasst, da diese Informationen justizseitig nicht ausgewertet werden.
Aufruf der Fallübersichten der Module direkt über das Menü, Umweg über "Start" entfällt
Neugestaltung der Erfassung der Allgemeinen Vertretungsregelung
Überarbeitung der Adressimport-Funktion
Änderungen bei den Werten für das Anschreiben in SigNotar: UR.Nr./eigenes Aktenzeichen und Registerzeichen des Rechtsträger in getrennten Feldern
Änderungen in den Einstellungen
Neuer Favorit: die Voreinstellung UR / eigenes Aktenzeichen kann als Favorit abgelegt werden
Namensvergabe für Dokumente, die in SigNotar hinzugefügt werden: in den Einstellungen können die Bestandteile und deren Reihenfolge selbst zusammengestellt werden. Als Felder stehen zur Verfügung:
Aktenzeichen
Dokumentenart
Dokumentdatum
UR-Nr./eigenes Zeichen
Beschreibung
Name des Rechtsträgers
Neue Option: Es kann eingestellt werden, ob bei der Dokumentenauswahl standardmäßig das zuletzt genutzte Verzeichnis statt dem SigNotar-Unterordner bei der nächsten Auswahl vorgeschlagen werden soll.
Beim Anfügen des Beglaubigungsvermerks hat der Mitarbeiter die Möglichkeit, das Datum offen zu lassen (Checkbox). Wird diese Option gewählt, so werden Dokument und Beglaubigungsvermerk getrennt gespeichert.
Vor dem Aufruf der Signatur durch den Notar wird das Datumsfeld durch das aktuelle Datum ersetzt, Dokument und Beglaubigungsvermerk zusammengeführt und der Signaturanwendungskomponente zugeführt.
Im Einzelarbeitsplatz-Modus ist es ebenfalls möglich, beim Anfügen des Beglaubigungsvermerks das Datum offen zu lassen. In diesem Fall kann nicht direkt signiert werden. Möchte der Notar im Einzelarbeitsplatz direkt signieren, darf er das Datum nicht offen lassen.
Die Voreinstellung für diese neue Option ist in den Einstellungen konfigurierbar. Standard-(Default-)Einstellung ist
im Mitarbeiter-Modus: Datum offen (Haken gesetzt)
im Einzelarbeitsplatz-Modus: Datum nicht offen (Haken nicht gesetzt)
(2) Optionen "anfügen" und "einfügen".
Die Auswahl "einfügen" führt dazu, dass das ausgewählte Dokument an das aktuell gesichtete Dokument angehängt wird.
Die Auswahl "anfügen" führt dazu, dass das ausgewählte Dokument vor der aktuell gesichteten Seite eingefügt wird.
(3) Der Notar kann währen der Bearbeitung ausgewählte Dokumente drucken.
(4) SigNotar erlaubt die Freischaltung mehrerer Signaturkarten in Folge.
(5) In der Nutzerverwaltung von SigNotar wurde 'Sozietätsname/Nutzer' durch 'Nutzer' ersetzt, da der Nutzer immer eine natürliche Person (Notar oder Notariatsverwalter) ist.
(6) Die Überschrift der Dokumentanzeige vor der Signatur lautet nun 'Bitte prüfen Sie das Dokument und signieren es anschließend.
(7) Anpassung Prüfung ZIP-Container: Bei der Prüfung eines signierten ZIP-Containers (elektronische Urkunde des Notarvertreters) sollten die Auswahlmöglichkeiten bei der Prüfung der Bestellungsurkunde lauten: - statt "Bestellungsurkunde unzulässig": Bestellungsurkunde fehlerhaft
- statt "Dokument und Urkunde zulässig": Bestellungsurkunde OK
(8) Anzeige des Prüfergebnisses bei abgelaufenen Algorithmen: Bei abgelaufenen Algorithmen sollte die Signaturprüfung nicht ergeben, dass die Signatur nicht gültig ist. Statt dessen wir analog zum Prüfbericht ausgegeben: "Die Gültigkeit der Signatur ist nicht feststellbar."
(9) Nachfrage nach Änderung in den Optionen: Wurden Einstellungen in SigNotar geändert, so fragt SigNotar beim Verlassen der Optionen mit "Abbruch" oder "SigNotar" beenden" nach: "Soll die Änderung der Einstellung gespeichert werden?" Ja führt zu: Einstellungen werden vor dem Verlassen der Optionen gespeichert. Nein führt zu: Einstellungen werden nicht gespeichert.
(10) Radiobutton für einfache Abschrift gestrichen: Bei dem Hinzufügen des Beglaubigungsvermerks ist der Radiobutton für die Bezeichnung der Vorlage als Einfache Abschrift ersatzlos gestrichen worden.
(11) Korrektur der Zip-Anzeige:
Korrektur der Anzeige mehrerer Zip-Container in der Signaturanwendungskomponente.
(12) Anpassungen der Massensignatur:
Der blaue Haken mit der Erläuterung "Dokument liegt in Unsigniert" entfällt beim Aufruf aus XNotar.
Einzelne Dokumente können mit einer neuen Schaltfläche "Ausgewähltes Dokument nicht signieren" vom dem Signaturprozess ausgenommen werden. Beim Aufruf aus XNotar wird für das Dokument der Status 'SigNotar.DocumentToBeSigned' zurückgegeben.
Die Schaltfläche "Selektiertes Dokument anzeigen" wird umbenannt in "Ausgewähltes Dokument anzeigen".
(13) Automatisches Beenden nach der Signaturerstellung beim Aufruf aus XNotar:
Anstelle der Anzeige des Ergebnisses der Signatur kann SigNotar sich selbst schließen (Aufruf aus XNotar) bzw. in das Hauptmenü springen (Stand-Alone), wenn die Signatur aller Dokumente erfolgreich war.
Dazu dient die neue Option 'Signaturerstellung/Prüfung: Anzeige des Ergebnisses der Signaturerzeugung'.
(14) Bei der Massensignatur wird die Gesamtzahl der zu signierenden Dokumente angegeben:
„Es liegen [n] Dokumente zur Signatur vor.“ [n] beschreibt hierbei die Zahl der Dokumente, die zur Signatur vorgesehen sind und die im nächsten Schritt mit "Alle Dokumente signieren" signiert werden.
(15) Ermöglichung der Signatur von mehr als 100 Dokumenten mit BNotK-Karten: SigNotar ermöglicht die Teilung von Stapeln in Pakete mit jeweils max. 99 Dokumenten.
Dazu dient die neue Option 'Signaturerstellung/Prüfung: Dokumentstapel teilen'
(16) Wandlung der Scan-Daten nach PDF/A:
Die Scanner-Optionen erlauben nun die Auswahl des Formats für die Wandlung der Scan-Daten: Möglich sind TIFF und PDF/A, die Voreinstellung bleibt TIFF.
(17) Anpassungen der Massensignatur in SigNotar:
Der roten Haken mit der Bezeichnung "Dokument ist fehlerhaft" wird im Dialog nach oben gesetzt, wenn der Aufruf über die API erfolgt.
Wird ein einzelnes Dokument mit einer neuen Schaltfläche "Ausgewähltes Dokument nicht signieren" vom dem Signaturprozess ausgenommen, so erscheint keine Dialog mehr, der ein Verschieben anböte.
(18) Ermöglichung der Signatur von mehr als 100 Dokumenten mit BNotK-Karten:
SigNotar ermöglicht die Teilung von Stapeln in Pakete mit jeweils max. 99 Dokumenten auch bei nicht-gesetzeskonformer Signatur (PIN-Eingabe erfolgt nicht am Kartenleser).
Der Hersteller der Signaturanwendungskomponente weist darauf hin, dass nur geeignete Kartenleser zur Erstellung qualifizierter Signaturen eingesetzt werden können: www.bundesnetzagentur.de/enid/aa1d055cbb3cff8c2fc4cd2ece96ff96,0/Bestaetigungen/Chipkartenleser_w0.html
(19) Differenzierung der Aktion für bearbeitete Dokumente:
Die Einstellung 'Aktion für Vorlage nach Zusammenführen' im Reiter 'Dokumente' im den Optionen bestimmt, was nach dem Zusammenfügen mit der Vorlage (dem Dokument ohne Beglaubigungsvermerk) geschehen soll. Verschieben führt zum Verschieben der Vorlage in den Ordner "TiffVorlagen". Die Default-Einstellung bei Auslieferung ist "Verschieben anbieten".
Die Einstellung 'Aktion für Vorlage nach Signatur' im Reiter 'Signaturerstellung/Prüfung' bestimmt, was nach der Signatur mit der Vorlage geschehen soll. Verschieben führt zum Verschieben der Vorlage in den Ordner "Signiert". Die Default-Einstellung bei Auslieferung ist "Verschieben anbieten".
(20) Speichern der Log-Dateien:
Bei der Anzeige der Log-Dateien sind die Schaltflächen 'Speichern' und 'OK' dem Standard-Layout angepasst.
Das Betätigen von Speichern führt zu einem Dialog für das Speichern der entsprechenden Log-Datei ("Speichern unter").
Ergänzungen in SecSigner:
(21) Anzeige des Berufsträgerattributs bei der Signaturprüfung mit Label „Berufsbezeichnung“.
(22) Möglichkeit der Dokument-Darstellung im externen Viewer auch bei Mehrfach-Dokument-Übergabe.
Zur Unterstützung bei der Erfassung von Handelsregisteranmeldungen wurde in XNotar ein Assistent integriert. Hier wird der Anwender für eine Auswahl von Anmeldefällen Schritt für Schritt durch die Erfassung der notwendigen Daten geführt.
Neue Anmeldefälle
Neuanmeldung Empfangsberechtigter
Löschung Empfangsberechtigter
Eintritt von Partnern einer Partnerschaftsgesellschaft
Austritt von Partnern einer Partnerschaftsgesellschaft
Zentrales Vorsorgeregister
XNotar kommuniziert nun über einen WebService direkt mit dem ZVR-Server.
Anmeldungen müssen nicht mehr exportiert und dann über die Webanwendung hochgeladen werden, sondern werden direkt aus XNotar an den ZVR-Server übergeben. Aus XNotar sind Abfragen zum Verarbeitungstand auf dem ZVR-Server möglich. Die Eintragungsmitteilungen können als PDF direkt in XNotar empfangen werden.
Die Vorgangsübersicht wurde analog der im HR-Bereich gestaltet.
Ab 1.11.2009 ist das Registergericht Hamburg unter einer neuen GerichtsID im EGVP erreichbar.
EGVP kann ab 1.11.2009 nur Fälle importieren, welche die neue ID enthalten. Nachrichten an das Registergericht Hamburg, die in XNotar vor dem 1.11. 2009 erstellt wurden, müssen auch vor dem 1.11.2009 mit EGVP versandt werden. Kommt beim Import in EGVP die Fehlermeldung "Unbekannter Empfänger", muss die Nachricht in XNotar dupliziert und erneut an EGVP übergeben werden.
Archivierung: Die an das EGVP abgegebenen Fälle werden gesondert von den sich in Vorbereitung befindlichen gespeichert. In der Übersicht werden standardmäßig nur die noch nicht abgeschlossenen Fälle angezeigt. Wird der Filter auf "versandte" gesetzt und das Jahr ausgewählt, werden alle in diesem Jahr abgegebenen Fälle angezeigt. Die Fälle können zur Ansicht oder zum Duplizieren geöffnet werden.
Erstellung Anschreiben:
Das Anschreiben kann jetzt in der Grunddatenmaske gezielt erstellt und bearbeitet werden.
Kann das Anschreiben nicht erstellt werden (direkter aufruf oder autom. Erstellung bei Anlagen/Dokumente oder Weiterverarbeitung), wird jetzt eine Meldung ausgegeben, welche daten noch für die Erstellung benötigt werden.
Wurde beim Duplizieren einer Anmeldung das Anschreiben nicht als zu kopierendes Dokument ausgewählt, wird das Anschreiben autom. neu erstellt (aktuelles Datum im Anschreiben).
Option in den Notarseinstellungen, um das Löschen der Anlagen am Ursprungsort bei Abgabe an den EGVP auszuschalten.
Beim Hinzufügen von Dokumenten Vorbelegung Signaturstatus anhand der gewählten Dokumentenart
Konfigurationsänderungen:
Bei Beteiligten sind Straße und PLZ nicht mehr als Pflichtfeld erforderlich.
Einschränkung Rollenauswahl bei Errichtung einer Zweigniederlassung.
Fehlerbehebungen:
Zuletzt genutzer Arbeitsmodus auch bei Aufruf aus Fachsoftware.
Bearbeiten mehrerer Notare nacheinander wieder möglich.
Kein zusätzlicher Export der Bemerkung bei Übergabe an EGVP.
Beim Öffnen von Dokumenten aus der Sichtung wird jetzt das Standardprogramm zum Öffnen von TIFF-Dateien genutzt, um komfortabler durch das Dokument navigieren zu können. Unter Verwaltung -> Allgemein kann dies zurück auf SigNotar gestellt werden.
Beim Duplizieren eines Vorgangs werden jetzt bei mehr als 10 Dokumenten alle kopiert.
In den tabellarischen Übersichten (Übersicht Anmeldungen, Anmeldefälle, Beteiligte, Dokumente/Anlagen) können Einträge mit der Entfernen-Tase gelöscht werden.
div. Konfigurationsänderungen: Fälle aus dem UmwG bei RegNeu, Vorbelegung Rolle bei Neueintragung e.K, notwendige Dokumente bei Änderung der Firma, Ergänzung Hinweistexte
Die Bearbeitung der Dokumente erlaubt Drehung und Invertierung
seccommerce.signotar.useddocsaction ersetzt alte Optionen zur Behandlung zusammengefügter Dokumente
zu einem neuem Dokument zusammengefasste Dokumente werden nicht verschoben/gelöscht, wenn das neue Dokument unter dem gleichen Dateinamen gespeichert wurde
Unterstützung von PDF/A
Anpassung der Darstellungskomponente
Option seccommerce.signotar.tiff.scandataname wurde entfernt
Die XNotar-Oberfläche dient als Start-Oberfläche für jegliche Bearbeitung im Hinblick auf die elektronische Signatur. SigNotar ist nun vollständig in XNotar implementiert.
Änderung im Arbeitsablauf durch Einführung von vier Prorammmodi
Einzelarbeitsplatz: In diesem Modus stehen alle Funktionen von XNotar zur Verfügung. Dies empfiehlt sich im Falle einer vollständigen Bearbeitung durch den Notar selbst oder wenn ansonsten alle Arbeitsschritte an einem Arbeitsplatz ausgeführt werden.
Mitarbeiter: Hier können Anmeldungen vollständig vorbereitet werden und müssen anschließend nur noch an den Notar übergeben und von diesem signiert werden.
Die Signatur geschieht regelmäßig im Modus:
Notar: Bereits vorbereitete Anmeldevorgänge werden nun nur noch vom Notar geprüft und die Anlagen signiert.
Dokumentenscan: Dieser mit XNotar 3.0 neu eingeführte Modus ermöglicht eine große Effizienz bei einem hoch arbeitsteiligen Vorgehen. Es werden ausschließlich Grunddaten angelegt und Dokumente über den Aufruf von SigNotar erfasst.
Die Aufgabenverteilung in XNotar 3.0 orientiert sich somit stärker als zuvor am Arbeitsablauf wie er aus der Vorgangsbearbeitung in Papierform bekannt ist. Jedoch wurde gleichzeitig darauf geachtet die gewohnte Arbeitsumgebung nicht zu ersetzen um eingespielte Arbeitsabläufe innerhalb der Notariate nicht zu verhindern.
Weitere Neuerungen sind:
Eine qualifizierte Signatur im EGVP-Client ist nicht mehr erforderlich.
Die Einführung einer Vorgangsübersicht. Damit wird der "Datei öffnen"-Dialog abgelöst.
Die Administration der Notar-Nutzer befindet nicht mehr auf der Startseite sondern unter dem neuen Menüpunkt „Verwaltung“.
Die Archivierung von Vorgängen: Im HR-Unterordner des ELRV-Datenordners werden die versendeten Nachrichten geordnet nach Rechtsträgern zusammen mit den Anlagen abgelegt.
Anstelle der Druckansicht der HTML-Visualisierung im Browser erfolgt die Sichtung direkt in XNotar.
Direkt-Navigation zur Datenänderung aus der Sichtung heraus
Eingabeunterstützung: Nach Eingabe der Postleitzahl wird nun vom Programm selber ein passender Ort vorgeschlagen
Neugestaltung der Auswahlmöglichkeiten für die Befreiung von den Beschränkungen des § 181 BGB.
Vorschaufunktion für Anlagen (Tiff Dokumente im Bereich von SigNotar).
Eine weitere Spalte in der Beteiligtentabelle für eine zweite Rolle.
Eine weitere Spalte in der Dokumententabelle für den Dokumentenstatus.
Neue Mitteilungsarten
Verbesserungen im Bereich des Adressimportes
Erleichterung der Erfassung wechselseitiger Bevollmächtigung im ZVR-Modul durch die Möglichkeit der "Partnervollmacht"
Verhinderung des mehrfachen Auftretens gleicher Dokumenten-IDs (betrifft die Validität der XJustiz-Strukturdaten)
herunter und führen diese Installationsdatei aus. Änderungen am Programmordner und ElRv-Datenordner sollen nicht vorgenommen werden. Kommt bei Auswahl des Installationsverzeichnisses die Meldung, dass der Ordner bereits existiert, fahren Sie bitte mit einem Klick auf "Überschreiben" fort.
Hinweis: Für 32-Bit-Prozessoren bzw. Windows-Betriebssysteminstallationen bieten wir einen gesonderten Download an (https://www.xnotar.de/elrv/sw_pilot/elrv-setup_x32.exe). Die Nutzung der 64-Bit Version wird empfohlen; die Nutzung der 32-Bit Version sollte nur dann erfolgen, sofern keine 64-Bit-Umgebung zur Verfügung steht.
4. Anschluss an Registerbox oder das Notarnetz
Zu beachten ist, dass für die Nutzung des Nachrichten-Moduls von XNotar sowie für Einreichungen zum Zentralen Vorsorgeregister der Bundesnotarkammer (ZVR) der Anschluss des Arbeitsplatzes an die Registerbox oder das Notarnetzerforderlich ist. Der Arbeitsplatzrechner ist regelmäßig vorbereitet, wenn Sie das Stammdatenverzeichnis der Bundesnotarkammer (SDV) unter https://sdv.bnotk.deerfolgreich aufrufen können. Eine Liste der in XNotar verwendeten Internet- und dazugehörigen IP-Adressen finden Sie unter https://notarnet.de/support/faq-xnotar. Bitte wenden Sie sich ggf. an Ihren Systembetreuer.
5. ProDeskFramework-Service
Für Versand/Empfang bei beN-Postfächern sowie die Verbindung zum EGVP-Verzeichnisdienst verwendet XNotar die Komponente ProDeskFramework-Service. Diese verbindet sich mit dem Kernprogramm von XNotar über localhost auf Port 8383. Diese Verbindung muss auf dem Arbeitsplatzrechner erlaubt und darf nicht durch Firewalls o.ä. blockiert sein.
Bitte beachten Sie, dass für die Nutzung des ProDeskFramework-Services die lokale Systemzeit des Arbeitsplatzrechners nur wenige Sekunden von der Realzeit abweichen darf.
6. Wissenswertes
Regelmäßiges Archivieren der Nachrichten und Abschließen der Grundbuch- und Registervorgänge und auch der ZVR-Anträge sorgen für bessere Übersichtlichkeit in den Übersichten von XNotar. Zudem kann eine hohe Anzahl von Vorgängen und Nachrichten die Performance und damit die Arbeit mit XNotar nachhaltig beeinträchtigen. Nutzen Sie daher regelmäßig die in XNotar 3.11 enthaltene Sammelarchvierungsfunktion.
Proxyserver
XNotar verwendet grundsätzlich die allgemeinen Proxy-Einstellungen des Arbeitsplatzrechners.
Sofern ein Proxy-Server eingesetzt wird, sind regelmäßig die von XNotar über eine Registerbox adressierten Zieladressen als Ausnahme für den Proxy-Server in den Internet-Optionen zu erfassen. Eine Liste der in XNotar verwendeten Internet- und dazugehörigen IP-Adressen finden Sie unter https://notarnet.de/support/faq-xnotar. Bitte wenden Sie sich ggf. auch insoweit an Ihren Systembetreuer.
Proxy-Einstellungen können alternativ auch in den Einstellungen von XNotar vorgenommen werden.
"Leernachrichten" im Postausgang, d. h. Nachrichten/Zeilen ohne Einträge, können beim Nachrichtenabruf durch Störungen o.ä. entstehen. Häufig können die Nachrichten zu einem späteren Zeitpunkt erfolgreich abgerufen werden. Öffnen Sie hierzu den entsprechenden Nachrichteneintrag und Klicken auf "Erneut empfangen".
Details zu den Änderungen in XNotar entnehmen Sie bitte unserer FAQ Programmversionen. Weitere Informationen finden Sie auch im Administrations-Handbuch.
3. Aktualisierung von XNotar
Bitte laden Sie das aktuelle Programmpaket der Version XNotar 3.9 über
herunter und führen diese Installationsdatei aus. Änderungen am Programmordner und ElRv-Datenordner sollen nicht vorgenommen werden. Kommt bei Auswahl des Installationsverzeichnisses die Meldung, dass der Ordner bereits existiert, fahren Sie bitte mit einem Klick auf "Überschreiben" fort.
Hinweis: Für 32-Bit-Prozessoren bzw. Windows-Betriebssysteminstallationen bieten wir einen gesonderten Download an (https://www.xnotar.de/elrv/software/elrv-setup_x32.exe). Die Nutzung der 64-Bit Version wird empfohlen; die Nutzung der 32-Bit Version sollte nur dann erfolgen, sofern keine 64-Bit-Umgebung zur Verfügung steht.
4. Anschluss an Registerbox oder das Notarnetz
Zu beachten ist, dass für die Nutzung des Nachrichten-Moduls von XNotar sowie für Einreichungen zum Zentralen Vorsorgeregister der Bundesnotarkammer (ZVR) der Anschluss des Arbeitsplatzes an die Registerbox oder das Notarnetz erforderlich ist. Der Arbeitsplatzrechner ist regelmäßig vorbereitet, wenn Sie das Stammdatenverzeichnis der Bundesnotarkammer (SDV) unter https://sdv.bnotk.de erfolgreich aufrufen können. Eine Liste der in XNotar verwendeten Internet- und dazugehörigen IP-Adressen finden Sie unter https://notarnet.de/support/faq-xnotar. Bitte wenden Sie sich ggf. an Ihren Systembetreuer.
5. ProDeskFramework-Service
Für Versand/Empfang bei beN-Postfächern sowie die Verbindung zum EGVP-Verzeichnisdienst verwendet XNotar ab Version 3.8 die Komponente ProDeskFramework-Service. Diese verbindet sich mit dem Kernprogramm von XNotar über localhost auf Port 8383. Diese Verbindung muss auf dem Arbeitsplatzrechner erlaubt und darf nicht durch Firewalls o.ä. blockiert sein.
Bitte beachten Sie, dass für die Nutzung des ProDeskFramework-Services die lokale Systemzeit des Arbeitsplatzrechners nur wenige Sekunden von der Realzeit abweichen darf.
6. Wissenswertes
Regelmäßiges Archivieren der Nachrichten und Abschließen der Grundbuch- und Registervorgänge und auch der ZVR-Anträge sorgen für bessere Übersichtlichkeit in den Übersichten von XNotar. Zudem kann eine hohe Anzahl von Vorgängen und Nachrichten die Performance und damit die Arbeit mit XNotar nachhaltig beeinträchtigen. Schließen Sie daher Grundbuch- bzw. Vorgänge ab, sobald die (elektronische) Eintragungsmitteilung vorliegt und diese ausgedruckt bzw. zu den notariellen Akten genommen wird. Auch Nachrichten ohne Vorgangsbezug - sonstige Nachrichten (SON) – sollten mit Ausdruck/Veraktung archiviert werden.
Proxyserver
XNotar verwendet grundsätzlich die allgemeinen Proxy-Einstellungen des Arbeitsplatzrechners.
Sofern ein Proxy-Server eingesetzt wird, sind regelmäßig die von XNotar über eine Registerbox adressierten Zieladressen als Ausnahme für den Proxy-Server in den Internet-Optionen zu erfassen. Eine Liste der in XNotar verwendeten Internet- und dazugehörigen IP-Adressen finden Sie unterhttps://notarnet.de/service-support/faq/faq-xnotar/index.html. Bitte wenden Sie sich ggf. auch insoweit an Ihren Systembetreuer.
Proxy-Einstellungen können alternativ auch in den Einstellungen von XNotar vorgenommen werden.
"Leernachrichten" im Postausgang, d. h. Nachrichten/Zeilen ohne Einträge, können beim Nachrichtenabruf durch Störungen o.ä. entstehen. Häufig können die Nachrichten zu einem späteren Zeitpunkt erfolgreich abgerufen werden. Öffnen Sie hierzu den entsprechenden Nachrichteneintrag und Klicken auf "Erneut empfangen".
XNotar verliert nach 12 Stunden die Berechtigung zur Kommunikation über beN/XTA. Bitte starten Sie XNotar rechtzeitig neu und lassen das Programm nicht dauerhaft geöffnet.
Chipkartenlesegerät: empfohlen: Sicherheitsklasse 3, ausgestattet mit PIN-Pad und eigenem Display
Uhrzeit: lokale Systemzeit des Arbeitsplatzrechners darf nur wenige Sekunden von der Realzeit abweichen
XNotar verwendet die allgemeinen Proxy-Einstellungen des Arbeitsplatzrechners. Sofern ein Proxy-Server eingesetzt wird, muss für die Verwendung des EGVP-Moduls localhost, um.bnotk.de und sdv.bnotk.de als Ausnahme für den Proxy-Server in den Internetoptionen erfasst werden. Wird zum Schutz des Netzes eine Firewall eingesetzt, ist zu kontrollieren, dass die für die Anwendungen benötigten Schnittstellen (URL, IP-Adressen, Ports) freigegeben sind.
*Bei einem Update auf Windows 10 geht möglicherweise die Route zur Registerbox verloren und muss gegebenenfalls neu gesetzt werden. Bitte beachten Sie auch die FAQ zur Vertraulichkeitsproblematik von Windows 10
Regelmäßig stehen Updates von XNotar mit Erweiterungen, Änderungen und Fehlerbehebungen zur Verfügung. Bevor ein Update für alle Nutzer angeboten wird, können Sie die Neuerungen bereits als Pilotversion nutzen. Hierdurch erhalten Sie Verbesserungen früher. Wir sind Ihnen dankbar, wenn Sie festgestellte Fehler und Verbesserungsvorschläge an info(at)notarnet.de berichten und so deren Behebung noch vor der allgemeinen Aktualisierung des Programms ermöglichen.
Um Pilotversionen von XNotar zu erhalten, gehen Sie bitte wie folgt vor:
Setzen Sie in XNotar unter Verwaltung -> Allgemein den Haken bei "Auch auf Pilot-Versionen aktualisieren"
Beenden Sie XNotar
Aktualisieren Sie XNotar über Start|Programme|Elektronischer Rechtsverkehr|Update XNotar
Möchten Sie nicht mehr mit der Pilotversion arbeiten, entfernen Sie den Haken wieder, beenden XNotar und wählen "Update XNotar". Durch dieses Vorgehen sollte wieder die aktuelle freigegebene Version installiert werden.
Nach einem Programmupdate kann nicht auf die vorbereiteten Daten zugegriffen werden
Die Notardaten fehlen
Es können keine Anmeldungen mehr an EGVP übertragen werden
Lösung:
Öffnen Sie bitte XNotar und wählen unter dem Menüpunkt "Verwaltung" den Unterpunkt "Allgemein". Dort ist der Datenpfad zum Ordner ElRv-Daten (Datenordner) angegeben.
Problem: Der Ort wird im Beglaubigungsvermerk nicht angezeigt, da er nicht hinterlegt ist.
Lösung: Bitte öffnen Sie Signotar und klicken Sie auf die Schaltfläche "Signaturkarten/Nutzer" und anschließend auf "Nutzerverwaltung". Im oberen Drittel finden Sie das Feld "Ort des Amtssitzes des Notars". Tragen Sie hier bitte den korrekten Ort ein. Dann wird dieser automatisch in den Beglaubigungsvermerk übernommen.